Vragen? Bel +31 (0)85 273 6387
PMC Online
strookjes phaos 0008 Laag 20

Neem de tijd voor je begint

9 mei 2022

Phaos Blog Peter neem de tijd

“Nietsvermoedend loop ik naar de koffieautomaat. Onderweg kom ik John tegen. John vraagt me of ik even tijd heb. Voordat het apparaat mijn koffie ingeschonken heeft vertelt hij me dat hij me erg graag een project wil laten doen. Hij schetst kort waar hij mee zit en wat hij wil. Voordat ik mijn koffie heb gedronken ben ik projectleider geworden. ‘Leuk’, denk ik, ‘een nieuwe klus’. Zo keek ik er een maand geleden naar. Nu denk ik ‘waar ben ik aan begonnen’.”

Al jaren geven we trainingen Projectmatig Creëren. De belangrijkste boodschap op de eerste dag is: “zorg voor een heldere projectdefinitie voor je begint”. De praktijk is vaak weerbarstiger. Wanneer we beginnen aan een project nemen we meestal onvoldoende tijd om het project goed in de steigers te zetten. We beginnen te snel.

Tijdwinst

Snel beginnen is juist iets wat we beter niet kunnen doen. Uit onderzoek blijkt dat wanneer we in het begin wat tijd investeren om een project goed in de steigers te zetten, we deze tijd dubbel en dwars terugverdienen. Dat kan oplopen tot een factor 6 tot 8 (dus 1 uur niet investeren in de beginfase betekent 6 tot 8 uur corrigeren naderhand). Niet beginnen dus. Eerst denken….. en dan pas doen, ondanks de druk.

Druk van boven

Opdrachtgevers leggen vaak druk op een projectleider. Soms doordat ze zelf ook druk ervaren van een (politiek) opdrachtgever. Soms omdat ze onderschatten hoeveel tijd het kost. Soms omdat ze zelf geen tijd hebben, iets te graag ontzorgt willen worden en alle verantwoordelijkheid ‘over de schutting gooien’.

Druk van binnen

Ook de projectleider legt zichzelf druk op.
Druk uit:

  • enthousiasme: ‘Alles is leuk’.
  • perfectionisme: ‘Ik moet het zelf doen en direct snappen wat de bedoeling is’.
  • verantwoordelijkheidsgevoel: ‘Het is een belangrijk project. Dit moet op tijd’.
  • gevoel voor hiërarchie: ‘Bevel is bevel’.

En zo zijn er nog wel meer innerlijke stemmetjes. Ze zorgen er allemaal voor dat mensen niet de ruimte durven te nemen om eerst te denken en dan te doen.

Druk van buiten

Tot slot kan de cultuur van de organisatie voor druk zorgen. Het gevoel van haast kan overal in de organisatie voelbaar zijn. Om 20.00 uur ’s avonds worden er nog mails verstuurd. Niemand kijkt ervan op dat je meer dan 8 uur per dag werkt. Je wilt natuurlijk niet uit de toon vallen en gaat gewoon mee.

Denken

Als je stil staat, ontstaat er ruimte om te denken. Je start het denkproces door jezelf, je team of de opdrachtgever een vraag te stellen. PMC biedt verschillende tools om het gesprek op gang te brengen. Zoals de checklist voor de projectdefinitie. Ga met elkaar in gesprek. Betrek de opdrachtgever, het projectteam en andere belanghebbenden. Samen weet je meer en je helpt het denkproces op gang door gedachten met elkaar te delen en onderzoeken. Dit heeft grote invloed op de kans op succes van het project of de opgave.

Enkele tips voor je gaat doen:

  • Neem de tijd om vragen te stellen;
  • Kijk of je de vraag achter de oorspronkelijke opdracht kunt achterhalen. Door 5 keer ‘waarom’ of ‘wat maakt dat…’ te vragen;
  • Aandacht maakt alles mooier. Deze reclameslogan van een woonwarenhuis is een waarheid als een koe.

En hoe ging het verder?

“Ik plan een afspraak in met John van 1,5 uur. Hij accepteert en geeft direct aan maar één uur vrij te kunnen maken. In dat uur bespreken we de opgave. Ik vraag hem naar zijn bedoeling en wat hij wil bereiken. Hij vertelt uitgebreid over de aanleiding en hoe hij ontzorgd wenst te worden. Wat het project exact moet gaan opleveren is hem ook nog niet helemaal helder. Ik stel onder meer vragen als:

  • Waarom dit project?
  • Waarom nu?
  • Wat is er straks klaar?
  • Wat is het resultaat?
  • Wat heb ik dan in handen?
  • Wat gebeurt er als we niets doen?
  • Wanneer ben je tevreden met het resultaat?
  • Ga jij met dit eindresultaat jouw doelstellingen halen?
  • Wanneer moet het klaar zijn?

We concluderen dat één uur niet genoeg is en maken een tweede afspraak.

Nu ik helder heb wat John wil, en wat de opgave inhoudt, kan ik bedenken hoe ik het wil gaan aanpakken. Ik ga de opgave projectmatig aanpakken. Dat is wat John en ik besloten. Nu ik weet wat het project behelst, kan ik ook bedenken wie ik daarbij nodig heb. Ik kan aan de slag. Ik weet hoe en waar ik moet beginnen. Kortom, ik kan iets gaan doen!”

 

Blog door Peter van der Maas