We kennen het fenomeen van het werken met internationale projectteams over de landsgrenzen heen, maar in deze blog gaat het vooral over projectteams die in deze coronatijd opeens 'virtueel' moet functioneren. Kern van zo’n team is dat de teamleden elkaar niet meer of slechts sporadisch in levende lijve kunnen ontmoeten, maar tegelijkertijd onderling afhankelijk zijn. Hier zijn tien praktische tips die in het bijzonder van toepassing zijn op dit soort virtuele teams. Ze komen rechtstreeks voort uit onze eigen ervaringen, zowel met klanten als met het Phaosteam van de afgelopen maanden.
- Yes we can! Cruciaal, ook voor een virtueel team, is en blijft het geloof in een gedeelde missie en het commitment van allen om samen de beoogde resultaten te realiseren. Zorg daarom ook juist nu voor een inspirerende Projectstart-up (PSU). We hebben inmiddels ervaringen opgedaan met 'online PSU's' en de resultaten zijn boven verwachting! Daarover meer in een volgende nieuwsbrief.
- Zorg voor een veilige en gebruiksvriendelijke virtuele projectomgeving. Die bestaat uit drie onderdelen:
a. een omgeving waarbinnen je alle relevante projectdocumenten deelt en opslaat;
b. een kanaal voor het uitwisselen van berichten;
c. een platform voor videoconferenties.
Wij hebben daarmee op allerlei plekken geëxperimenteerd en gebruiken nu respectievelijk Dropbox, de combinatie van mail en WhatsApp voor berichten, en Zoom. Zoom krijgt binnenkort end-to-end versleuteling en is daarmee de beveiligingsproblemen wel te boven. Het blijft voor videoconferenties het meest plezierige medium waarmee we hebben gewerkt. Wees niet te snel tevreden: hoe meer je via de techniek moet doen, hoe meer je je gaat ergeren aan de tekortkomingen daarvan! Werk op een beperkt aantal systemen, anders verlies je het overzicht.
- 'All you need is love!' Elk team gedijt bij onderling vertrouwen, respect, humor en gemak in de omgang. Die zijn een stuk minder vanzelfsprekend als de teamleden zich op verschillende locaties bevinden en vooral online en digitaal in gesprek zijn. Reden temeer voor aspecten als de online PSU, tussentijdse evaluaties en ruimte voor sociale bijpraat - zie hierna voor beide laatste thema's. Wees alert op subtiele signalen over onderlinge spanningen of verminderde motivatie zoals die blijken uit mail, videoconferenties of telefoongesprekken. Reageer onmiddellijk, direct en persoonlijk.
- Hanteer een strakke agenda, met koetjes en kalfjes. Een compacte, goed-voorbereide en strakke agenda is een 'must' voor een productieve vergadering. Iedereen wordt gaar van het dagelijks urenlang voor het scherm zitten in sessies die alle kanten op gaan. Zorg in combinatie met die agenda ook voor heldere afspraken aan het eind van elke sessie. En daarnaast: twee keer per week een half uur 'bijpraten' over meer persoonlijke onderwerpen kost wel tijd, maar levert je ook veel op. Geloof het of niet, collega's missen de gesprekjes bij de koffieautomaat. Verken samen de opties. Zo kan na de inhoudelijke vergadering samen lunchen of borrelen, waarbij iedereen thuis een pizza en/of glas voor zich op tafel heeft, erg leuk zijn om te doen.
- Blok gezamenlijke werksessies. Het is effectief, efficiënt en motiverend om samen aan het werk te zijn en tussentijds uit te wisselen. In een intern ontwikkeltraject hebben we een 'schrijfweek' en 'toolateliers' georganiseerd. Daarin werkte een aantal collega's tegelijkertijd aan nieuw materiaal in blokken van anderhalf of twee uur, gevolgd door het 'tegenlezen' van elkaars documenten, het gezamenlijk online bespreken van nieuwe concepten en plaatjes, het aanpakken van knelpunten in de voortgang, etc.
- Slow down. Verwacht niet van jezelf of van anderen dat je even productief bent als in je 'normale' werkomgeving. Teamleden hebben verplichtingen thuis, beschikken lang niet altijd over een goede werkplek en hebben misschien wat meer behoefte aan een praatje. Vertaal die omstandigheden formeel in een aangepaste planning, die dan wel leidraad en geweten blijft van het team.
- Stuur de cultuur. De cultuur van het team blijft bepalend voor wat er (niet) gebeurt. Zorg voor een sfeer in het team die zoveel mogelijk wordt gekenmerkt door gedeeld leiderschap, mildheid in de onderlinge samenwerking, het vrijelijk delen van informatie en normen als ‘afspraak-is-afspraak’. De projectleider heeft daarin een bepalende rol. Organiseer rond de start van je project een gesprek over de vraag 'Hoe willen we online met elkaar samenwerken en wat spreken we daarover af?'
- Ontvang gasten. Door het wegvallen van reistijden, is het een stuk makkelijker om 'een gast in te vliegen' in een teamvergadering/videoconferentie. Doe dat bijvoorbeeld met belangrijke spelers uit het opdrachtgevende systeem, een paar teamleden van een aanpalend project, gebruikers, etc.
- Evalueren blijft belangrijk. Net als in een regulier project is het zaak om regelmatig terug te kijken naar de afgelopen periode, te bespreken welke lessen zijn geleerd en hoe je dat de komende maanden in praktijk kan brengen. Klinkt logisch, maar wordt vaak vergeten.
- Focus en speel. Misschien nog wel het belangrijkste: focus op datgene waar je invloed op hebt en experimenteer binnen dat kader met van alles en nog wat. Geen team is hetzelfde, iedereen binnen het team ervaart de huidige situatie weer anders en het blijft dus altijd samen zoeken naar een goede manier van werken. Hoe meer speelsheid en creativiteit je jezelf daarin toestaat, hoe groter de kans op succes!
Heb je vragen of zin om te sparren of ervaringen te delen? Neem dan contact op via info@phaos.nl.
Ernst Harting
