15 aug. 2024
Een project kan soms voelen als een marathon. Het is niet alleen een kwestie van goed beginnen, maar vooral ook van energie vasthouden tot de eindstreep. Vanuit het gedachtegoed van Projectmatig Creëren (PMC), neem ik jullie graag mee in diverse strategieën om je projectteam energiek en betrokken te houden, zodat jullie gezamenlijk naar een succesvol resultaat toe kunnen werken.
Allereerst: het is normaal dat de energie binnen een project schommelt. Energie is immers geen stabiel fenomeen. Op sommige momenten is het heel hoog, zoals vlak voor een deadline. Dan wordt er hard en gefocust gewerkt. Over een lange periode kan een team dat echter niet volhouden, zeker niet als ze naast projectwerk ook andere werkzaamheden hebben. Omgekeerd is lage energie niet per se slecht, het biedt immers ruimte voor reflectie. Oftewel, niet iedere energiedip hoeft ‘opgelost’ te worden. En je wilt ook voorkomen dat het je als team in de sleur trekt.
Krachtige start met een Projectstart-up (PSU): Een PSU organiseren bij de start van een project is een krachtige manier om een solide basis te leggen. Het helpt niet alleen om de doelen en verwachtingen te verhelderen, maar ook om de rol en verantwoordelijkheden van elk teamlid duidelijk te maken.
Een PSU is ook het moment om het commitment bij de teamleden te checken en aan te wakkeren. Met commitment bedoelen we dat mensen zich verbinden aan het project én zich verantwoordelijk voelen. De vraag; ‘Wat motiveert jou om je bijdrage te leveren aan dit project?’ kan daarbij helpen.
Werkgerichte sessies in plaats van eindeloze vergaderingen: In plaats van eindeloze vergaderingen te houden, geef ik er de voorkeur aan om werksessies te organiseren. Hierbij werkt het team samen aan specifieke taken en problemen, wat zorgt voor directe vooruitgang en daarnaast de betrokkenheid hooghoudt. Bijvoorbeeld, in plaats van een algemene vergadering over projectvoortgang, kan je een werksessie houden waarin je brainstormt over het betrekken van bepaalde stakeholders bij het project.
Bekijk ook eens onze tool voor het verknoeien van vergaderingen!
Successen vieren en leren van uitdagingen: Het vieren van mijlpalen, hoe klein ook, is cruciaal voor het behouden van motivatie en betrokkenheid. Tegelijkertijd is het belangrijk om open te staan voor feedback en te leren van uitdagingen. Dit aspect van continu leren en verbeteren zorgt voor een veerkrachtig en gemotiveerd team. Bijvoorbeeld, een projectteam dat een gebouw moet opleveren organiseert nadat ze een belangrijk ontwerpdocument hebben afgerond, een informele bijeenkomst om de prestatie te vieren en te erkennen welke inspanningen hebben bijgedragen aan het succes.
Maar, wat nu als je midden in een project zit en je merkt dat het niet lekker loopt? Het identificeren en aanpakken van energielekken is essentieel voor het behouden van het momentum. Wij maken gebruik van de lemniscaat om energiestromen binnen het project in kaart te brengen en potentiële lekken te identificeren. Hoe doe je dat?
Pak een vel papier en teken een kruis met de vier kwadranten van de lemniscaat (ZIJ, IK, WIJ, HET). Ga per kwadrant na wat energie geeft en waar juist energie lekken ontstaan. Loopt het project niet lekker omdat er veel tegengeluid komt vanuit de omgeving (ZIJ), omdat het jou niet lukt je rol goed op te pakken vanwege persoonlijke omstandigheden (IK), omdat het team niet goed naar elkaar communiceert (WIJ) of omdat de rapportage-eisen niet duidelijk zijn (HET)?
Vervolgens zet je deze constateringen om in een beeldende landkaart/visualisatie. We noemen het dan een belevingskaart (zie afbeelding). Visualiseren helpt met het activeren van andere delen van je brein waardoor er nieuwe inzichten kunnen komen.”
Tip: op deze pagina lees je alles over de PMC creatielemniscaat.
Als je dit samen doet, neem dan ook met elkaar deze belevingskaart door. En vraag dan door bij het bespreken van je kaart. Waarom hapert het hier? Wat veroorzaakt het energieverlies? Door deze vragen te stellen op de momenten dat je ze observeert, kun je de energiegevers en energielekken benoemen en bespreekbaar maken.
Nadat de energielekken zijn geïdentificeerd, bespreek je deze met het hele team en/of je opdrachtgever. Een paar tips hierbij zijn:
Persoonlijke APK
Het is niet alleen belangrijk om energielekken te identificeren, maar ook om regelmatig te reflecteren op het energieniveau van je team. Gebruik tools zoals de Persoonlijke APK om regelmatig te reflecteren op je eigen rol en invloed in het project. Dit helpt om zowel persoonlijke als team-gerelateerde energielekken tijdig te signaleren en aan te pakken.
Eendaagse training over energie behouden in je projecten
Merk je dat energie behouden in je projecten voor jou vaak een uitdaging is? Dan is onze module over dit onderwerp een aanrader. In deze eendaagse training leer je precies hoe je energielekken identificeert, hoe je ze oplost en hoe je ze kunt voorkomen in de toekomst.
