10 jan. 2020
Onder deze titel organiseerden Phaos, Promista en Fortes eind vorig jaar een seminar voor gemeenten. Ook de gemeente Tilburg deed mee met de presentatie van een praktijkcasus.
Agile en Opgavegericht werken: zijn het modekreten of gáát het ergens over? Zoals bleek tijdens het seminar: beide uitspraken zijn waar. Deze benaderingen werken als je ze bewust en bekwaam toepast. Ze werken niet als de leiding verordonneert dat het moet. En ze zijn zeker niet geschikt voor alles wat gemeenten te doen hebben.
Het werken aan opgaven vertoont een aantal kenmerken:
Opgavegericht werken betekent in de eerste plaats loslaten: van de sectorale benadering, van het beheersparadigma en zelfs van het traditionele beeld van wat democratie is. De politiek is bij opgavegericht werken verantwoordelijk voor het inrichten van een integer, zuiver, fair en transparant proces en niet meer voor de uitkomsten daarvan. Dat is een spannende en fundamentele ontwikkeling.
In steeds meer gemeenten wordt Agile gewerkt, zowel in IT-achtige als in gewone' projecten. Dat komt hoofdzakelijk voort uit de behoefte om op een verstandige wijze met ontwikkelingen om te gaan. Elke bestuurder wil èn resultaten laten zien èn flexibel kunnen inspelen op veranderingen die zich voordoen in de complexe (interne en externe) omgeving.
Ook bij opgavegericht en Agile werken blijft de behoefte bestaan om grip te houden op en sturing te geven aan de organisatie. Menskracht en financiële middelen zijn immers beperkt en de opgaven zijn groot in aantal en omvang. Dat vraagt om overzicht, inzicht en handvatten om te kunnen sturen. Projectmatig en Programmatisch Creëren zijn daarbij uiterst behulpzaam. Beide benaderingen zijn erop gericht om opgaven te concretiseren naar resultaten en afspraken, zowel in een Agile (flexibel in projecten) als in een opgavegerichte (gefocust op doelen) context.
In het seminar deelde Eline Kooijman, projectmanager bij de gemeente Tilburg, haar ervaringen met het Agile toepassen van PMC. Zij benadrukte het belang van het sturen op de menskant: met opdrachtgever en teamleden focus aanbrengen en belanghebbenden betrekken. Het belangrijkste is om steeds weer te kijken naar wat ieder heeft gedaan, in welke mate dat bijdraagt aan het doel of resultaat en wat dan de volgende stap gaat zijn. Dat genereert enthousiasme en betrokkenheid, maar uiteindelijk ook steeds meer inzicht en afgewogen beslissingen. En daarmee kun je zeggen dat PMC een Agile projectmanagementmethode is. Voor zover je met elkaar kunt overzien maak je concrete afspraken over activiteiten en taken. Met altijd de focus op het doel dat je voor ogen hebt en de effecten die je met elkaar wilt bereiken.
We constateerden wel dat gemeenten af zullen moeten stappen van het beheersparadigma, maar dat wil nog niet zeggen dat er intern geen sturingsbehoefte meer bestaat. Integendeel, de toenemende complexiteit van gemeentelijke taken en participatie in opgaven vereist een scherpe prioritering bij het inzetten van beperkte mensen en middelen. Prioritering waar het op heel veel plaatsen nog in belangrijke mate aan ontbreekt. Sander Nijenhuis (Fortes) liet tijdens het seminar zien hoe project portfoliomanagement met behulp van de Fortes Change Cloud managers en bestuurders inzicht kan geven in de totale portfolio van projecten, programma's en opgaven. Inzicht dat een voorwaarde vormt voor grip en sturing. De presentatie van Henk Daniel (Promista) belichtte de praktische toepassing daarvan, met als belangrijkste constatering: portfolio management is geen 'rocket science'! Het begint met een eenvoudige en beperkte invoer van relevante informatie in het systeem. Op basis daarvan kan je al aanzienlijke stappen zetten.
Wil je onder een kop koffie doorpraten over dit onderwerp? Stuur dan een mail naar info@phaos.nl
Finus de Broekert
