7 nov. 2022
De afgelopen weken had ik opvallend veel gesprekken waarbij steeds de vraag naar voren kwam: Wat is mijn rol en wat mag ik van anderen verwachten? Rolverwarring, rolonduidelijkheid en het niet oppakken van rollen spelen een belangrijke rol in gedoe bij projecten en programma’s. Dat veel gesprekken hierop uitdraaiden, heeft ook te maken met mijn eigen nieuwsgierigheid naar en bewustwording van de invloed van rolinvulling op ons werk. Dit is gevoed door de opleiding in Transactionele Analyse die ik volg.
Een ‘rol’ is best een vaag en abstract begrip. Je rol in je werk wordt zichtbaar in de taken en bevoegdheden die je oppakt. Het is je gedrag en het zijn de acties die iemand onderneemt. (Lee, 2016.) De manier waarop je je rol invult wordt gevormd door:
Een rol is dus iets anders dan je functie. Je functietitel kan overeenkomen met de rol die je vervult, maar dat hoeft niet. Zo kan je als teamleider de rol van opdrachtgever vervullen, als beleidsadviseur de rol van projectleider en als projectleider kan je de rol van programmamanager hebben. Daarom spreken wij in ons model van de projectorganisatie altijd over rollen en niet over functies.
In de praktijk van veel klanten speelt rolonduidelijkheid een grote rol bij gedoe in het werk. Het kan leiden tot veel irritatie en onbegrip. Voorbeelden van rolonduidelijkheid zijn:
In alle gevallen wordt er weinig gesproken over hoe iemand zijn of haar eigen rol ziet en over welke verwachtingen anderen hebben. Om projecten en programma’s goed te laten verlopen is het nodig om vaker het gesprek te voeren over rolinvulling. In onze trainingen spelen we vaak een spel rondom rollen, taken en verantwoordelijkheden. Een veel gehoorde conclusie is: “Hier hebben we het veel te weinig over.”
Een rol goed vervullen gaat niet alleen over wat anderen van je verwachten. Het gaat ook over jouw (ideaal)beeld van je rol, zodat je je kwaliteiten er goed in kwijt kan en er plezier aan beleeft. Beide kanten zijn input voor het gesprek over rolinvulling.
Krantz & Maltz (1997) laten dit goed zien in hun model (zie figuur 1). Ze beschrijven 4 dimensies die van invloed zijn op hoe we onze rol vervullen en ervaren. Als deze vier dimensies goed met elkaar overeenkomen, word je bevestigd in je rol. Als deze dimensies (op sommige punten) botsen dan ontstaat er een (intern) rolconflict.
Figuur 1: De 4 dimensies van rolinvulling naar vrije vertaling van Krantz & Maltz
In de linkerkolom staat de rol zoals we die op ons nemen. Dit is hoe wel zelf kijken naar de rol. In de rechterkolom staat de rol zoals deze ons gegeven is door je leidinggevende en directe collega’s. Dit zijn de expliciete en impliciete verwachtingen van anderen. In de bovenste rij worden de formele taken zichtbaar. Deze zijn vaak expliciet benoemd en zijn meestal praktisch of inhoudelijk van aard. In de onderste rij staat dat wat onder water speelt. Het zijn de impliciete, onzichtbare verwachtingen van onszelf en de ander.
Door voor jezelf alle 4 de kwadranten in te vullen, krijg je zicht op wat je bevestigt in je rol en waar rolconflicten ontstaan. Je kan bij de conflicten letten op:
Je gaat hierover met elkaar in gesprek. In hoeverre kloppen je beelden van andermans verwachtingen? Op welke manier kan er meer ruimte ontstaan om je ideale rol vorm te geven? Waar stopt jouw rol en begint die van iemand anders? Wat spreek je af over conflicterende belangen en verwachtingen? Door hier met elkaar over te praten, krijg je meer helderheid over je rol en waarschijnlijk ook meer plezier in je rol. Het lost in ieder geval een heleboel rolonduidelijkheid en rolverwarring op.
Wil je meer weten over wat wij verwachten van verschillende rollen binnen de projectorganisatie, lees dan verder op PMC online. Dit is ook toepasbaar op de programmaorganisatie. Mocht je in jouw organisatie graag in gesprek gaan over rolinvulling, dan helpen we jullie daar graag bij. Neem gerust contact op via info@phaos.nl.
Deze blog is geschreven door Marieke van den Berg
Bronvermeldingen:
