3 manieren om energie te houden in je project

Het is een vaak gestelde vraag tijdens onze PMC-trainingen: "Wat kan ik doen als de energie in het project vermindert?”. De vraag kent vele varianten die gaan over motivatie of commitment. Het zal voor velen ook een bekend fenomeen zijn; het ene project is het andere niet. 

Je hebt ze: projecten waar het op rolletjes loopt en iedereen zijn aandeel pakt. Aan de andere kant heb je ook projecten waar je ’s nachts wakker van ligt: de voortgang stokt, enthousiasme is ver te zoeken en je gaat zelf steeds harder werken. Hier ga ik in op drie dingen die je dan kunt doen. Deze blog is ook een prelude op de verdiepende module over ‘energie behouden in je project’.

Wat gaat er mis? En hoe heb je daar last van?

Voordat ik dingen benoem die je kunt doen, eerst een stap terug. Als we ons storen aan hoe het loopt in het project, wat gaat er dan eigenlijk mis? Voor het signaleren van het ervaren probleem kun je het lemniscaat gebruiken. Heb je het gevoel dat de ZIJ-kant voor een energielek zorgt? Zit het in het persoonlijk commitment (IK)? Ontbreekt het aan een WIJ-gevoel of is er in de planning (HET) een blokkade?

De creatielemniscaat, van PMC-online

De vervolgvraag hierbij is: hoe heb je last van dit probleem? Maak het concreet, zoals je dat voor een projectdefinitie of activiteitenplanning ook doet. Dus niet “er is geen commitment” maar “Jan heeft nu 2 keer een deadline niet gehaald, daardoor dreigen we het voorlopig ontwerp niet op tijd af te hebben”. Je mag de tijd nemen voor het beantwoorden van deze twee vragen want dat geeft ruimte voor reflectie en de mogelijkheid om te kiezen hoe te reageren. Hiervoor zien we grofweg 3 mogelijkheden:

1. Je verdraagt de situatie. 

2. Je kunt zelf iets doen.

3. Je gaat in gesprek.

Veel projectleiders zullen van nature zeer geïnteresseerd zijn in optie 2. Iets doen! Voordat ik die toelicht, aandacht voor de gedachte van nietsdoen. Laat de tijd zijn werk doen.  

"Nietsdoen is nooit zonde van je tijd"

Uit: 'Grote Panda & Kleine Draak' van James Norbury

1. Je verdraagt de situatie

Het kan lastig zijn om rustig te blijven wanneer het niet loopt. Toch is het belangrijk om je kalmte te bewaren om later weer effectief te kunnen handelen. Het is nuttig om te erkennen dat motivatie en productiviteit cyclisch zijn: de boog kan niet altijd gespannen staan. Hier zijn enkele strategieën om rustig te blijven in dergelijke situaties:

• Perspectief behouden: probeer de situatie in perspectief te plaatsen en te erkennen dat tegenslagen en uitdagingen normaal zijn in elk project. Focus op de lange termijn doelen en bedenk dat dit slechts een hobbel is op de weg naar succes.
  
  
• Zorg voor steun: bespreek je zorgen en uitdagingen met collega's, mentoren of vrienden die ervaring hebben met projectmanagement. Ze kunnen waardevolle inzichten bieden om je te helpen omgaan met de situatie.
  
  
• Zelfzorg: vergeet niet voor jezelf te zorgen, juist in tijden van stress. Neem regelmatig pauzes, eet gezond, slaap voldoende en zoek ontspanning in activiteiten die je leuk vindt. Dit helpt je om je veerkracht te vergroten en met moeilijkheden om te gaan.

Het is normaal om gevoelens van frustratie en stress te ervaren wanneer het tegenzit. Door rustig te blijven, kun je effectief omgaan met de uitdagingen. 

2. Je kunt zelf iets doen

Jippie! Aan de slag, de handen uit de mouwen. Als je een idee hebt waar de schoen wringt, kun je daarop een interventie doen. Er is veel onderzoek* gedaan naar het welslagen van projecten. En onderzoekers identificeren belangrijke factoren die bijdragen aan succes. Enkele zijn te beïnvloeden door de projectleider en hebben effect op energie.

• Duidelijk gedefinieerd eindresultaat: als je merkt dat vaagheid van het resultaat een thema is waardoor de energie weglekt, kun je het resultaat met de opdrachtgever en het team verder specificeren. Als het onduidelijk is, kunnen mensen hun energie niet richten op een duidelijk resultaat. Zo kun je gerichte actie ondernemen en bijvoorbeeld de tool ‘kwaliteitsmatrix’ gebruiken die je op onze website PMC-online vindt. 
  
  
• Betrokkenheid gebruikers: soms is het gebrek aan draagvlak een issue waardoor de motivatie langzaamaan verdwijnt. Om gebruikers effectief te betrekken kun je een participatieve aanpak hanteren. Dit doe je door regelmatige communicatie met de gebruikers. Denk aan het organiseren van gebruikersbijeenkomsten, interviews of focusgroepen. Door actief te luisteren naar de behoeften en feedback van de gebruikers, kunnen wij hun perspectieven beter begrijpen en integreren in het project. 
  
