Vragen? Bel +31 (0)85 273 6387
Blended learning
strookjes phaos 0008 Laag 20

Opdrachtgeverschap in een gemeentelijke organisatie

02 juli 2021

Schermafbeelding 2021 07 12 om 11.12.17

Wil de echte opdrachtgever opstaan?

In deze blog schrijf ik over hoe de rol van opdrachtgever voor grotere opgaven, projecten en/of klussen in een gemeentelijke organisatie vaak vorm krijgen. De verschillen in organisatiemodellen (sector-, directiemodel) laat ik buiten beschouwing. Aardema & Koster hebben daarover een boeiend artikel geschreven en het maakt voor mijn betoog geen verschil. Ik ga in dit verhaal ook niet nader in op de verschillende manieren die er zijn om het werk te organiseren (project, programma, proces). Deze worden vanzelf beter naarmate het opdrachtgeverschap beter wordt ingevuld.

De wethouder als bestuurlijk opdrachtgever

Een wethouder* wil de beloften waarmaken die hij in de verkiezingen tot inzet heeft gemaakt om gekozen te worden. Dat gaat over lokale thema’s of een visie op een lokale invulling van landelijke thema’s. Een wethouder heeft gewoonlijk vier jaar de tijd om zijn idealen te verwezenlijken. Om zijn wensen uitgevoerd te krijgen zal hij ze als opdracht uit moeten zetten naar de ambtelijke organisatie. Daar zitten immers de inhoudelijk deskundigen. Vanaf dat moment wordt de wethouder Bestuurlijk Opdrachtgever en komt een opdrachtnemer in beeld. Wil een opdrachtnemer begrijpen wat de wethouder bedoelt, dan is het nodig dat deze dit duidelijk maakt en de opdrachtnemer vervolgens de ruimte geeft om de opdracht uit te werken en vorm te geven. De verwachtingen en ambities van een wethouder zijn hoog en de tijd is beperkt tot vier jaar. Veel wethouders verwachten daarom direct actie. Het komt daarbij ook nogal eens voor dat bestuurlijke wensen worden bijgesteld, al dan niet onder druk van de publieke opinie.
* ook een burgemeester kan bestuurlijk opdrachtgever zijn.

De ambtelijk opdrachtgever

Elke leidinggevende in een gemeentelijke organisatie kan op gezette tijden de rol van opdrachtgever (moeten) vervullen. De opdrachten zijn zeer divers. Zij variëren van (kleinere) interne opdrachten, onderhouds- en beheers werken, ruimtelijke en sociale projecten tot grote(re) maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld economie, duurzaamheid en klimaat. Het opdrachtgeverschap betreft meestal veel verschillende onderwerpen en wordt dan ook vaak gedelegeerd. Dit gedelegeerd opdrachtgeverschap wordt vervuld door teammanagers, coördinatoren, strategisch adviseurs en programmamanagers. Soms is een leidinggevende zonder directe bemoeienis van een wethouder opdrachtgever. Soms is hij de tussenschakel van de wethouder naar de inhoudelijk deskundige. Dit leidt bij medewerkers, maar ook bij de leidinggevende zelf tot spraakverwarring over het opdrachtgeverschap. Is de wethouder nu de opdrachtgever of de betreffende leidinggevende?

De overeenkomst tussen bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap

Een belangrijke overeenkomst tussen beide type opdrachtgevers voor mij is dat het in beide gevallen gaat om een rol. Te weten de rol van opdrachtgever, die zowel door de functies van wethouder als door een lijnmanager vervuld kan worden. Een andere overeenkomst is dat ze vanuit die rol beiden het mandaat hebben om ‘opdrachten’ te verstrekken aan anderen, om iets gerealiseerd te krijgen. Ook dat ze beiden de ‘plicht’ hebben om duidelijk te maken wat ze willen, waarom ze dat willen, waarom ze dat nu willen, wat hun droom is of welk probleem moet worden opgelost enzovoort. Doen ze dat niet dan is een opdrachtnemer zonder kaders en houvast. Hij zal de opdracht dan zelf gaan invullen. Dat kan per ongeluk goed gaan, maar het kan ook tot vertraging en frustratie leiden.
Zowel de bestuurlijk- als de ambtelijk opdrachtgever is dus verantwoordelijk voor de opdracht. Maar daarmee is nog niet scherp waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

