Phaos Office helpt met Insights Discovery

Een gemeente kiest ervoor om Insights Discovery te gebruiken als instrument voor de ontwikkeling van hun organisatie. Ruim 400 mensen laten een Insightsprofiel maken en maken kennis met de taal van Insights Discovery. Daarna vinden er in alle teams gesprekken plaats over de kwaliteit en effectiviteit van de onderlinge samenwerking. Phaos heeft de opdracht gekregen om ervoor te zorgen dat de goede gesprekken over de goede dingen worden gevoerd.

Een goed begin is het halve werk

Voordat dit ‘goede gesprek’ onder onze begeleiding gevoerd kan worden, moet er echter nog heel wat gebeuren. Wat te denken van:

• Dat alle medewerkers tijdig én via het juiste e-mailadres de Insights vragenlijst krijgen, zodat de profielen opgemaakt kunnen worden?
• Dat mensen die in de techniek vastlopen verder geholpen worden kunnen?
• Dat afmeldingen of zieke collega’s niet per ongeluk uit beeld raken?
• Dat de opdrachtgever geattendeerd wordt op zaken waar de medewerkers zich van te voren al druk over maken?
• Dat er dus overzicht blijft en wijzigingen niet tot chaos leiden?

Ogenschijnlijk kleine verstoringen kunnen in zo’n traject leiden tot gedoe en daarmee weerstand. Onze Phaos Office-collega zorgt hier voor rust en overzicht achter de schermen en dat is van onschatbare waarde.

Ontmoeten en ontzorgen

Een van onze eerste acties bij een dergelijk groot traject is dat de Phaos-begeleider samen met de Office-collega het hele traject met de opdrachtgever doorneemt. Van de zijde van de opdrachtgever zitten daar HR en/of de ondersteuner van het traject bij. Het gespreksonderwerp is: “Wat er voor nodig is om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen?”. We ontzorgen de opdrachtgever door aan de voorkant afspraken te maken over wat er gedaan moet worden en in welke volgorde. We attenderen op zaken die zich kunnen voordoen, waar de opdrachtgever dan een antwoord op moet hebben. We delen onze ervaringen met het hoe en het wat van een effectieve communicatie naar alle medewerkers. We managen de verwachtingen over en weer.

Opereren als een team

We kiezen er bewust voor dat ook onze Office-collega in levende lijve kennis maakt met de counterpart van de zijde van de opdrachtgever. Gezien het aantal profielen, zullen de contacten namelijk intensief zijn. Vaak ontstaat er druk, bijvoorbeeld omdat iemand plotsklaps nog een profiel moet krijgen. Elkaar al eens ontmoet hebben verlaagt de drempel, verhoogt het wederzijds begrip en vergroot de inzet om het samen op te lossen. Bovendien is onze Office-collega de 'linking pin' naar de begeleider die soms minder makkelijk snel te bereiken is. Dat betekent voortvarend schakelen.

Feit of fictie: die Insights Discovery vragenlijst kost je toch maar 20 minuten?

Verplaats je eens in de positie van de medewerker die ineens hoort dat hij met zijn collega’s over zichzelf moet gaan praten. En daarvoor eerst een digitale vragenlijst moet invullen, waar dan ‘een rapportje’ uitkomt. Het lijkt simpel, maar dat is het niet voor iedereen. Wij komen tegen dat mensen moeite hebben met het invullen van de vragenlijst omdat zij:

• laaggeletterd zijn;
• Nederlands niet hun eerste taal is;
• dyslexie hebben;
• onhandig zijn met techniek;
• nog nooit bewust over hun kwaliteiten hebben nagedacht;
• niet willen dat collega’s hun profiel te zien krijgen;
• bang zijn dat de uitkomsten van het profiel tegen hen gebruikt kunnen worden.

Er zijn allerlei redenen die ervoor zorgen dat medewerkers al als een berg opzien tegen stap één van een traject. 

Pro-actief en betrokken: we denken mee!

Aan de voorkant van een Insights traject denken wij actief mee over bijvoorbeeld:

1. Hoe een organisatie mensen kan helpen bij het invullen van de vragenlijst, als ze dat moeilijk vinden (bijvoorbeeld door een buddy te hebben).
2. Wat effectieve manieren en momenten zijn om de start van het traject in de organisatie te introduceren.
3. Wat in het bijzonder de leiding moet doen om de beste condities te scheppen om het traject te laten slagen (denk aan thema’s als veiligheid, voorbeeldgedrag of privacy).

Opdrachtgevers hebben hun vizier vaker gericht op het doel dat ze willen bereiken, dan op de wat praktischer zaken dichter bij huis. Krijgen deze echter onvoldoende aandacht, dan is er al weerstand als je nog maar net begonnen bent. Dat is zonde.

Wil je meer weten? Neem dan contact op via info@phaos.nl