Stop met reorganiseren! Start met je werk organiseren!

Dit weekend kwam een vriendin even stoom afblazen. Op haar werk is er een reorganisatie gaande, die ze gekscherend ‘de driejaarlijkse stoelendans rond het nieuwe harkje’ noemt. Zelf is ze bezig met een belangrijk project, dat niets te maken heeft met de reorganisatie, maar er wel veel last van heeft. Niemand weet namelijk meer wie waar over gaat en waar iedereen is te vinden. Bovendien moet èn mag iedereen in de organisatie opeens overal iets van vinden. Zo verzandt elke poging tot besluitvorming in één grote Poolse landdag. Haar project dreigt daardoor tot stilstand te komen en daar wordt zij op aangekeken. Met andere woorden: ze had behoefte aan koffie en een goed gesprek. Wat bij ons steevast leidt tot veel wijn en stinkkaas. Hierbij haar relaas.

Reorganiseren om te veranderen

“Ik snap dat allerlei zaken in onze organisatie moeten veranderen. Je moet in beweging blijven om aantrekkelijk te zijn voor je klanten. En het is ook wel goed dat alles weer eens even wordt opgeschud. Zo denken wij het nogal eens beter te weten dan onze klanten en vullen we teveel voor hen in. Ons motto ‘de klant centraal’ komt zo niet echt uit de verf. Verder is de samenwerking tussen verschillende afdelingen niet om over naar huis te schrijven. In mijn project zeggen mensen regelmatig: “Ik weet niet of wij daar eigenlijk wel over mogen beslissen”, om vervolgens óók niet mee te denken over hoe we het gewoon kunnen regelen. Verandering is dus wel goed, maar ik snap niet wat ‘een nieuw harkje’ daaraan bijdraagt. Volgens mij helemaal niks; het creëert vooral onduidelijkheid en dat maakt mensen onzeker. Het frustrerende is dat we dit zes jaar en drie jaar geleden ook al zo hebben geprobeerd, met dezelfde slechte resultaten. We leren daar blijkbaar niet van. 

Tot nu toe droop de teleurstelling van haar stem en stond haar gezicht op onweer en onbegrip, maar opeens slaat dat om en ontstaat er een ondeugend lachje rond haar mond. “Ik bedoel, ‘You cannot solve your problems with the same thinking that created them.’ En dat zijn ze wel weer aan het doen! Daarom frustreert het me zo.”

Ik moet ook gniffelen, omdat we ooit samen deze quote van Einstein ontdekten, die bij ons de trigger is geworden om ‘gedoe’ op een andere manier te bekijken. Ik ga er eens goed voor zitten en stel haar enkele vragen. 

Als we nu eens anders denken, wat is er naast reorganiseren dan nog meer mogelijk?

“Eigenlijk vrij simpel. Aan de slag gaan met het echte probleem, de onderlinge samenwerking. En dan niet via een structuuroplossing, maar investeren in die samenwerking en in het onderlinge begrip. Wat hulp bij het voeren van het goede gesprek over verwachtingen en behoeften tussen en binnen afdelingen zou al heel nuttig zijn. Of, zoals jij altijd zegt, kleine stapjes zetten en niet meteen alles omgooien. Omdat de perfecte oplossing niet bestaat. Kleine stapjes zijn goed te begrijpen, gemakkelijk te starten en desnoods eenvoudig terug te draaien.” 

Welke kleine stap zou jij nu willen zetten in je eigen project?

“Jij ook altijd met je concrete stappen! Maar je hebt wel gelijk. Ik wil voor mijn project in ieder geval zelf dat gesprek aangaan. Ik wil met alle belanghebbenden samen afspraken gaan maken over wie waar over mag beslissen en wie een adviesrol heeft. Dat kan ik eigenlijk best gaan regelen en misschien heeft het ook wel een positief effect op andere opgaven.”

Mooi plan! Het klinkt als een waardevolle kleine stap, waarmee je het werk echt beter gaat organiseren. Staan jullie bij het begin van een project daar dan niet standaard bij stil?

“Nee eigenlijk niet.”

Wat mij bij veel klanten opvalt, is dat juist het maken van dergelijke afspraken steeds belangrijker wordt. Er is nog maar zelden sprake van één opdrachtgever die alles kan bepalen. Bovendien is ook niet altijd helder wie nu wel en niet in het projectteam zitten en wat nu eigenlijk de rol is van de lijn. Voor je het weet heb je een hele groep projecttoeristen, die er van alles van vinden, maar niet de verantwoordelijkheid nemen voor beslissingen of de uitvoering. Is dat herkenbaar?

“Dat is wel herkenbaar ja. Er zijn mensen in mijn project die meer toerist zijn, dan dat ze echt een bijdrage leveren. Hm, mooi! Nu heb ik drie ‘alternatieven’ voor de reorganisatie. We kunnen:

1. zoeken naar het echte probleem en komen met een passende oplossing. Dus een samenwerkingsoplossing voor een samenwerkingsprobleem. 
2. kleine stappen zetten (en het toffe is dat ik dat zèlf kan initiëren). 
3. bij de start van een project expliciet maken wie waarover beslist en wie waarover adviseert. 

Heb jij nog meer ideeën?” 

Als we het toch hebben over de start van een project, dan denk ik dat daar nog wel meer te halen valt. Jullie doen al het werk toch òfwel in de lijn, òfwel in een project?

“Ja?!” zegt ze vragend.

Dat is vaak een te beperkt repertoire. Je kunt wat nu als ‘projecten’ op een hoop wordt geveegd vaak beter verdelen over: 

• echte projecten, die concrete resultaten opleveren; 

• programma’s, gericht op het realiseren van doelen; 

• creatieve processen, waarin je steeds een nieuwe stap zet en dan ontdekt wat de volgende stap moet zijn. 

Dit zijn drie verschillende organisatievormen, met elk een andere aanpak. Ik zie nog wel eens pogingen om via een reorganisatie greep te krijgen op de diversiteit aan opgaven. Het is echter een stuk eenvoudiger en effectiever om in plaats daarvan deze drie aanpakken gericht in te zetten en daar een 'portfolio' van te maken. Dat is een helder overzicht van alle lopende opgaven, compleet met de gekozen aanpak en de verschillende verantwoordelijkheden. Zo breng je orde in de chaos en laat je de rest van de organisatie met rust. Die hebben namelijk ‘gewoon' werk te doen.    

“Ofwel stop met reorganiseren. Start met je werk organiseren!”

Die houd ik erin!

“Genoeg gepraat; het is tijd voor wijn! Proost!”

Tot slot
Wil je ook weten hoe jij persoonlijk, met of zonder reorganisatie, jouw werk beter kunt organiseren? Hoe je bijvoorbeeld kiest tussen een proces-, project- of programma-aanpak? Of hoe je een heldere portfolio opzet? Of wil je sparren over de dilemma’s in jouw organisatie of project? Mail dan naar info@phaos.nl

Marieke van den Berg