Voordat de PSU van start kan...

Uiteraard was dit niet het eerste team dat hier tegenaan liep. Onduidelijkheid over de opdracht komt vaak voor omdat de initiatieffase niet volledig wordt doorlopen. Snel starten lijkt belangrijker dan het goede project doen. We krijgen dan ook regelmatig de vraag: 'Wat moet er gedaan zijn voor we aan de PSU kunnen beginnen?' Hieronder geven we daarvoor een checklist. Daarnaast geven we suggesties voor het omgaan met drie veelvoorkomende uitdagingen die aan de PSU voorafgaan.

De initiatieffase

De PSU vindt plaats in de definitiefase. Daar gaat echter de initiatieffase aan vooraf. Wat was ook alweer de bedoeling van deze eerste fase van een project? In de initiatieffase onderzoeken de (beoogde) opdrachtgever en projectleider of het de moeite waard is om van het voorliggende idee of probleem een project te maken. De verantwoordelijkheid voor deze beslissing ligt formeel bij de opdrachtgever, maar het zal zelden voorkomen dat hij/zij dit alleen doet. Deze fase sluit je af met een projectbrief, tenminste, als een project het juiste vervolg lijkt te zijn.

 Als dat inderdaad het geval is, staat je het volgende te doen voorafgaand aan de PSU. Zorg voor:

• een beoogd opdrachtgever en projectleider (niet per se dezelfde als in de initiatieffase).
• een projectteam met de juiste kennis, ervaring, soft skills en commitment voor het project.
• prioriteit (belang en urgentie) binnen de organisatie(s).
• beschikbaarheid van mensen en middelen voor de definitiefase.
• een projectbrief met daarin helder:
         • de uitdaging of het probleem.
         • de aanleiding.
         • de (organisatie) doelen waar het aan bij moet dragen.
         • het globale resultaat.
         • belangrijke randvoorwaarden vanuit de opdrachtgever op het gebied van Tijd, Geld en/of Kwaliteit.

Deze punten heb je niet zomaar voor elkaar. Organisaties lopen in deze fase vaak al tegen verschillende uitdagingen aan. We noemen er drie: 

• De behoefte van de gebruiker is niet duidelijk en/of de ervaren problematiek is diffuus en complex. 
• Alle projecten lijken even belangrijk en even urgent.
• Betrokkenen in het opdrachtgevend systeem (opdrachtgever, klankbord, stuurgroep, bestuurder, lijnmanagers) lijken allemaal iets anders te willen. 

Onduidelijke gebruikersbehoefte en diffuse/complexe problematiek

In de praktijk komen we vaak tegen dat mensen wel denken te weten waar het probleem zit en welke behoefte de toekomstige gebruiker heeft van de projectresultaten. In werkelijkheid is het echter vaak niet gevraagd of onderzocht. Hierdoor mis je allerlei kansen. Ga het gesprek met de gebruikers zelf aan: 

• Kijk met ze mee in de dagelijkse praktijk. 
• Stel vragen. Van vijf keer ‘Waarom?’ vragen is nog nooit iemand dommer geworden. 
• Organiseer een bijeenkomst met het veld/experts/gebruikers/bewoners /klanten en laat hen meedenken over waar het werkelijk om draait. Bepaal samen de meest urgente problemen en welke oorzaak of kern er aangepakt moet worden, bijvoorbeeld door middel van een brainstorm.

Alles is belangrijk en alles moet nu

Dit is voor velen vast herkenbaar. Het zou ook wel geweldig zijn als we met elk idee gewoon aan de slag konden en dat voor alles voldoende mensen, middelen en verandercapaciteit beschikbaar zouden zijn. Deze zaken vormen in de uitvoering echter vaak de bottleneck en leveren daarmee veel frustratie op. Dat is terug te voeren op het gegeven dat in de initiatieffase, met alle goede bedoelingen, er geen (soms pijnlijke) keuzes worden gemaakt om dingen (nu) niet te doen. In latere fases van de projecten komt die pijn dan alsnog, als het project uitloopt, veel duurder blijkt te zijn dan gedacht of niet oplevert wat we ervan verwachtten. Het aangewezen instrument om die weloverwogen keuzes voorafgaand aan de start van projecten wel te maken is project portfolio management (PPM). Meer informatie hierover vind je in onze whitepaper Project Portfoliomanagement.

Betrokkenen lijken allemaal iets anders te willen

Bij complexe opgaven en/of omgevingen is er meestal niet sprake van één opdrachtgever, maar van een opdrachtgevend systeem, met daarbinnen meerdere betrokkenen. Zodra je met meer mensen te maken hebt, zijn er ook verschillende meningen en belangen. Om vanuit dat systeem een heldere opdracht te kunnen verstrekken, dient men het eerst onderling eens te worden over de opdracht. Een opdrachtatelier kan hierin de reikende hand bieden. 

Het opdrachtatelier

In deze bijeenkomst gaan de belangrijkste stakeholders het gesprek aan om samen de verschillende verwachtingen en beelden te onderzoeken en de projectopdracht te ontwerpen. Wie doen mee? Denk aan de opdrachtgever, stuurgroepleden en de beoogd projectleider, bestuurders, vertegenwoordigers van de gebruikers en/of de lijnorganisatie en (inhoudelijke) adviseurs. 

Stappen in een opdrachtatelier kunnen zijn: 

• Letterlijk visualiseren (met tekeningen, afbeeldingen, voorwerpen) van het doel dat iedereen voor ogen heeft met dit project en hier een gezamenlijke rode draad uit halen.
• Het probleem verkennen en verdiepen en elkaar bevragen om samen tot de kern te komen. 
• In kaart brengen van de gewenste competenties, kennis en ervaring van het projectteam en het opdrachtgevend systeem. Eventueel kan hier ook bepaald worden wie het best de formele opdrachtgever zou zijn (als dat nog niet besloten is).

Een dergelijk atelier zorgt voor een gedragen opdracht, helderheid over de verwachtingen aan het project en uiteraard een goede voorbereiding van de PSU.

Tot slot

Heb je als projectleider of PSU-begeleider het idee dat de opdracht nog niet helder is? Twijfel dan niet en ga het gesprek aan! Wees nieuwsgierig. Ga onderzoeken. Bevraag elkaar. Ontdek ieders ideeën, beelden en veronderstellingen. Alleen zo kom je samen tot de juiste projecten. Heb je vragen over hoe je dit concreet aanpakt in jouw situatie en wil je hierover sparren? Dan denken we graag (en zonder kosten) met je mee. Neem contact op via info@phaos.nl

Projectstart-Upbegeleiders zijn doorslaggevend bij het professionaliseren van projectmanagement. Onmisbaar als adviseurs van opdrachtgevers, projectleiders en –teams en als PMC-ambassadeurs! In onze praktijkgerichte en zeer effectieve training leer je hoe je PSU's, doorstarts en evaluaties faciliteert.