21 nov. 2024
Stel je voor: je bent als projectleider verantwoordelijk voor de introductie van een nieuwe vergaderruimte op kantoor. "Dat komt wel goed", denk je. Al snel blijkt dat iedereen er iets van vindt: de directie wil graag dat het project binnen budget blijft, de HR-afdeling hoopt op een inspirerende ruimte waar teams creatief kunnen werken, en de IT-afdeling heeft eisen voor technische voorzieningen. Dat was dus iets te makkelijk gedacht. Hoe behoud je overzicht en zorg je ervoor dat je niet verzandt in tegenstrijdige eisen?
Hier komt binnen PMC al snel de krachtenveldanalyse (KVA) om de hoek kijken. Misschien denk je nu: “Maar, ik ken de KVA wel! Stakeholders inventariseren en hun houding bepalen, toch?” Maar, binnen PMC verdient dit stuk meer aandacht. Zo zetten we de krachtenveldanalyse ook in bij de vraag: ‘Waarom loopt het niet lekker binnen mijn team?’ De krachtenveldanalyse geeft veel inzicht in het speelveld en de krachten waar je mee te maken hebt. Met deze informatie stel je jezelf in staat om de juiste (communicatie)paden te bewandelen en om krachten te benutten in het belang van je project.
Mijn collega zei laatst spontaan: “Je hebt twee soorten projectleiders: projectleiders die een KVA maken en projectleiders die dat niet toegeven.” Je doet het toch wel, in ieder geval in je hoofd. Door het op papier te zetten maak je het inzichtelijker en dwing je jezelf (elkaar) om blinde vlekken in beeld te brengen.
Een krachtenveldanalyse geeft overzicht van de invloed van betrokkenen en hun houding tegenover het project en elkaar. In de analyse schrijf je alle betrokken op, benoem je hun rol en geef je aan wat hun houding is tegenover het project en tegenover de mensen met wie ze werken (positief - groen, negatief - rood, neutraal - oranje of onbekend - zwart).
Kijk bijvoorbeeld naar de krachtenveldanalyse hierboven. Budgethouder Paul staat negatief tegenover het project (rode kleur) en heeft een moeizame relatie met de gedelegeerd opdrachtgever, Tom (rode pijl). Dankzij een krachtenveldanalyse kun je dit vroegtijdig signaleren. Door opdrachtgever Esma - die een goede verstandhouding heeft met Paul - in te schakelen, kan mogelijk het vertrouwen worden hersteld. Zo wordt het makkelijk om budget vrij te spelen of om duidelijkheid te krijgen waarom het moeizaam gaat.
Hetzelfde geldt voor negatieve teamdynamieken, zoals het ontbreken van commitment bij meerdere teamleden. De analyse helpt om zulke blokkades aan te pakken door gerichte acties op te stellen. Daarnaast laat het voorbeeld hierboven zien hoe weinig deze projectleider eigenlijk weet over de bewoners (eindgebruikers). Misschien eens tijd om Lisa meer in te zetten
Een deelnemer vroeg laatst: “Maar wat als ik al mijn aannames opschrijf en het wordt een selffulfilling prophecy? Wat als ik mij anders ga gedragen naar die persoon, omdat ik aanneem dat diegene niet achter het project staat? Misschien geven ze kritiek op de uitvoering juist omdat ze gecommitteerd zijn.” Goede vraag! Het antwoord kwam uit de groep: “Juist om die reden gebruiken we de KVA speculatief, toch?”
Inderdaad, het is een tool om je bewust te worden van je aannames, niet om de conclusies vast te leggen. Juist nu kun je verandering teweegbrengen. Je deelt het ook niet klakkeloos met je stakeholders, maar gebruikt het als een intern hulpmiddel om actie te bepalen.
Dat betekent niet dat je het altijd alleen hoeft te doen, juist samen met iemand anders of met je team kan het interessant zijn. In dat geval laat je het kwadrant van de teamleden leeg en bekijk je alleen de andere betrokkenen.
Volgens PMC zit de kracht van een krachtenveldanalyse niet alleen in de eerste keer dat je hem uitvoert, maar juist in het regelmatig herhalen ervan. Projecten bevinden zich in een dynamische omgeving, waarin relaties, standpunten en de invloed van betrokkenen voortdurend veranderen. Door regelmatig je krachtenveld te analyseren, krijg je een scherp beeld van verschuivende belangen en mogelijke knelpunten, wat van belang is om proactief te kunnen handelen en problemen voor te zijn.
Een ‘mooi’ voorbeeld is een project waarbij het lang onduidelijk was hoe een belangrijke stakeholder (een VVE) zich tot een transformatieproject verhield. In eerste instantie was dit nog niet zo’n probleem, maar hoe verder het project kwam, hoe belangrijker dit werd. Toen de VVE de kaarten maar op de borst bleef houden, werd het tot een risico ‘gepromoveerd’. En uiteindelijk is het project zelfs gestrand omdat die VVE dwarslag. Tijdens de evaluatie van het project kwam dit als belangrijke les naar voren: zorg dat je in een vroeg stadium weet hoe iedereen ‘in de wedstrijd zit’ en neem op tijd gerichte actie. Dat had in dit geval jaren tijd, een paar miljoen euro en veel energie gescheeld.
Wil je zelf aan de slag? De krachtenveldanalyse-tool op onze website PMC-online.nl biedt een praktische handleiding voor het regelmatig uitvoeren van deze waardevolle analyse, zodat je jouw project optimaal kunt sturen.
Auteur: trainer Mirte van Os.
