13 aug. 2019
Op weinig plaatsen is het ‘gedoe’ rond de macht zo’n circus als in de VS. Als bewoner van dat land sta ik dan ook iedere dag op met de vraag wat de twitterende Caligula in het Witte Huis nu weer heeft bedacht. Vorige week moest Dan Coats, Director of National Intelligence, de 'tsaar' van de 16 inlichtingendiensten in de VS, opeens het veld ruimen. De belangrijkste reden was dat hij het niet alleen regelmatig oneens was met zijn baas, Donald Trump, maar ook nog eens het lef had om dat te melden. De aanvankelijk beoogde opvolger van Coats, John Ratcliffe, Congressman uit Texas, combineert daarentegen twee heel andere kwaliteiten, die van trouwe hielenlikker en pitbull. Dat past beter bij de stijl van de Trumpiaanse hofhouding.
Het bericht deed me denken aan gesprekken die ik de afgelopen maanden in het beschaafde Nederland had binnen twee grote overheidsorganisaties. Beide ontmoetingen gingen over hetzelfde thema, speaking truth to power, de moed om 'het gezag' tegen te spreken als dat nodig is.
Het eerste gesprek was een intervisiebijeenkomst met een groep projectleiders. Al snel kregen we het over een belangrijk thema binnen Projectmatig Creëren: een van je taken als (beoogd) projectleider is om bij het begin van een project te beoordelen of je daar wel verantwoordelijkheid voor kan en wil nemen. Als dat niet het geval is, bijvoorbeeld omdat het gevraagde resultaat geen oplossing biedt voor de voorgelegde opgave, kan dat betekenen dat je de opdracht (in die vorm) niet aanneemt. “We kunnen wel ophouden als we op die manier met onze opdrachtgevers omgaan!” was een van de reacties uit de groep. Mijn antwoord, dat het erom gaat dat je een professionele en gelijkwaardige relatie met je opdrachtgever cultiveert en dat dat dus ook ongemak op kan en mag leveren, leidde vervolgens tot een mooie dialoog tussen de collega's. De (gedeelde) conclusie was dat het uitgangspunt wel deugt, maar dat het ook moed en vaardigheden vergt om dat in de praktijk te kunnen brengen. En een leidinggevende die je van rugdekking voorziet. Een vraag waar ze niet goed uitkwamen was: ‘Kan het wel bij ons in huis?’ Met andere woorden, staat de cultuur het toe dat je je als professional gelijkwaardig aan de opdrachtgever opstelt? En als dat niet zo is, wat doe je dan? De meningen varieerden van “Ik doe gewoon wat me gezegd wordt; dat gaat prima en scheelt een hoop gedoe” tot “Ik ben een projectleider, die toevallig hier werkt. Als ik mijn vak niet uit mag oefenen zoals het hoort, dan doe ik dat over een jaar elders.”
Het tweede gesprek was tijdens de lunch met een manager van een projectmanagementbureau (PMB, lees: intern uitzendbureau van project- en programmamanagers) van een van de ministeries. Hij vertelde hoe hij enorm last had van zowel bestuurders als topambtenaren, die maar eenzijdig opdrachten bleven stapelen. Van veel aandacht of zorg voor de capaciteit van het bureau was daarbij geen sprake. Inmiddels was de druk zo hoog opgelopen, dat projectleiders begonnen om te vallen. Duidelijke waarschuwingen leidden tot beloften van beterschap, maar er veranderde niets. Tot hij op een vrijdagmiddag een korte mail verstuurde aan de opdrachtgevers: de portefeuille was vol, er kon niets meer bij. ‘Nieuwe opdrachten worden dan ook tot nader order niet meer aangenomen’. Dat gaf grote stennis op maandagmorgen. Op het matje bij de directeur-generaal. Hoe hij het in zijn hóófd haalde! Opeens was er wèl aandacht. Het vergde moed en een koel hoofd om de situatie nog eens uit te leggen en deze top-opdrachtgever te wijzen op zijn aandeel in het ontstaan van het probleem. In alle rust, stevigheid en integriteit. Een ‘helder’ maar goed gesprek volgde, resulterend in een aantal afspraken over de prioritering van nieuwe projecten en programma's en het temporiseren van een aantal lopende opgaven. ‘Speaking Truth To Power’ leverde hier voor iedereen winst op.
Twee verschillende gesprekken over hetzelfde thema. Ze brengen me tot enkele korte bespiegelingen:
Je leidinggevenden en opdrachtgevers hebben, in het belang van de opgave, recht op de (of jouw) waarheid. Als het een beetje meezit verwachten ze die zelfs van jou als professional. Ook als het ze even niet uitkomt. Enig grommen, als je slecht nieuws komt brengen, hoort er ook bij.
Te vaak wordt dienstbaarheid verward met gedienstigheid. Als projectleider werk je altijd ten behoeve van de doelstellingen en ambities van anderen. Soms is het - plat gezegd - gewoon je taak om je opdrachtgever te laten schitteren. En daar is niks mis mee. Het wordt een ander verhaal als dat leidt tot onderdanigheid. Dat is niet meer van deze tijd.
Je kan niet goed functioneren als je je laat leiden door angst voor de hiërarchie. Het verlamt en ondermijnt je integriteit. Je zelfrespect verliezen is nergens voor nodig. We hebben soms ook de neiging om het wat zwaar te maken: ‘Wat als mijn opdrachtgever boos wordt?’ In veel gevallen is het meer onze eigen fantasie die dat soort scenario’s produceert, dan dat er sprake is van een ernstige dreiging. En als het toch lastig wordt, dan denk ik altijd aan een oud-collega, die bij de meest vreselijke gebeurtenissen steevast als eerste reactie had ‘Dàt is interessant!’.
Een vraag die mij nog wel eens helpt is: Wat is de 'uitnodiging' die ik hoor in het gedrag en de taal van opdrachtgevers en leidinggevenden? Die is soms radicaal verschillend: 'Doe wat ik zeg', 'Zoek het alsjeblieft zelf uit', of: 'Zullen we hier samen een mooi project van maken?' Welke uitnodiging neem je (niet) aan? Waarom? Welke uitnodiging zet jij er op jouw beurt tegenover? En hoe zorg je ervoor dat die wordt gehoord? Hoe kan je dat spel spelen? En daar vooral plezier in hebben?
Misschien nog wel het belangrijkste: neem even ruimte voor jezelf in het moment waarop je de uitnodiging van de ander ervaart en voordat je daarop reageert. 'Het oog van de storm'. Elke reactie is goed, zolang je er bewust voor kiest, in plaats van je te laten leiden door een reflex. Blijf aan het stuur staan. En blijf scherp op je eigen motieven. De rol van het stampvoetende kind of de belerende ouder is voor een projectleider óók niet gepast richting opdrachtgever. Ook al lijkt dat soms te voelen als ‘Speaking Truth To Power’.
Herken je het thema? Vind je er wat van of heb je vragen? Mail het naar info@phaos.nl.
Ernst Harting
