Stakeholdermanagement vraagt een helder doel!

Kortgeleden sprak ik Paul, projectleider bij een middelgrote gemeente, over zijn ervaring met stakeholdermanagement. Als ik terugdenk aan dat gesprek gaan mijn nekharen nog steeds rechtovereind staan. Hij vertelde over bijeenkomsten met bewoners, waarin ze in twee grote groepen werkten aan een toekomstvisie voor het dorpscentrum. Deelnemers kregen de ruimte om vrij ideeën en wensen te delen. Ik vroeg hem wat hij ging doen met de brede input die hij daarbij had opgehaald. Zijn reactie was: “Ach, er is weer niks nieuws uitgekomen. Waar zij mee kwamen hadden wij natuurlijk allang bedacht. Maar, we hebben ze in ieder geval het gevoel gegeven dat ze mee hebben kunnen denken; dan krijgen we daar tenminste geen gezeur over.” Er sprak zoveel desinteresse en dedain uit dat ik te perplex was om nog te reageren. 

Waar ging het mis?

Dit voorbeeld van stakeholdermanagement ging in mijn ogen op een aantal fronten mis:

• De werkvorm paste niet bij de vraagstelling. De gesprekken werden in te grote groepen gevoerd (20 mensen), waardoor lang niet iedereen aan bod kwam. Bovendien is er alleen maar informatie opgehaald, waar vervolgens geen enkele prioritering in werd aangebracht. Daardoor leken alle ideeën en wensen even relevant en belangrijk. 
• Het moment in het proces was te laat. De mening binnen de gemeentelijke organisatie was al gevormd, waardoor ze niet meer open stond voor andere beelden en belangen.
• Paul was niet eerlijk naar de wijkbewoners over zijn bedoeling met de bijeenkomst. Met het risico dat bewoners (terecht) argwanend worden. Daar kan je dan gemeentebreed behoorlijk last van krijgen: ‘Ze luisteren toch niet naar ons’.
• En als ik diep in mijn hart kijk, ben ik ook van mening dat zijn neerbuigende houding ten opzichte van de bewoners helemaal niet OK is. 

Het geheel ging echter vooral mis op het doel van de bijeenkomst. Bij Paul was dat volledig defensief: ‘geen last krijgen van’. In dit doel is er geen plek voor de belangen van anderen. Dat is vragen om problemen. Maar ook bij mensen met goede intenties loopt het regelmatig spaak. Zij denken onvoldoende na over het doel van stakeholdermanagement en schieten direct vol in de actiemodus. Ze gaan meteen aan de slag met de 'Hoe-vragen': Hoe vinden we mensen? Hoe betrekken we ze? Hoe richten we het proces in en hoe voer ik het gesprek? Ze staan vooraf niet bewust stil bij het doel van het betrekken van stakeholders, de 'Waarom-vraag'. Hierdoor kloppen de (werk)vorm en het moment ook bij hen vaak niet. Met als resultaat dat betrokkenen de verkeerde verwachtingen hebben en jij ‘irrelevante’ informatie krijgt. Effectief stakeholdermanagement vraagt om focus en dus om een helder doel! 

Doel van stakeholdermanagement

Hierbij enkele tips voor het bepalen van je doel:

• Kijk naar het doel van stakeholdermanagement (en niet naar het doel van het gehele project). Dus stel jezelf vragen als: Wat willen we bereiken met het betrekken van de omgeving? Welk doel hebben we met stakeholdermanagement in dit specifieke project? Wanneer is het betrekken van de omgeving succesvol?
• Voorbeelden van doelen van stakeholdermanagement zijn:
  • Gebruik maken van alle kennis en ervaring van betrokkenen om te komen tot de best mogelijke oplossing.
  • Zorgen dat voor alle partijen winst in het project zit.
  • Voorkomen dat er onverwachte en ‘onnodige’ inspraken worden ingediend.
• Betrek de opdrachtgever actief bij het bepalen van het doel. Hij of zij kan andere belangen en wensen hebben dan de projectleider. Het is van belang dat iedereen zich aan het doel committeert.
• Kies een doel dat ook aantrekkelijk is voor je stakeholders. Als je een (tijds)investering van hen verwacht, is het belangrijk dat er ook voor hen iets te halen valt.
• Maak pas na het vaststellen van je doel een plan van aanpak om aan de slag te gaan.

Tot slot een oproep aan Paul en aan iedereen die zich herkent in zijn verhaal: wees nieuwsgierig naar de ander en naar zijn of haar belangen. Geef daar in je aanpak ruimte voor. Ga aan de slag vanuit gelijkwaardigheid en niet vanuit enkel je eigen belang. Hoe opener je erin staat, hoe meer het ook jou en jouw organisatie het oplevert! 

Wil je meer weten? Volg dan onze training Effectief Stakeholdermanagement. Of mail naar info@phaos.nl

Marieke van den Berg