Phaos werkt al bijna een jaar samen met Gemeente Emmen. Daar helpen we hen met de aanpak van opgavegericht werken en geven we verschillende trainingen binnen dit programma.
Henk Jan Dodde, HR Strateeg en verbonden aan het programma opgavegericht werken bij de gemeente Emmen, vertelt waarom zij voor Phaos gekozen hebben en hoe Gemeente Emmen de samenwerking ervaart.
Hoe kunnen wij het beste opgavegericht werken?
“Wij willen als Gemeente Emmen vanuit een strategische visie flexibeler en wendbaarder opereren. Ook meer integraal. Dit vraagt van de organisatie om nog beter te worden in het werken in tijdelijke opgaven. Vanuit deze strategische context zijn we op zoek gegaan naar een partij die ons daarbij kan helpen. Onze vraag was dus eigenlijk: hoe kunnen wij het beste opgavegericht werken? Vanuit die vraagstelling zijn we gaan kijken naar een opleidingsaanbieder die ons van die opleidingen kon voorzien.”
Een voorkeur voor Projectmatig Creëren
“Op basis van eerdere trainingen hadden we een voorkeur voor een partij die volgens Projectmatig Creëren werkt. Die PMC-aanpak sprak ons erg aan, ook voordat we met Phaos werkten. We hebben toen een aantal partijen benaderd die dit zouden kunnen doen. Phaos sprong er voor ons uit, omdat ze echt een specialisme hebben op het gebied van PMC en andere vormen van opgavegericht werken. Ook zochten we een partij die het groots kan aanpakken. Gemeente Emmen is een organisatie met bijna 1000 medewerkers en daarvan wilden we een groot deel een training kunnen aanbieden. Daarbij biedt Phaos ook een website aan met allemaal tools over Projectmatig Creëren. Dat sprak ons erg aan. Uiteraard hebben we een formeel aanbestedingstraject gevolgd en ook daar kwam Phaos als meest passende partij uit de bus.”
Een partij die ook het politieke krachtenveld begrijpt
“Het lemniscaat was daarin ook belangrijk voor ons. Veel bureaus kijken vooral naar de methodes. Wij zochten een partij die ook het politieke krachtenveld begrijpt waar je als projectleider of projectmedewerker in zit. Verder wilde Phaos net als wij de aanpak niet van te voren dichttimmeren. De insteek is een goede samenwerking. Vanuit die insteek lossen we samen de problemen op die we onderweg tegenkomen. En dat heeft goed gewerkt. Met zo’n groot traject loop je altijd wel tegen wat dingen aan. Daar hebben we samen elke keer een goede oplossing voor gevonden.”
Snel leveren
“Het programma was bedoeld voor ongeveer 2 jaar. Het programma was al opgetuigd met een aantal projecten die daaronder vielen. Een van die projecten was ‘leren’ en het aanbieden van opleidingen. Toen we eenmaal besloten hadden om met Phaos verder te gaan, was onze vraag: ‘kunnen jullie ook snel leveren?’ En dat konden ze. Twee weken nadat we de handtekening hadden gezet, werd de eerste training al gegeven. Dat was de PMC training.
Daarna zijn we ook naar de langere lijnen gaan kijken en hebben we samen 6 opleidingen ontwikkeld. Dit waren opleidingen die Phaos al op de plank had liggen en die we hebben aangepast aan de behoefte van Gemeente Emmen. De opleidingen Projectmatig Creëren, Programmatisch Creëren en Procesmatig Creëren waren daar de belangrijkste van. Vooral bij Procesmatig Creëren heeft Phaos een tandje bijgezet.”
Breed in de organisatie
“Deze trainingen hebben we breed in de organisatie gecommuniceerd. Op basis van vrijwilligheid hebben groepen medewerkers zich aangemeld. Natuurlijk hebben we mensen wel gestimuleerd en er waren al mensen die in opgaves werkten. Die laatste groep wilden we uitbreiden en dat is gelukt. Uiteindelijk gaan we richting de 300 medewerkers die minstens 1 van de trainingen gevolgd hebben. Dus dat is fors. Daar zitten ook korte trainingen bij van een dag. Bijvoorbeeld de cursus Projectmedewerker. Maar daar zitten ook trainingen van 3 dagen bij met aanvullend intervisie, zoals over Projectmatig Creëren. Deze zomer verwachten we richting een afronding te gaan. Natuurlijk zijn er daarna nog wel mensen die misschien een cursus willen volgen. Daar willen we samen met Phaos naar kijken. Enerzijds willen we via ‘train de trainer’ enkele opleidingen zelf gaan geven, voor anderen zal dat wellicht gaan via deelname aan de open trainingen.”
Een sparringpartner met een flinke dosis kennis
“Phaos is voor ons vooral een sparringpartner met een flinke dosis kennis, die met ons meedenkt over hoe wij onze leertrajecten het beste kunnen aanpakken. Wat we sterk vinden aan Phaos is dat ze breder kijken dan alleen hun trainingen. Ze kijken ook naar de context waarin we de vraag stellen. Wat is er nodig voor Gemeente Emmen om succesvol opgavegericht werken te realiseren in de organisatie? Training is daar een onderdeel van, maar andere zaken zijn daar ook belangrijk in. Dat geven zij ook mee. Maandelijks hebben we een kernteam overleg waarin we kijken welke vragen er uit de trainingen komen, waar we tegenaan lopen en hoe we dat kunnen oplossen. Ze blijven dus in contact over hoe het gaat en of we nog op de weg zitten waar we op willen zitten. Aan het eind van het jaar hebben ze ons ook een terugblik gegeven over wat hen opvalt aan onze organisatie op het gebied van opgavegericht werken. Zij kunnen ons natuurlijk ook vergelijken met andere organisaties, dus dat was zeker een goed inzicht. Op die manier adviseren ze ons in hoe wij opgavegericht werken een succes kunnen maken in onze organisatie. Dus Phaos gaat verder dan alleen het geven van trainingen.”
