Feedback geven: lastig om (goed) te doen!

De term ‘feedback geven’ wordt te pas en te onpas gebruikt. Zo zeggen mensen vaak dat ze feedback geven, maar eigenlijk spuien ze vooral een oordeel. Meer ‘feed the other’, zonder zelf iets ‘back’ te willen ontvangen. Laatst hoorde ik de term ‘eigentijds aanspreken’. Bleek het helaas toch weer gewoon om feedback te gaan. In een nieuw jasje, dat dan weer wel. Met duimpjes op social media geven we ook ‘feedback’. Lekker snel en to-the-point, toch? Maar of de ontvanger er meer mee doet dan ‘likes’ tellen? Of je in het ergste geval ont-vrienden?

In mijn werk krijg ik vaak de opmerking van klanten dat ‘elkaar aanspreken’ in hun organisatie niet of niet goed gebeurt. En tijdens individuele coachingsgesprekken hoor ik nogal eens dat feedback geven nog niet zo eenvoudig is. In theorie weet men best hoe het moet. Maar in de praktijk gebeurt het niet. Wat maakt feedback geven toch zo lastig?

Ik zie daar een aantal redenen voor:

1. Oefening baart kunst. Veel mensen hebben ooit wel eens een feedbacktraining gevolgd. Feedback geven is echter een vaardigheid waar je vertrouwd mee moet raken. Als je niet regelmatig oefent, ontwikkel je die vaardigheid niet of verlies je ‘m. Als je dan feedback wilt geven, voel je je onzeker en ga je het maar liever uit de weg.
2. Feedback is meer dan alleen je gevoelens uiten. De aanleiding voor feedback is vaak een uitspraak of actie van een ander die je emotioneel raakt, waar je last van hebt. Je bent bijvoorbeeld boos op iemand en je vindt dat de betreffende persoon dat best mag weten. Voor je het weet, uit je alleen je boosheid. Of zeg je vanuit je boosheid dingen die je, achteraf gezien, niet had willen zeggen. Of, om dat juist te voorkomen, slik je die emoties liever in. En blijft de feedback achterwege.
3. Ken jezelf. Het geven van feedback vraagt om zelfinzicht. Hoe beter je weet hoe je zelf bent gebakken, hoe beter je je realiseert waar je gevoelig en allergisch voor bent en hoe jijzelf impulsief op situaties reageert. Zelfkennis helpt je om, na de eerste emotie, weer wat afstand te nemen en de gebeurtenis in juiste proportie te zien. Net als je eigen aandeel in de situatie. Dit is nodig om je feedback adequater te geven. Niet iedereen beschikt echter over voldoende zelf-reflecterend vermogen.
4. Hoe nieuwsgierig ben je (nog)? Om feedback daadwerkelijk ‘back’ te laten komen is een nieuwsgierige houding naar de reactie en de beleving van de ander noodzakelijk. Anders ben je alleen aan het zenden. Hoe reageert de ander? Is die in staat om jouw feedback te ontvangen? Kun jij bovendien oprecht de versie en bedoeling van de ander horen, nadat je jouw kant van het verhaal hebt verteld? Die open houding is nodig om samen tot nieuwe afspraken te komen. En zo open zijn we niet altijd als het onderling spannend is.
5. We willen er uiteindelijk graag bijhoren. Als mens zijn we sociale wezens. We willen de relatie goed houden met de ander en ook zelf niet afgewezen worden. Uit angst voor de mogelijke consequenties zeggen we dan maar niets. Waardoor overigens vaak juist nog meer ruis ontstaat in de relatie.
6. Haast. Bijna iedereen zit dagelijks in een tijdklem. En feedback geven vraagt tijd, aandacht, rust en ruimte. Om zorgvuldig te formuleren, om de reactie terug te ontvangen, om de gebeurtenis samen nog wat nader te onderzoeken. Die tijd hebben (of nemen) we niet.
7. Impliciete en strijdige verwachtingen. Ik kom in projecten en in teams veel wederzijdse verwachtingen tegen die èn niet overeenkomen èn niet worden uitgesproken. Verwachtingen ten aanzien van doelen, resultaten, verantwoordelijkheden, gedrag, enz. Het ontbreken van een gedeeld referentiepunt maakt het vervolgens moeilijk om iemand feedback te geven.

Feedback kunnen geven is één ding, feedback kunnen ontvangen is nog iets heel anders. Theo Visser schreef daar een aardige column over in het juninummer van Opleiding en Ontwikkeling (O&O / NR2 2017). Zijn belangrijkste opmerking is dat ook die kunst lastig onder de knie is te krijgen. We schieten snel in de verdediging. En daar kunnen we nog weinig aan doen ook. Uit onderzoek blijkt dat ons 'reptielenbrein' wordt getriggerd door vermeende kritiek en onmiddellijk tegengas geeft.

Mocht je moeite blijven houden met directe, face-to-face feedback, dan kun je altijd nog je toevlucht zoeken tot de feedbackapp TruQu. Je moet er alleen wel weer een cursus voor volgen…

Tips voor het geven van feedback:

• Check altijd of de ander open staat voor een feedbackgesprek.
• Beperk het geven van feedback tot concreet en waarneembaar gedrag van de ander waar hij of zij ook daadwerkelijk iets aan kan veranderen.
• Wees helder, direct en respectvol en houd het bij feitelijke waarneming.
• Laat je oordeel achterwege.
• Breng het altijd als een ‘Ik-boodschap’.
• Geef aan wat bijvoorbeeld het 'niet nakomen van een afspraak' met je doet en hoe je het graag anders wilt.
• Toets of de ander de situatie en het gedrag herkent.
• Geef aan hoe je het wilt hebben en geef de ander de gelegenheid (tijd) om daar ook rekening mee te houden in voorkomende situaties.

Finus de Broekert