Het begint aan de ZIJ-kant!

De scherpe waarnemer was het mogelijk al opgevallen; we hebben de creatielemniscaat van Projectmatig Creëren (PMC) omgeklapt. De onderdelen zijn nog altijd dezelfde, maar nu beginnen én ons verhaal én de creatielemniscaat aan de ZIJ-kant. Waarom is (beginnen aan) de ZIJ-kant zo belangrijk?

De ZIJ-kant

Tot de ZIJ-kant behoren de opdrachtgever(s), de gebruikers en andere partijen rondom het project, programma of proces. Vooral gebruikers en de opdrachtgever spelen een belangrijke rol in de initiatieffase van een opgave, de fase waar het allemaal mee begint. Zij geven antwoord op centrale vragen als: ‘Waarom moeten we aan de slag met deze opgave?’ en ‘Heeft het prioriteit?’.

Wie de gebruikers zijn hangt af van de context. Dit kunnen klanten, bewoners of studenten zijn, externe organisaties of collega’s. Ze zijn belangrijk, omdat je voor hen aan de slag gaat. Door de gebruikers actief te bevragen komen wensen en zorgen boven tafel. Deze bepalen de noodzaak en het belang van de opgave en geven zo het antwoord op de waarom-vraag.

De andere belangrijke partij is de opdrachtgever. Een professionele opdrachtgever is bevoegd, beschikbaar, betrokken en bekwaam in zijn sturingsrol. Hij heeft zeggenschap over de kaders waarbinnen de opgave opgepakt wordt en stelt de middelen beschikbaar. De opdrachtgever is ervan overtuigd dat de opgave prioriteit heeft en verdedigt het project als het spannend wordt. Zonder opdracht (lees: een projectcontract) blijft het hooguit bij ‘een goed idee’.

Ontwikkelingen aan de ZIJ-kant 

In de afgelopen jaren hebben we de ZIJ-kant zien veranderen. Haar invloed op het slagen van een opgave is enorm. Daarmee is het noodzakelijk om er voortdurend aandacht aan te besteden. De drie belangrijkste ontwikkelingen en hun betekenis voor opgaven zijn:

• De invloed van de gebruiker neemt toe
  Burgers, klanten en ketenpartners zijn mondiger geworden en initiëren steeds vaker eigen plannen en organisaties en overheden spelen hier steeds beter op in. Het is belangrijk om de gebruiker van begin tot het eind in beeld te hebben en te betrekken. Denk daarbij aan experimenten, interviews, visiebijeenkomsten, wijkbegrotingen, digitale discussieplatforms enz. Welke vorm je ook kiest, neem hun mening serieus en laat ze weten wat je met hun mening hebt gedaan. 
  
  

• Meervoudig, complex opdrachtgeverschap
  Het komt steeds vaker voor dat een opgave niet door één organisatie wordt opgepakt, maar door een (tijdelijk) netwerk van organisaties. Denk bijvoorbeeld aan intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Het kennen en doorleven van alle belangen, voorkeuren en wensen is dan nog belangrijker. Voor een succesvol project met een dergelijk complex ‘opdrachtgevend systeem’ is het belangrijk om heldere afspraken te maken over het omgaan met (soms strijdige) belangen. Verder is het zaak aandacht te besteden aan de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en aan de wijze van besluitvorming. Maak daarbij ook de rol van de bestuurder(s) bespreekbaar. Dit voorkomt problemen in een later stadium.
  
  

•  Omstandigheden veranderen steeds sneller
  De samenleving (en daarmee de projectomgeving) verandert steeds sneller. Dat vergroot de noodzaak om tijdens het project de vinger aan de pols te houden en te kijken of het vraagstuk en de oplossingsrichting nog wel actueel zijn. Door wisselingen in de politiek, veranderende maatschappelijke inzichten of nieuwe technologische mogelijkheden raken ze mogelijk achterhaald. Door hier alert op te blijven is het mogelijk om tijdig bij te sturen. Soms is stoppen de beste keus die je kunt maken.

Tot slot

Deze ontwikkelingen laten zien dat het nodig is om te beginnen aan de ZIJ-kant en daar voortdurend aandacht aan te besteden. Dat zorgt voor bewuste keuzes en voorkomt dat je bewusteloos meegetrokken wordt in de inhoud en de uitvoering. Zelfs als er nog geen organisatievorm (project, programma of proces) is gekozen, biedt het houvast om hier te beginnen. De beschreven centrale vragen uit de initiatieffase zijn namelijk altijd aan de orde. Voor ons meer dan genoeg redenen om niet alleen maar in woord maar nu ook in beeld te beginnen aan de ZIJ-kant!

Marieke van den Berg en Finus de Broekert

Wil je weten wat Phaos met Projectmatig Creëren voor jou of jouw organisatie kan doen? Neem contact op met via info@phaos.nl of meld je aan voor de training Projectmanagement (PMC) - het fundament!