6 sep. 2018
Dit jaar publiceerde de Standish Group weer een nieuw CHAOS-rapport. Het is een ontluisterend overzicht van de succes- en faalfactoren van 50.000 projecten wereldwijd in de periode 2013-2017. Alhoewel de onderzoekers uitsluitend kijken naar IT-projecten, zijn de uitkomsten veel breder van toepassing. Het meest fascinerend vind ik hoe ieder jaar weer precies dezelfde factoren de hoofdrol spelen. Steevast staat op nummer één het (niet) functioneren van opdrachtgevers. Exact dezelfde conclusie trekt het Project Management Institute (PMI), waarin meer dan 500.000 projectmanagers over de hele wereld zijn georganiseerd.
Gelukkig leren organisaties ook. Daarom heb ik de ervaringen met onze klanten van de afgelopen jaren eens tegen het licht gehouden en er de tien belangrijkste trends rond projectmanagement uitgefilterd die we daar tegen kwamen. In deze blog beschrijf ik de eerste vijf.
Veel opdrachtgevers zijn nog steeds ‘onbewust onbekwaam’ ten aanzien van de eisen die aan het vervullen van hun rol mogen worden gesteld. Denk alleen al aan de simpele Vier B’s: Bevoegd, Beschikbaar, Bekwaam en Bevlogen. Echter, we hebben nog nooit zoveel opdrachtgevers in (in company) trainingen en workshops gehad als de afgelopen twee jaar. Variërend van een aantal managementteams van een hogeschool tot colleges van B&W plus directeuren van een aantal gemeenten. In een compacte workshop van een dag kan je veel doen en de impact is onmiddellijk voelbaar voor alle betrokkenen. Ook het invoeren van gedelegeerd opdrachtgeverschap levert op veel plaatsen een grote bijdrage - bekijk het interview met een van onze klanten over de positieve effecten voor de gemeente Tilburg.
Het onophoudelijk ‘stapelen’ van steeds meer nieuwe projecten is vrijwel overal een probleem. Bestuur en management zijn vervuld van mooie ambities. Projectmanagement is een geweldige tool om die ambities vorm te geven. De combinatie van die twee leidt op zeer veel plaatsen tot een ineffectieve en inefficiënte last aan projecten, die allemaal tegelijk moeten worden uitgevoerd. PPM stelt de top in staat om te prioriteren, gegeven de strategische doelstellingen van de organisatie. Het succes van projecten neemt daardoor aanzienlijk toe. De druk op de organisatie vermindert. Opdrachtgevers komen weer toe aan hun belangrijkste taak: het creëren van rust en ruimte. Lees ook ons whitepaper over PPM en bekijk een gesprek met enkele van onze klanten over wat PPM voor hun heeft betekend.
Veranderingsprocessen zijn steeds meer een structureel gegeven in organisaties. Het is niet uitzonderlijk als dat een beslag doet op 10 tot 20% van de totale capaciteit (aandacht van de top, uren en budget). Steeds vaker kiest men voor een projectmatige (of programmatische) aanpak van deze organisatieontwikkelingstrajecten. In de uitvoering valt dat nogal eens tegen. Soms omdat de ervaring ontbreekt om deze taaie processen aan te sturen, soms omdat de organisatiecultuur zich niets aantrekt van de ambities van welke opdrachtgever of projectleider dan ook. Soms ook is de aansturende top ‘onderdeel van het probleem.’ Dat alles leidt tot een toename in de problemen en puzzels rond projecten, waar de hele organisatie onder heeft te lijden. Binnenkort verschijnt ons nieuwe artikel over de aanpak van dit soort trajecten.
Naarmate meer werk in projectvorm wordt uitgevoerd, groeit de behoefte aan een kern die dat ondersteunt: door het begeleiden van projectstart-ups, -doorstarts en -evaluaties, het ontwikkelen en up-to-date houden van formats en het faciliteren van projectleiders, opdrachtgevers en anderen in hun verdere professionalisering. Vaak komen daar later taken bij als planning, kostenbeheersing, kwaliteitszorg, rapportages aan management en andere stakeholders en het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen. Ook PPM is zeer gebaat bij een goed PMO. Vaak bestaat dat (in het begin) alleen virtueel en wordt het bemenst door een aantal actieve projectmanagers en -ondersteuners. Dat is een prima aanpak, die uitnodigt tot leren en experimenteren.
Een spannende ontwikkeling van de laatste jaren is het werken aan ‘opgaven’: maatschappelijke vraagstukken die om een oplossing vragen. Maar dan wel in co-creatie tussen meerdere betrokken organisaties en individuen. Uitdagende thema’s zijn het voortdurend ‘van buiten naar binnen kijken’, co-creatie van gelijkwaardige partners, het opgeven van de bestaande sectorale, verkokerde aanpak, nadruk op persoonlijk leiderschap, samenwerken in transfunctionele teams, dialoog, datasturing, prototyping en vooral het op vele fronten ‘loslaten’ van wat men gewend was. Hoe dat zich verhoudt tot projectmatig en (vooral) programmatisch creëren is een boeiende puzzel. Het levert veel vragen op en nog lang niet alle antwoorden. Lees ook onze recente blog over dit thema.
Nieuwsgierig naar de betekenis van deze trends voor je eigen organisatie?
Neem dan contact op via info@phaos.nl
