Evalueren is durven leren

In ons werk geven we trainingen en begeleiden we ook veel project- en programmateams. Dit kan in de voorbereiding zijn (Projectstart-ups) en ook bij een evaluatie. Ik neem jullie mee in de evaluatie van een gemeentelijk project dat ik afgelopen jaar begeleidde.

De focus op wat we geleerd hebben

Door alle lockdowns en quarantaines kozen we ervoor deze evaluatie online te doen. We bekeken met behulp van Miro (online whiteboard tool) het project. Het goede was dat ook de opdrachtgever aanwezig was. De focus lag op het samen leren. Met een verhaal over samen leren heb ik de ochtend afgetrapt.

De evaluatie van het project

We zijn gestart met de ronde: Waar kijk je met het meest plezier op terug in dit project? Hier kwamen direct antwoorden boven als:

• Trots op het eindresultaat.
• Het is ons maar mooi gelukt, ondanks al het thuiswerken.
• Ik vond het heel fijn werken in ons deelproject. We wisten elkaar echt makkelijk te vinden.

Dit was meteen een positief begin van de evaluatie.

Vervolgens evalueerde het projectteam in drietallen aan de hand van de lemniscaat het project. Ze kregen steeds een kwartier de tijd om vragen op een van de 4 domeinen samen te bespreken. (De 4 domeinen: ZIJ- omgeving, IK-leiderschap, WIJ-samenwerking en HET-structuur). De opdrachtgever had parallel de tijd voor zijn eigen persoonlijke evaluatie. Ook kon hij als vlieg aan de muur bij de groepjes meeluisteren.

In een gesprek met het team en de opdrachtgever zijn vervolgens alle lessen samengebracht. Net als bij de meeste andere evaluaties was ook hier een van de conclusies: een goede voorbereiding en een helder contract is de helft van het werk.

Een persoonlijke ronde

De evaluatie is vervolgd met een persoonlijke ronde. Ieder teamlid had bij dit project ook eigen leerdoelen en daar hebben we bij stil gestaan.
Eerst individueel bij het eigen leerdoel:

• Wat heb ik concreet gedaan aan mijn leerdoel?
• Wat heb ik geleerd?

Daarna in een feedbackronde door teamgenoten aan de hand van de vragen:

• Wat heb je deze persoon zien doen?
• Wat was daar succesvol aan?
• Wat zou hij/zij eventueel een volgend keer kunnen proberen?

Het was mooi om te zien dat alle teamleden glunderden van de feedback die ze kregen. Daardoor konden zij ook nieuwsgierig zijn naar de suggesties die ze kregen.

Het resultaat van de evaluatie

De bijeenkomst werd afgesloten met een dankwoord van de opdrachtgever. Hij had nog een leuke verrassing geregeld voor het team: bij iedereen was thuis wat lekkers bezorgd, zodat ze samen het eind van het project konden vieren!

De belangrijkste inzichten van deze evaluatie

In het afsluitende rondje werden nogmaals de belangrijkste inzichten gedeeld. Voor dit team was dat onder andere:

• “Ik zag best op tegen de evaluatie, omdat het meestal zo’n moddergooi wedstrijd is. Maar hier werd ik echt heel blij van! Ik heb echt iets over mezelf geleerd.”
• Opdrachtgever: “Ik zie in dat ik mijn eigen ongeduld geprojecteerd heb op jullie. Dat was niet zo handig. Eigenlijk was het wel heel goed dat jullie niet meteen zijn gaan rennen, maar echt goed doorgevraagd hebben waar ik mee geholpen was.”
• “Doordat we de tijd hebben genomen voor het goed formuleren van de opdracht, zijn we niet in tijdnood gekomen.”
• “Onbewust was het ook nog eens een herhaling van hoe je een project goed opzet. Dat kan ik bij mijn nieuwe project dat nu start goed gebruiken.”

En ik? Ik was alleen maar trots. Trots op de ontwikkelingen van het team in hoe ze projecten oppakken. Trots op de teamleden én opdrachtgever, omdat ze naar zichzelf durfden te kijken en durfden te leren.

Wil je meer weten neem dan contact op met ons via info@phaos.nl

Deze blog is geschreven door Marieke van den Berg