28 okt. 2025
Phaos is een groot voorstander om in de uitvoering van projecten een aantal elementen van Scrum in te zetten. Ze helpen om voortgang te boeken en geven praktische invulling aan samen leren en teamontwikkeling. We noemen die vaak terloops in onze gesprekken met klanten en in trainingen. Het is de hoogste tijd om ze eens op een rijtje te zetten. Hoe kan je elementen van Scrum inzetten binnen PMC? En wat kan je leren van de verschillende bijeenkomsten en onderdelen van Scrum om je project nog succesvoller te maken? Hierbij onze tips.
Scrum werkt in sprints. Dit zijn korte periodes van een paar weken, waarin het team zich richt op het maken van een of enkele concrete deelresultaten. Aan het eind van de sprint zijn de deelresultaten af. De manier van werken geeft focus, verhoogt de productiviteit vanaf het eerste begin en maakt voortgang zichtbaar. Doordat steeds een concreet stukje van het project af is, kan het team veel vaker succes vieren. Dat verhoogt het commitment.
Door meer kleine concrete deelresultaten te definiëren verdeel je een groot project in overzichtelijke stukken. Dit geeft overzicht en houvast. Door afspraken te maken over wat je elke periode (of sprint) oplevert zorg je voor continue voortgang en geeft het team regelmatige momenten om te reflecteren en bij te sturen.
Scrum doet dit met een sprint planning, waarop zichtbaar is waar deze periode aan gewerkt wordt. Op een fysiek of digitaal bord met drie kolommen staat: wat nog gestart moet worden (To-do), waaraan gewerkt wordt (Doing) en wat klaar is (Done). Het geeft overzicht én een heel goed gevoel als er veel af is. En er is niets zo lekker als een taak die je af kan vinken.
PMC maakt in een PSU de planning visueel en het is dus aan te raden dit in de uitvoering visueel te houden. Dat kan zowel per periode met een sprint planning als voor een heel project met een totaal planning. Fysiek kan je het op een muur in een projectkamer ophangen. Digitaal zijn MS Planner of MS Project handig.
Scrum noemt dit sprint planning-sessies. Planningssessies beslaan een sprint met bijbehorende deelresultaten of simpelweg vier tot zes weken. Een planningssessie houd je met het hele team. Samen maak je een zo realistisch mogelijk plan en tijdsinschatting voor de komende sprint of periode. De tools T-shirt sizing en Planning Poker kunnen daarbij goed helpen. Uiteraard visualiseer je de gemaakte planning.
Door dit samen te doen zorg je voor een gedeeld begrip van de deelresultaten en de benodigde stappen om deze te bereiken. Het maakt de afhankelijkheden en potentiële obstakels zichtbaar, waardoor het team beter voorbereid is. Het gebruik van planningssessies staat ook in onze tool ‘stappenplan van activiteiten naar planning’.
Scrum houdt aan het einde van elke sprint een zogenaamde sprint review. Tijdens deze bijeenkomst presenteert het team de behaalde deelresultaten aan de belanghebbenden en verzamelt feedback.
Expliciet feedback ophalen op deelresultaten in een vroeg stadium geeft:
Dit bevordert het leren van het team, zorgt voor een hogere kwaliteit van het eindproduct en voorkomt verrassingen op het eind. Denk bij het maken van je planning dus ook na over hoe en wanneer je feedback op deelresultaten ophaalt, trek hier genoeg tijd voor uit en zorg dat de stakeholders tijdig weten wat er van hen wordt verwacht.
Dit zegt PMC al vanaf het ontstaan. Wat we van Scrum leren is dat ze het heel expliciet in het proces hebben ingebouwd in de retrospective. Het is slim deze bijeenkomsten meteen in je planning op te nemen. In deze bijeenkomst neemt het team de tijd om de samenwerking en processen te evalueren. Dit gaat dus niet over de inhoud en het resultaat, maar over de ‘wij’.
Dit regelmatige evaluatiemoment biedt een kans om te reflecteren op wat goed gaat en wat verbeterd kan worden. Het bevordert een cultuur van continue verbetering en leert het team hoe ze effectiever kunnen samenwerken. Je kan hiervoor onze tool ‘stappenplan om samenspel in teams te bespreken’ gebruiken.
Dit is werktijd buiten de projectvergaderingen om. Het bevordert informatieoverdracht, creativiteit, het zien van kansen, het onderlinge contact en werkplezier. Je stelt elkaar gemakkelijk een hulpvraag als je weet dat iedereen op dat moment aan hetzelfde werkt. Zo voorkom je dat je lang op elkaar of elkaars beschikbaarheid moet wachten.
Afhankelijk van het project kan dit eens in de week of eens in de paar weken een paar uur of een dag. Als kers op de taart van zo’n werksessie kan je afsluiten met alle afgeronde taken van die dag afvinken. Wedden dat het team met plezier gaat samenwerken!
Door Scrum-elementen te integreren in de uitvoeringsfase van PMC, kan je het beste van beide werelden combineren: de doordachte en op commitmentgerichte aanpak van Projectmatig Creëren en de flexibele, lerende benadering van Scrum. Sprints zorgen voor voortdurende voortgang, de sprint planning bevordert overzicht, sprint reviews verbeteren de afstemming met stakeholders en retrospectives bevorderen de samenwerking in het team. Deze combinatie leidt tot een robuuste en adaptieve manier van werken die niet alleen de kwaliteit van het eindproduct verhoogt, maar ook de samenwerking en commitment binnen het team versterkt.
We wensen je veel plezier bij de uitvoering van je project! Wil je meer weten? Kijk ook eens naar onze module sturen op projecten in de uitvoering of neem contact met ons op.
