Veel organisaties zijn enthousiast over hoe effectief en efficiënt je nieuwe opgaven kunt oppakken met PMC. Naarmate het aantal projecten toeneemt, groeit echter ook de kans dat je het overzicht verliest. Over de inhoud en over de capaciteit en het geld dat met al die projecten is gemoeid. PPM biedt concrete tools om dat te voorkomen.
Wat is project portfoliomanagement?
PPM is het door de top van de organisatie aansturen van een of meerdere portfolio’s (groepen) van samenhangende projecten. ‘Aansturen’ in de betekenis van het identificeren, prioriteren, autoriseren, beheersen en evalueren van het geheel aan projecten. Het doel van deze sturing is het afstemmen van de portfolio(s) op de visie en de strategische doelstellingen van de organisatie.
Wanneer is PPM noodzakelijk?
Op veel plaatsen zie je een ambitieus bestuur of management, dat alert is op de wensen van de omgeving en de kansen die zich daar voordoen. Het gaat daarbij in toenemende mate niet alleen om ‘running the business’ (kerntaken uitvoeren) maar ook om ‘changing the business’ (innovatie- en verandertrajecten). Het hoge ambitieniveau en een ‘sense of urgency’, leiden er nog wel eens toe dat de top een groot aantal projecten de organisatie in ‘perst’. Van bewuste selectie is dan lang niet altijd sprake. De organisatie wordt zo overvoerd met opdrachten die allemaal tegelijk moeten worden uitgevoerd en dat leidt tot (te) grote druk. Zeker als sprake is van een 'loyaliteitscultuur', waarbinnen het vrijwel onmogelijk is om een nieuwe opdracht te weigeren. Die overbelasting heeft een aantal ongewenste consequenties:
- Teveel tegelijk betekent lange doorlooptijden en frustratie bij de opdrachtgevers.
- De werkvloer gaat zelf selecteren wat wel en niet wordt opgepakt, op basis van allerlei persoonlijke criteria.
- Gebrek aan overzicht: het is onduidelijk hoeveel mensuren en geld met alle projecten zijn gemoeid, laat staan dat je daarop kan sturen.
- Stategisch belangrijke projecten kunnen niet op tempo worden uitgevoerd.
Wat levert project portfoliomanagement je op?
PPM zorgt ervoor dat aanzienlijk méér projecten op tijd en binnen budget worden afgerond en zichtbaar bijdragen aan de geformuleerde visie en strategische doelstellingen van de organisatie. Portfoliomanagement biedt een mogelijke oplossing. Het ondersteunt de organisatiedoelstellingen met een helder en gedisciplineerd proces voor
- het selecteren van de meest relevant en urgente projecten;
- het prioriteren van opgaven, zeker waar die ‘concurrerend’ zijn;
- het toewijzen van de benodigde mensen en middelen, gegeven de beschikbare capaciteit;
- het evalueren van de voortgang van de projecten binnen de portfolio, leidend tot het opnieuw doorlopen van het proces.
De stappen in PPM
Succesvol project portfoliomanagement vergt een aantal stappen:
- Het begint bij het formuleren van de gezamenlijke visie voor de organisatie: waar wil je staan over pakweg drie of vier jaar. Hoe duidelijker de visie, hoe makkelijker de rest van het PPM-traject.
- Op basis van de visie formuleer je als bestuur de strategie waarmee die visie wordt gerealiseerd. Gaat het bijvoorbeeld om het verlichten van de druk op de woningmarkt door het verdichten van de stad (het realiseren van nieuwe woningen in leegstaande panden en on(der)benutte terreinen in de bestaande stad), internationalisering via partnerschappen met buitenlandse instellingen of het betreden van een nieuwe markt via innovatie en overnames? Visie en strategie zijn ‘leidraad en geweten’ voor het aansturen van de portfolio van projecten. Of, omgekeerd, zonder visie en strategie is PPM onmogelijk, alleen al omdat het toetsingskader voor nieuwe projecten ontbreekt.