De verschillen en de betekenis hiervan voor bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap

Dat de functie van wethouder een andere is dan die van leidinggevende, met andere verantwoordelijkheden en bevoegdheden, is duidelijk. Dat dit betekenis heeft voor de manier waarop de rol van opdrachtgever ingevuld wordt, wordt niet altijd benoemd of onder ogen gezien. Zo is de wethouder kort door de bocht gezegd verantwoordelijk voor het realiseren van het beleid. Daar heeft hij echter een afgebakende periode in tijd voor. Ook is de wethouder degene die politieke verantwoording moet afleggen aan de gemeenteraad. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het doen realiseren van het beleid. Zij moeten ervoor zorgen dat alle wettelijke taken van een gemeente en de beleidswensen van het college van B&W worden uitgevoerd. Zij zijn niet afhankelijk van verkiezingen en hoeven geen politieke verantwoordelijkheid af te leggen. Leidinggevenden zijn er wel voor verantwoordelijk dat het noodzakelijke werk met de beschikbare middelen (mensen en geld) wordt uitgevoerd op een kwalitatief verantwoorde wijze. Daar worden zij op afgerekend door de directie.

De essentie van de rol van de opdrachtgever

Volgens PMC is een opdrachtgever beschikbaar voor de opdrachtnemer. Het maakt niet uit of je bestuurlijk of ambtelijk opdrachtgever bent. Een opdrachtnemer moet bij de opdrachtgever terecht kunnen voor een vraag, een toets of een beslissing. Een opdrachtgever is verder bekwaam om deze rol te vervullen. Dat betekent dat een opdrachtgever zich bewust is van het feit dat zijn handelen als opdrachtgever iets anders vraagt dan het handelen als wethouder of leidinggevende. Hij is zich bewust van de verschillen in belangen en verantwoordelijkheden die bij de rol van opdrachtgever horen en dat die per functie dus verschillend zijn. Hij is bekwaam als hij open staat voor het gesprek, het opheffen van misverstanden en het maken van afspraken. Een opdrachtgever is betrokken bij de opdracht. Wellicht zal iedere opdrachtgever van zichzelf vinden dat hij betrokken is. Toch hoor ik vaak van projectleiders dat ze vinden dat de opdracht over de schutting is gegooid. Dan is het moeilijk om je deskundigheid goed en met plezier om te zetten in acties. Ongeacht of het een bestuurlijke of ambtelijke opdracht betreft.
Tot slot, een opdrachtgever heeft de bevoegdheid om over de benodigde middelen te beslissen. Een bestuurlijk opdrachtgever heeft niet de bevoegdheid om zijn goede ambtelijk apparaat ongelimiteerd in te zetten voor zijn eigen projecten. Een ambtelijk opdrachtgever heeft geen politieke zeggenschap. Er zullen altijd keuzen moeten worden gemaakt. Om deze keuzes goed te maken is het nodig dat een opdrachtgever goede besluitwaardige adviezen krijgt voorgelegd.

Een paar tips voor jou als ambtelijk of bestuurlijk opdrachtgever:

1. Onderken de belangen en de verantwoordelijkheden die je in je reguliere functie hebt en hoe deze kunnen veranderen zodra je de rol van opdrachtgever aanneemt.
2. Bezint eer ge begint. Neem de tijd om je opdrachtnemer te vertellen wat je wilt. Een goede opdrachtnemer heeft tijd nodig om te begrijpen wat je bedoelt, nodig hebt of opgelost wil hebben. Zeker in de beginfase van een nieuwe opdracht is het nodig dat jullie elkaar die tijd te gunnen. Bespreek naast de inhoud van de opdracht ook uitdrukkelijk de verwachtingen. Geef en neem daarbij de tijd om de haalbaarheid te toetsen. Het project zal er beter van worden!
3. Ook medewerkers die niet direct opdrachtnemer zijn willen graag hun deskundigheid aanwenden om jouw probleem op te helpen lossen of iets moois te maken. Geef ze die gelegenheid, in afstemming met je opdrachtnemer. Door hen expliciet te betrekken verhoog je het commitment aan het project. Heb dus vertrouwen in de deskundigheid van medewerkers en laat je tijdig informeren en adviseren.

Voor meer informatie over opdrachtgeverschap ga je naar www.pmc-online.nl of neem je contact op met Finus de Broekert.

Finus