Help - ik heb een nieuwe wethouder!

Over een week zijn de gemeenteraadsverkiezingen. Spannend voor de duizenden raadsleden en de vele wethouders. En voor jou als gemeenteambtenaar. Zeker als je bezig bent met opgavegericht werken! Na de coalitieonderhandelingen worden jij en je collega’s massaal geconfronteerd met nieuwe wethouders als bestuurlijk opdrachtgever. Wat wordt de koers van het kersverse college? Wie zijn die nieuwe wethouders? Wat betekent de wisseling van de wacht voor jouw project, programma of proces en je eigen speelruimte daarbinnen? Wordt het (weer) een partnership, of gaat het er heel anders uitzien?

Voor onervaren bestuurders wordt het zoeken naar hun nieuwe rol als bestuurlijk opdrachtgever. Het professioneel invullen daarvan is echter cruciaal voor het slagen van opgaven, zoals we al eens schreven in onze blog Opgavegericht Werken. Als ambtelijk opdrachtgever of project-, programma of procesmanager heb je er dus alle belang bij dat deze rol vanaf het eerste moment zo goed mogelijk wordt vervuld. We zetten een aantal tips op een rij hoe je de nieuwe wethouder daarbij kan helpen. Zodat de bestuurder kan stralen, jij in je kracht staat, de organisatie haar grenzen bewaakt en je samen mooie opgaven realiseert.

Investeer in de relatie
Een vertrouwensband en een gelijkwaardige relatie zijn noodzakelijk om goed samen te kunnen werken. Leer elkaar, elkaars verlangens, behoeftes, ambities en interesses kennen, zodat je elkaar straks kunt vinden in voor- en tegenspoed. Contact gaat voor contract. Goed contact maakt het mogelijk om waar nodig het moedige gesprek aan te gaan, ook nee te zeggen, elkaar aan te kunnen spreken op verantwoordelijkheden, keuzes af te dwingen en zorgen te uiten.

Deel kennis over rollen, taken en verantwoordelijkheden
De wethouders zijn nieuw en wellicht onbekend met de spelregels van opgavegericht werken. Mogelijk is het de eerste keer dat zij sturing geven aan projecten, programma’s en processen. Neem hen daarom mee in wat het betekent om bestuurlijk opdrachtgever te zijn. Wat mogen zij verwachten van de organisatie én omgekeerd. Deel je kennis over het verschil tussen projecten, programma’s, processen en reguliere lijnwerkzaamheden. Organiseer bijvoorbeeld een workshop voor ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgevers over het aansturen van (verander)opgaven. Zo’n sessie is heel effectief in het overdragen van kennis, het onderzoeken van onderlinge verwachtingen en het creëren van een gevoel van gezamenlijkheid.

Laat prioriteiten stellen
Het is de taak van bestuurders om een ambitieuze agenda op te stellen en het ambtelijk apparaat uit te dagen om buiten de kaders te denken. Zij stellen de doelen vast en formuleren de belangrijkste uitdagingen. Ambtenaren zetten vervolgens hun kennis, ervaring en creativiteit in om met effectieve en efficiënte oplossingen te komen. Maar wel op basis van gelijkwaardigheid. Daarmee is het ook je taak om helder te maken wat wel en wat niet kan en aan te geven wanneer keuzes aan de orde zijn, zelfs als de wethouder dat eigenlijk niet wil horen. Dit spel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer leidt, als het goed is, tot bestuurlijke prioriteiten. Paradoxaal genoeg is dat bij veel bestuurders impopulair, terwijl het voor hen toch de enige manier is om de touwtjes in handen te krijgen. Want zodra het bestuur geen expliciete keuzes maakt, doen ambtenaren op uitvoerend niveau dat impliciet. Zij kunnen namelijk niet alles tegelijk. Bestuurders worden zo achteraf geconfronteerd met uitgelopen projecten en (politieke) toezeggingen die niet waargemaakt kunnen worden. Door keuzes af te dwingen en zo ‘de ellende naar voren te halen’ bescherm je dus de wethouder. En voorkom je allerlei negatieve consequenties van het voortdurend overvragen van de organisatie.

Investeer in portfoliomanagement
De meeste gemeentebesturen hebben onvoldoende inzicht in het totaal van alle lopende en toekomstige opgaven. Daarbij gaat het zowel om het aantal opgaven als het belang daarvan, de onderlinge samenhang, de omvang in tijd en middelen, etcetera. Dit maakt het lastig of zelfs onmogelijk om verantwoord prioriteiten te stellen en de impact van keuzes te overzien. Portfoliomanagement levert een integraal toetsingskader voor nieuwe opgaven, onderbouwt de noodzakelijke keuzes, maakt de consequenties inzichtelijk en voorziet in de beheersing van lopende opgaven. Daarmee is het een belangrijk instrument om opgavegericht werken verder te professionaliseren.

Hercontracteer lopende opgaven
Ieder nieuw college krijgt van zijn voorganger een erfenis mee van opgaven die nog niet zijn afgerond. Het is zaak om hier bewust bij stil te staan. Ga als ambtelijk opdrachtnemer over deze opgaven in gesprek met je nieuwe bestuurder. Met een nieuw collegeakkoord of een andere wethouder kan de basis onder een project, programma of proces wegvallen. Je wilt dit zo snel mogelijk boven tafel hebben, om verspilling van middelen en onderlinge irritatie en frustratie te voorkomen. Het bewust herijken en eventueel aanpassen van het project- of programmacontract noemen we ‘hercontracteren’. Relevante vragen daarbij zijn: Onderschrijft de nieuwe opdrachtgever het belang en de urgentie van de vraagstelling? Staat hij of zij ook achter de gekozen oplossingsrichting? Blijven dezelfde middelen beschikbaar? Hebben beide partijen dezelfde verwachtingen? Zo niet, wat is er dan nodig om wel overeenstemming te vinden? Door te hercontracteren zorg je ervoor dat ook lopende opgaven weer een gecommitteerde opdrachtgever krijgen.

Aan de slag
Met het aantreden van een nieuw college ben je vol aan zet om de condities te creëren voor succesvol opgavegericht werken. Je hoeft dat niet alleen te doen. Wil je aan de slag met een workshop voor (bestuurlijke) opdrachtgevers? Heb je behoefte aan een sparringspartner over de vraag hoe het college te verleiden tot professioneel opdrachtgeverschap van (verander)opgaven? Zoek je ondersteuning in je eigen functioneren als leider van opgaven? Wil je samen met collega’s een slag maken in je professionalisering? Neem dan over deze en andere vragen vooral contact met ons op. Wij denken graag met je mee!