31 mrt. 2025
Mensen die verveeld kijken, onrustig op hun stoel zitten en een blik op de klok werpen. Onlangs overkwam het mijzelf. Ik zat met een tamelijk grote groep mensen en de check-in duurde veel te lang. Zelfs ik gluurde ongerust naar de klok en dacht: “Hoe kan dit anders?”
In deze blog vertellen we hoe het anders kan en dat je ook kunt stoeien met werkvormen, want elke bijeenkomst is net weer anders. Met deze tips ga je op een fijne manier van start en voorkom je dat de check-in een afknapper wordt.
Een check-in markeert het startpunt van een bijeenkomst. Als je het goed doet, is het een leuke en energieke manier om je bijeenkomst te beginnen. Als er ‘ruimte’ is voor de mensen, ontstaat er ‘ruimte’ bij hen voor de bijeenkomst.
Met een check-in geef je iedereen meteen aan het begin een stem. Zeker in een nieuwe groep kunnen mensen het ongemakkelijk vinden om zich uit te spreken en letterlijk (en ook figuurlijk) hun stem te laten horen. Een goede check-in zorgt ervoor dat die eerste stap om iets te zeggen gezet is. Dat helpt bij het voeren van een goed gesprek.
Een check-in helpt mensen om elkaar te begrijpen. Iedereen heeft even tijd nodig om te schakelen en met hoofd en lijf aanwezig te zijn. Vaak zit er nog iets in het hoofd van mensen dat hen afleidt, zoals een lastig telefoontje, strenge gedachten (“Waarom ben ik hier nu?”) of juist een borrelend enthousiast gevoel.
Een simpele vraag als “Hoe zit je er nu bij?” helpt mensen om zich uit te spreken. Dit levert drie voordelen op:
1. De persoon zelf krijgt erkenning voor wat hij of zij voelt.
2. De anderen begrijpen beter wie ze als persoon in deze setting ontmoeten.
3. Jij als trainer of begeleider krijgt inzicht in hoe het met jouw groep deelnemers is. Dit leidt tot wederzijds begrip.
Sla je de check-in over, dan wordt het moeilijk om de focus van iedereen te vangen of echt de diepgang in te gaan. Geef je er juist tijd en aandacht aan, dan ontstaat er verbinding en diepgang.
Een mooi voorbeeld: in een groep met deelnemers die een overvolle agenda hadden en niet per se zelf voor de sessie hadden gekozen, stelde ik de vraag: “Geef eens twee redenen om hier wél te zijn en twee redenen om hier vandaag niet te zijn.”
Het mooie was dat deelnemers open vertelden over hun twijfel. Ze deelden waarom ze liever niet deelnamen, maar ook waarom ze er toch voor kozen om aanwezig te zijn. Door te vertellen over de WEL lieten ze iets zien van hun persoonlijke behoeften. Dit soort eerlijkheid maakt dat mensen moediger durven deelnemen. Dan ontstaat er letterlijk ruimte!
Zien de mensen elkaar alleen tijdens deze bijeenkomst, of regelmatig? Is het een bijzondere bijeenkomst of een regulier overleg?
Werken ze al veel samen? Wie kent elkaar al, wie is nieuw? Zien ze elkaar voor het eerst? Gebruik indien nodig een werkvorm zoals een lijnopstelling (“Wie werkt hier het kortst en wie het langst?”). Laat mensen bij onbekendheid altijd hun naam hardop zeggen.
Wees je bewust van de context. Is er iets bijzonders voorgevallen in de wereld of binnen de organisatie? Dit kan meespelen in het gemoed van mensen.
Wil je dat mensen landen en fris aan de bijeenkomst beginnen? Wil je dat ze elkaar beter leren kennen? Of wil je ruimte maken om te ‘ontladen’, omdat je al weet dat er veel spanning in de groep is?
Wees niet bang om een beetje risico te nemen en pas de werkvorm aan op de groepsdynamiek.
Is de groep groter dan twaalf mensen? Laat het voorstellen dan in groepjes van maximaal vier personen gebeuren. Zo komt iedereen goed aan bod en voelt het prettiger.
Start altijd met jezelf en doe de check-in voor op de manier zoals je hem zelf graag ziet. Door het voor te doen, zet je de toon en het tempo neer. Heb je weinig tijd, benoem dan dat de check-in met tempo wordt ingezet.
1. Hoe zit je kop erop?
Een flip-over aan de muur met verschillende koppen, waar elke deelnemer bij binnenkomst een kruisje zet. Dit geeft op een luchtige manier inzicht in hoe iedereen erbij zit. Max. 12 personen. Zorg dat de groep openstaat voor humor.
2. Drie kleuren kaartjes
Deel per persoon een geel (blij, uitgerust, gemotiveerd), een rood (chagrijnig, moe, weinig motivatie) en een blauw (wat een rotvraag!) kaartje uit. Vraag: “Hoe zit je erbij vanochtend en vertel er iets bij?” Rustige werkvorm met veel ruimte voor storytelling.
3. Het weerbericht
Laat deelnemers het weerbericht tekenen voor hun komende (werk)week. Dit geeft inzicht in hoe iemand zich voelt en wat hem of haar bezighoudt. Toepasbaar bij alle typen groepen.
4. De bal met vragen
Gooi een bal met vragen rond. Degene die hem vangt, beantwoordt een vraag. Dit zorgt voor plezier en beweging en werkt goed in zowel nieuwe als bestaande groepen. Geschikt voor grote groepen.
5. Landkaart: waar reisde jij vandaag vandaan?
Gebruik de ruimte als een denkbeeldige kaart van Nederland. Laat deelnemers zonder woorden op de plek gaan staan waar ze vandaan komen. Vervolgens laten voorstellen en vertellen over hun woonplaats. Werkt goed in nieuwe groepen.
6. Teken jezelf als...
Kies een metafoor, zoals een dier of een Formule 1-coureur. Laat deelnemers zichzelf tekenen en aangeven waar ze staan (bijvoorbeeld op poleposition of in de grindbak). Dit zorgt voor humor en openheid en helpt bij het losmaken van verhalen.
Auteurs: Esther Bos
Leonie van den Hoek
