Groepsgesprekken leiden? Laat je (niet) verrassen!

De gemiddelde werkdag van de meeste ‘kenniswerkers’ bestaat vooral uit het voeren van gesprekken. Regulier werkoverleg, een scrummeeting, lunchsessies, een werkatelier met klanten, burgers of de stuurgroep. We besteden er heel wat tijd aan. En terecht! Draagvlak creëren, participatie stimuleren, gezamenlijk werken aan complexe opgaven. Het zijn belangrijke taken en zonder een echte ontmoeting niet te doen. Zonde dus dat deze gesprekken vaak niet genoeg opleveren. Omdat er geen focus is, de neuzen verschillende kanten op blijven staan, mensen afhaken, de emoties hoog oplopen of het overleg als een nachtkaars eindigt. 

Are we on the same page?

Een effectief groepsgesprek leiden is ook niet zo eenvoudig. Voor, tijdens en na de bijeenkomst is er van alles gaande, dat maar voor een deel over de inhoud gaat. En een gesprek stevig kan verstoren. Om eens wat te noemen:

• Het overleg begint letterlijk precies op hetzelfde moment als een vorige bespreking eindigt. Kleine kans dus, dat je op tijd zult beginnen, laat staan dat mensen vanaf het begin vol aandacht bij jouw sessie aanwezig zullen zijn. 
• Niet iedereen heeft dezelfde verwachtingen bij de bijeenkomst, of de agenda goed gelezen. De een heeft zich bovendien goed voorbereid; de ander is daar nauwelijks aan toegekomen. Je begint dus met verschillende uitgangsposities.
• De machtsverhoudingen in de groep liggen niet gelijk. Morgen moet men ook weer samen door een deur en dat beïnvloedt de kwaliteit van het gesprek. Je ziet dat sommigen heel vaak het woord nemen, anderen houden zich op de vlakte. Hebben ze geen mening over het onderwerp, geen zin om deel te nemen aan het gesprek? 
• Ogenschijnlijk inhoudelijke onderwerpen, blijken voor sommige aanwezigen opeens heel persoonlijk te zijn. Het gesprek wordt geladen met emoties, jij hebt geen idee waar die vandaag komen. Een inhoudelijke discussie mondt uit in een persoonlijk gevecht.
• Omwille van een volgend overleg of het halen van de trein, moeten mensen toch echt eerder weg. Men verontschuldigt zich wel, maar in die duiventil is het lastig afhechten.

Alle ogen zijn gericht op jou als gespreksleider. Aan jou de taak om het gesprek zo te leiden dat er na afloop een goed resultaat ligt, de aanwezigen tevreden zijn en de kans groot is dat de sessie opvolging krijgt. Ga er maar aanstaan!

Ook als je geen professional bent, zijn er wel een paar tips en tricks die behulpzaam zijn.

Tips & Tricks groepsgesprekken leiden

1. Richt je niet alleen op de inhoud. Als kenniswerker ligt daar misschien je expertise, maar als gespreksleider is je focus juist de kwaliteit van het goede gesprek. Houd het gedrag van mensen in je vizier. Zet je antennes volop in. Wees gerust: “gedoe” komt er toch! Zie gedoe dus niet als last. Het is een bron van informatie over dat er iets speelt op de onderstroom en die je gratis aangereikt krijgt. 
2. Neem (en claim!) de tijd voor een goede voorbereiding, zeker als er veel van het gesprek afhangt. Zorg dat je een goed beeld hebt van het beoogde resultaat van het gesprek. Zowel op inhoud, als op gedrag/emotie. Waarmee moeten de mensen de deur uitgaan, wat hebben ze dan in handen? Peil bij de genodigden wat hun verwachtingen zijn. En wat niet. Pols of er in de onderlinge relaties zaken spelen waar je rekening mee moet houden in het ontwerp van je programma.
3. Kies een locatie die past bij de aard van het gesprek. Een creatieve sessie over de strategie voor 2020 maakt geen kans in een duister achterafzaaltje in een oud gebouw.
4. Ontwerp de agenda (inclusief de werkvormen) heel bewust zo, dat deze bijdraagt aan het te bereiken resultaat. Op inhoud én op gedrag. Dus niet simpelweg een opsomming van de inhoudelijke punten. Bedenk hoe je ze wilt bespreken. Zorg voor afwisselende gespreksvormen om mensen te laten landen, de aandacht erbij te houden en het brein wakker te houden. Dat hoeft niet eens zo heel creatief. Een korte pauze of even tussentijds sparren met de buurman doet al wonderen! 
5. Ken de vier interventieniveaus waarop je een moeilijk lopend gesprek een andere wending kunt geven: op inhoud, procedure, interactie en gevoel. Kennis van en enige vaardigheid in het schakelen tussen deze vier niveaus is een vereiste in gesprekken, of die nu in een grote groep plaatsvinden of één op één.
6. Voel je niet als enige verantwoordelijk voor het verloop van de bijeenkomst. Een valkuil voor een gespreksleider is dat hij heel hard gaat werken om het gesprek in goede banen te leiden. Ontwikkel de moed om het programma stil te leggen, als het gedoe echt het resultaat in gevaar brengt. Vertrouw je intuïtie! Wat jij aanvoelt en opmerkt, zullen anderen mogelijk ook voelen. Door je waarnemingen te delen, creëer je voor anderen de ruimte om te benoemen wat speelt. De vier interventieniveaus kunnen je daarbij behulpzaam zijn. 

Groepsgesprekken gaan nooit precies zoals je van tevoren bedenkt. Een dynamiek in de groep ontwikkelt zich in het moment zelf. Bereid je dus goed voor, vertrouw op je programma, maar laat het ter plekke ook wat los en kijk wat er in de dynamiek van het gesprek gaande is. Vraag eventueel iemand om je te helpen, bijvoorbeeld door te letten op punten waar jouw eerste aandacht minder snel naartoe gaat. Of door je een seintje te geven. Het gevoel dat je er niet alleen voor staat, is heel plezierig.

Behoefte om hierover door te praten? We zijn altijd in voor een vrijblijvend gesprek over het faciliteren van groepsgesprekken. Het is een belangrijke kern van ons werk. Neem contact op via info@phaos.nl