  
  Overgenomen van vraagzin.nl 
  
  Het is belangrijk om de gebruikers als waardevolle stakeholders te beschouwen. Door hen een stem te geven en te laten voelen dat hun input gewaardeerd wordt, kunnen wij een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid creëren. Ook voor stakeholdermanagement organiseert Phaos een verdiepingsmodule. 
  
  
• Realistische planning: daarnaast is het van belang om de focus te verleggen naar kleine, haalbare resultaten. Verdeel het project in kleinere taken en stel realistische mijlpalen vast. Door het behalen van tussentijdse resultaten kan de motivatie geleidelijk worden hersteld. Zorg ervoor dat je ook erkenning geeft voor de inspanningen van individuele teamleden. Onthoud dat het verdragen van lagere motivatie een tijdelijke fase is en dat het belangrijk is het team te ondersteunen.

Je merkt al dat ‘zelf iets doen’ vrijwel altijd ook iets van optie 3 ‘je gaat in gesprek’ in zich heeft. Het onderscheid zit vooral in het actiegerichte karakter van de interventies die ik hierboven beschrijf. Je kunt hier zelf mee aan de slag. Maar in je eentje zul je het project meestal niet vlot trekken. En dan is het moedige gesprek met de opdrachtgever of het team(lid) nodig om verder te komen. 

3. Je gaat in gesprek

In dat moedige gesprek kan het gaan over dynamieken in het ZIJ-, IK- of WIJ-domein. Het moedige gesprek verwijst naar een soms uitdagend gesprek dat aangegaan wordt om te praten over gevoelige onderwerpen. 

Een moedig gesprek kan gaan over onderwerpen zoals conflicten, slechte prestaties, ongepast gedrag, ongelijkheid of andere zaken die lastig zijn om aan te kaarten. Het vereist dat de deelnemers bereid zijn om ongemakkelijke emoties te ervaren. Het doel van een moedig gesprek is om de communicatie te verbeteren, begrip op te bouwen, problemen op te lossen en relaties te versterken. We schreven in eerdere blogs al over ‘rake vragen stellen’ en ‘de kracht van de dialoog’. 

Ik geef twee voorbeelden van invalshoeken voor dat moedige gesprek. 

• ZIJ: het gesprek met de opdrachtgever of het opdrachtgevend systeem. De achtergrond kan zijn dat er een noodzaak is om te ‘hercontracteren’ of dat de 4 B’s nog niet goed ingevuld worden. Lukt het om specifiek te benoemen waar jij als projectleider behoefte aan hebt en om hier een concreet verzoek in te doen? Laatst sprak ik een projectleider die ‘vertrouwen’ miste van zijn opdrachtgever. Hij vond het lastig om een concreet verzoek te doen van wat hij daarin nodig had van zijn opdrachtgever. Lees de blog van mijn collega Kirsten over het doen van een verzoek volgens het gedachtegoed van geweldloos communiceren. 
• WIJ: velen van ons zijn bekend met de fases van teamontwikkeling van Tuckman** of de piramide van Lencioni***. In het kort kun je stellen dat het tijd kost om een presterend team te vormen en dat je daarbij onherroepelijk groeistuipen beleeft. Basisvoorwaarden als vertrouwen kweken en het conflict aangaan horen erbij. Op onze pagina over teamontwikkeling vind je onze gedachten hierover en de tools om het moedige gesprek als team te voeren.  

Uit: Dit, filosofische gedichtenbundel van Tiny Fisscher en Iris van der Veen

In onze toolkit vind je heel toegankelijke methoden waarin op een speelse manier het onbespreekbare op tafel komt. Kennis hebben van elkaars gedragsvoorkeuren via bijvoorbeeld Insights Discovery kan ook helpen in begrip en positieve beweging. Neem de tijd om elkaar te leren begrijpen en er voor elkaar te zijn. Zo dien je de belangen van het project en de organisatie het beste. 

Verder verdiepen met Phaos

Houdt dit thema je bezig? En wil je er meer over leren en de dialoog aangaan met anderen? Schrijf je dan in voor de verdiepingsmodule Energie in je project behouden. 

En welke optie je ook kiest: overschat niet wat je in een maand kunt doen en onderschat niet wat je in een jaar kunt bereiken. Veel energie toegewenst!

Auteur: Thijs van den Broek 

Bronnen en tevens leestips

* Zie bijvoorbeeld het werk van de Standish Group in hun onderzoeken getiteld ‘Chaos Report’, deze onderzoeken worden elke paar jaar uitgevoerd.  

** Tuckmans stadia van groepsvorming, ook bekend onder de noemer forming – storming – norming – performing, is een psychologisch model uit de groepsdynamica dat ontwikkeld is door de Amerikaanse sociaal psycholoog Bruce Tuckman. Hij publiceerde hier voor het eerst over in 1965. Je leest er meer over op PMC-online. 

*** Zie het boek van Patrick Lencioni, de vijf frustaties van teamwork uit 2012. De essentie hiervan is ook te lezen op PMC-online.