Phaos

Het Hoogheemraadschap van Rijnland

De klant

Het Hoogheemraadschap van Rijnland zorgt voor ‘schoon water en droge voeten’ in het gebied dat zich uitstrekt van Wassenaar tot Amsterdam en van IJmuiden tot Gouda. Er wonen 1,3 miljoen mensen en er zijn 50.000 bedrijven gevestigd, waaronder hele grote als Schiphol. De economische waarde van dit gebied bedraagt honderden miljarden. Meer dan 10% van het inkomen van Nederland wordt in dit gebied verdiend.

Bij Rijnland werken 700 mensen. Sinds een organisatieverandering zijn er geen afdelingen meer die in hun eentje een eindproduct opleveren, maar vakafdelingen die als echte serviceverleners leveren aan projecten en processen. Jaarlijks voert het Hoogheemraadschap ongeveer 500 projecten uit. In die projecten gaan tientallen miljoenen euro’s om.

De uitdaging en de opdracht

Het Hoogheemraadschap wil de sturing van de totale projectenportefeuille op een hoger niveau brengen. De kern daarvan is de inhoudelijke kennis en gedrevenheid van de medewerkers effectief in te zetten bij projecten en om in teamverband samen te werken.

Rijnland had geen organisatiebrede projectmanagementmethode. De organisatie wilde één methode en één projecttaal voor de hele organisatie. Techniek was niet het probleem, wel hoe je het team meekrijgt. Ook moest men leren inspelen op de omgeving die steeds verandert.

Rijnland koos in 2010 voor Projectmatig Creëren (PMC) omdat deze methode aansloot bij de organisatiefilosofie. Phaos ondersteunt het Hoogheemraadschap om Projectmatig Creëren in te voeren en te professionaliseren.

Aanpak

Iedereen die direct in projecten werkt - van directie tot teamleden - wordt getraind. De eigen kracht van organisatie en medewerkers wordt volop gebruikt. Phaos leidt daarom bij Rijnland ook medewerkers op als ‘workshopbegeleiders PMC’. Zij begeleiden zelfstandig projectstart-ups en treden op als sparringpartner en adviseur voor projectleiders.

Naast het verbeteren van het projectmatig werken wordt ook talentontwikkeling serieus opgepakt. Rijnland wil investeren in zijn mensen. Zij bepalen immers het succes van de organisatie. Veel medewerkers hebben een vragenlijst ingevuld en ontvingen hun Insights-profiel. Dat geeft inzicht in hun persoonlijkheidstype, voorkeurstijl en ontwikkelingsbehoefte.

Ook wordt communicatie ingezet. PMC dringt op die manier stevig door in de vezels van Rijnland. Het gebouw hangt bijvoorbeeld vol posters over PMC-thema’s die weer verwijzen naar intranet.

De resultaten

PMC helpt medewerkers hun werk onder controle te krijgen en helpt directie, management en projectleiders van Rijnland om beter te sturen. Dat schept veel helderheid. Van de 500 projecten bleken er 100 geen opdrachtgever te hebben. Er waren projectleiders die in hun eentje 60 projecten deden. Veel projecten waren geen project, maar ideeën of iets wat in de lijn thuishoorde.

Rijnland is erg enthousiast over de projectstart-up (PSU). Alle (knel)punten komen meteen op tafel, zodat die later in het project niet steeds opnieuw terugkomen. Men vindt het verrassend dat na een PSU duidelijk is of een project bestaansrecht heeft. Soms blijkt dat er geen behoefte aan is of dat het project geen prioriteit heeft.

De Insights profielen maken veel los. Mensen worden zich meer bewust van hun voorkeurstijl en de effecten daarvan op anderen en hun werk. Projectleiders zien bijvoorbeeld waarop ze zich verder kunnen ontwikkelen.

Wat vindt Rijnland er van?

André Bol, directeur bij Hoogheemraadschap Rijnland: “PMC? Als je rust in je organisatie wil, moet je er niet aan beginnen. Het is geen kwestie van afvinken of de trainingen zijn gedaan. Maar het werkt als een vliegwiel. We zouden het zo weer doen, iedereen is enthousiast!”

Contactpersoon: Finus de Broekert