29 okt. 2024
Onlangs overkwam het me weer. Ik had een goede planning gemaakt om mijn training voor te bereiden. Scherp op de tijd, maar haalbaar. En op het moment suprême, ja hoor, weigerde de printer. Een storing, vast te verhelpen, maar niet op dat moment en die dag. Ik hoorde mezelf innerlijk schelden op het apparaat. Verloren energie natuurlijk, want het apparaat heeft geen oren en zal zich zeker niks aantrekken van mijn stille verwijten.
Herkenbaar? Als projectleider heb je ongetwijfeld soortgelijke situaties meegemaakt. Je hebt een zorgvuldige planning, en dan komt er ineens iets tussen. Een printer die niet werkt, een ziek teamlid, of informatie die niet op tijd binnenkomt. Op zichzelf geen enorme drama’s, maar in een strak schema kunnen ze behoorlijk wat stress veroorzaken.
Vaak schrijven we zulke tegenslagen toe aan pech, en dat is soms ook zo. Maar er zit ook een andere, minder zichtbare oorzaak achter: onze natuurlijke neiging om te optimistisch te plannen. In de psychologie wordt dit een bias genoemd—een mentale snelweg die ons helpt om sneller beslissingen te nemen. Je brein maakt gebruik van allerlei aannames, zonder deze te toetsen. Handig, maar verraderlijk wanneer het gaat om tijdsinschattingen.
De meeste mensen zijn geneigd om een te positieve inschatting te maken over tijd in de toekomst. Dit fenomeen werd door de psychologen Kahneman en Sversky Planning Fallacy genoemd. We denken meer tijd te hebben, dan er werkelijk is en de tijd die het kost om activiteiten uit te voeren schatten we ook te positief in. Dit betekent dat tegenslagen zoals een kapotte printer of ontbrekende informatie eerder regel dan uitzondering zijn.
Hier zijn een paar tips om je planning realistisch te houden:
1. Bouw marges in
Voeg standaard 10% extra tijd toe aan je activiteiten. Deze buffer vangt onverwachte vertragingen op.
2. Plan vooruit
Zorg ervoor dat je belangrijke deadlines niet op het allerlaatste moment probeert te halen. Lever iets dat vrijdag om 9.00 uur klaar moet zijn, bijvoorbeeld een dag eerder in. Dat geeft je de ruimte om onverwachte problemen op te vangen.
3. Gebruik je tijd slim
Als alles soepel verloopt en je bent eerder klaar, heb je tijd over voor die kop koffie met je collega of om alvast aan de volgende taak te beginnen. En als het een keer écht misgaat, tja, dan mag je van mij gerust even die printer verwensen—maar zonder stress, want jij hebt je marge.
Plannen is essentieel voor succesvolle projecten, en het gaat verder dan alleen een goede planning. Het draait om realistische verwachtingen, flexibiliteit en de juiste strategieën om tegenslagen op te vangen. Wil jij leren hoe je projecten effectief stuurt en hoe je planningsissues kunt managen en voorkomen? Kijk dan eens naar onze PMC-module ‘Sturen op projecten in de uitvoering’.