- Je brengt de lopende projecten in kaart, te beginnen bij de projecten die afdelings-, divisie- of directie-overstijgend zijn. Getalsmatig is dat te overzien en je bemoeit je nog even niet met het domein van individuele managers. Per project verzamel je (voor zover bekend) gegevens als start-, beoogde en waarschijnlijke einddatum, begroting (inclusief uitputting en geschatte over- en onderschrijding), het aantal betrokken fte’s, namen van opdrachtgever en projectleider, relatie met de strategische doelen en de belangrijkste risico’s.
- Je toetst de verzamelde informatie, bijvoorbeeld: welke informatie ontbreekt nog, welke doelen worden nog onvoldoende ‘bediend’ door de bestaande projecten, welke nieuwe projecten (of andere initiatieven) zijn daarmee aan de orde, welke doelen worden voldoende of zelfs overmatig bediend, zijn de beschikbare middelen adequaat gealloceerd, is er nog voldoende ruimte voor te voorziene nieuwe trajecten, hoe staat het met de druk op de organisatie?
- Je beoordeelt nieuwe projectvoorstellen integraal en objectief, zowel op relevantie als urgentie. Dat wil ook zeggen dat een voorstel éérst moet worden goedgekeurd, voordat er substantieel tijd en geld aan wordt besteed. Past een nieuw project in de portfolio? Nu je een goed overzicht hebt van alle lopende projecten en het daarmee verbonden beslag op capaciteit en geld, is het ook makkelijker om te zien of er ruimte is voor een nieuw initiatief. Zo niet, dan zal er geprioriteerd moeten worden.
- Regelmatig houd je de totale portefeuille tegen het licht.
Tips voor succesvol portfoliomanagement
- Beleg PPM op de goede plaats. Het topmanagement van de organisatie is waar het thuishoort, alleen al vanwege de belangrijke keuzes die aan de orde zijn.
- Versterk het opdrachtgeverschap. Portfoliomanagement vereist een beperkt aantal projecten per opdrachtgever en diens actieve betrokkenheid bij elk project. Daarmee nemen ook het werkplezier en de motivatie van de projectleider en diens team toe.
- Regel (bescheiden) ondersteuning. Zodra het aantal projecten substantieel is, is het waardevol om goede ondersteuning te regelen in de vorm van een projectenbureau (PMO – project management office) en/of een portfoliomanager.
- Gebruik de portfolio als leidraad en geweten. PPM geeft een handzaam kader voor een gesprek over nut en noodzaak nieuwe en bestaande projecten op allerlei plaatsen binnen de organisatie.
- Zie portfoliomanagement (ook) als een cultuurinterventie. De belangrijkste uitdagingen rond het succesvol invoeren van PPM liggen meer bij cultuuraspecten (sturen, kiezen, transparantie) dan in het aanschaffen en leren gebruiken van technische tools. Daarom is het van belang dat het topmanagement vanuit dat bewustzijn denkt en handelt. Vaardig communiceren, helderheid en openheid zijn essentieel.
- Keep It Simple. Begin niet met allerlei ingewikkelde tools, waardoor iedereen zijn ambitie in het PPM-traject verliest. Het in kaart brengen van de lopende organisatiebrede projecten is al heel wat! Heb je dat geregeld, dan zijn er allerlei toepassingen die je verder kunnen ondersteunen.
- Neem de tijd. Succesvol implementeren van portfoliomanagement kost tijd. Wie behoefte heeft aan PPM en nog geen initiatieven daaromheen heeft gepland, heeft al gauw een jaar of twee nodig om het stapsgewijs volledig in de vingers te krijgen.
Tot slot
Een verhelderend inkijkje in de praktische toepassing van PPM door enkele van onze klanten vind je hier. Wie zich in een dag wil laten scholen in de in de en outs van PPM, kan terecht bij deze compacte training van ons partnerbureau Promista. Ben je geïnteresseerd in een gesprek over wat PPM voor jouw organisatie kan betekenen? Mail naar info@phaos.nl.
