De inzichten over projectmanagement zijn in beweging, en eigenlijk is dat al een hele tijd zo. Het Agile-gedachtegoed heeft de laatste 10 à 15 jaar een grote vlucht genomen. In trainingen worden wij geregeld gevraagd naar de verschillen en overeenkomsten tussen Agile, Scrum en Projectmatig Creëren (PMC). Tijd om hier weer eens aandacht aan te besteden.
Agile en Scrum
Allereerst het verschil tussen Agile en Scrum. Agile is een gedachtegoed of filosofie die oorspronkelijk bedacht is voor het ontwikkelen van software. De nadruk hierbij ligt op flexibiliteit, samenwerking en snelle aanpassingen aan veranderingen. Agile bevat waarden en principes die teams helpen om beter samen te werken en sneller resultaten te boeken.
Scrum is een specifieke methodiek binnen de Agile filosofie. Met scrum kan je op een agile manier projecten realiseren. Het biedt houvast en helpt om efficiënt en georganiseerd te werken. Scrum werkt met specifieke rollen en korte werkperiodes (sprints), waarin een team steeds opnieuw een klein resultaat oplevert. Elke sprint eindigt met een evaluatie en een planning voor de volgende sprint met het volgende resultaat.
Agile en het gedachtegoed van PMC
PMC en Agile zijn allebei ontstaan als reactie op het ‘waterval’-gedachtegoed. Die traditionele manier van projectmanagement is in onze ogen te veel gericht op controle door middel van structuuraspecten als planningen, begrotingen en risicomanagement. Zowel in Agile als in PMC staan de mensen (gebruikers en makers) centraal. Agile en PMC zijn los van elkaar ontstaan, maar hebben belangrijke overeenkomsten:
-
Doelen en resultaten
Agile en PMC zijn allebei ontwikkeld als onderlegger om het doel voor ogen te houden en intussen resultaten te boeken. De bijbehorende methodes (Scrum en PMC) werken planmatig.
-
Teamwerk
In allebei is de samenwerking binnen het team en het commitment van de teamleden heel belangrijk. Goede communicatie en samen leren zijn essentieel voor succes. Ook benadrukken Agile en PMC allebei het belang van samen aan iets werken en samen tijd doorbrengen, en vertrouwen ze erop dat teamleden weten wat er nodig is.
-
Gebruikers betrekken
Beide benadrukken het belang van het betrekken van gebruikers en goed contact houden met de omgeving waarin je werkt.
-
Feedback en aanpassing
Zowel Agile als PMC gebruikt feedback om het werk te verbeteren en gelooft dat niet alles in een keer uit te denken is. Agile doet dit door continue aanpassing; PMC maakt gebruik van hercontracteren en evaluatiemomenten na belangrijke fases.
Met andere woorden: Agile en PMC gebruiken andere terminologie, maar lijken als gedachtegoed sterk op elkaar. Een paar jaar terug schreven we hier al eens deze blog over.
PMC als methode en Scrum
Zoals Scrum een projectmanagementmethode binnen in het Agile gedachtegoed is, is PMC zelf natuurlijk ook een methode. Beide methodes hebben stappen, rollen en werkvormen die houvast bieden om daadwerkelijk resultaten te boeken.
Op een aantal punten passen PMC en Scrum heel goed bij elkaar. Sommige Scrum-onderdelen gebruiken we zelfs graag in PMC. Enkele voorbeelden:
- Samenwerking: De bijeenkomsten van Scrum, zoals een (dagelijkse) stand-up en verschillende evaluaties, kunnen goed gebruikt worden in de uitvoering van een project met PMC-aanpak.
- Kortcyclisch plannen. PMC zet in de meeste gevallen niet in op een detailplanning voor alles bij de start van het project. Er is alleen een detailplanning voor de eerste paar weken. De rest van de planning is op hoofdlijnen en wordt steeds verder uitgewerkt. Dit is ontleend aan de planning per sprint van Scrum.
Hoe je Scrum concreet in kan zetten in PMC lees je hier.
Tegelijkertijd zijn er ook verschillen:
Rollen
- Scrum werkt met specifieke rollen: de Scrum Master faciliteert het proces en coacht het team, de Product Owner bepaalt het ‘wat’ en stemt af met stakeholders en het ontwikkelteam werkt zelfsturend.
- PMC werkt met een projectleider en projectteam die het project uitvoeren, een opdrachtgever of opdrachtgevend systeem die de opdracht bepalen en een facilitator die PSU’s en grote bijeenkomsten begeleidt. De projectleider is eindverantwoordelijk voor het resultaat en stuurt het team en de teamontwikkeling aan.
Fasering en documentatie
- Scrum kent geen formele fasering. De uitvoering wordt gedaan in korte sprints. Het team past de inhoud van het project aan op basis van feedback en veranderende omstandigheden. Scrum documenteert in een product back-log en een sprint back-log.
- PMC kent vier fases, waarbij veel nadruk op de initiatief- en definitiefase ligt. Daarin wordt de opdracht zo scherp mogelijk gedefinieerd voor het project. In de deelfases tijdens de uitvoering kan het resultaat verder aangescherpt worden. PMC werkt met een opdracht, projectcontract en voortgangsrapportages.
Planning
- Scrum richt zich op de kortetermijnplanning van een sprint, die meestal twee tot vier weken duurt. Er is geen langetermijnplanning en niet altijd een einddatum.
- PMC maakt gebruik van een langetermijnplanning op hoofdlijnen die het hele project beslaat, met einddatum. Voor de korteretermijn is er een gedetailleerde planning voor vier tot zes weken.
Taal
Zoals hierboven te lezen is, hebben beide methodes hun eigen jargon. Om goed samen te kunnen werken is een gedeelde taal en begrip van woorden aan te raden.
Kies een methode
Vanwege de verschillen en vooral het taalaspect is het verstandig te kiezen voor de ene óf de andere methode. De keuze voor PMC of Scrum hangt sterk af van de aard van het project, de context en de organisatie.
Kies voor scrum als:
- je continu doorontwikkelt en het eindresultaat niet meteen vast hoeft te liggen;
- je lange tijd met een vast en volledig beschikbaar team aan de slag kan.
Kies voor PMC als:
- je een specifiek (eind)resultaat voor ogen hebt, met mogelijk eerst een ontwerp of onderzoeksfase en daarna een doordachte fysieke uitvoering;
- de besluitvorming over het project plaatsvindt in een opdrachtgevend systeem met veel mensen en partijen;
- je een harde deadline hebt waarop iets af moet zijn;
- je met wisselende teams werkt.
Kijk zorgvuldig naar wat past bij jouw vraagstuk en organisatie en staar je niet blind op de (voor)oordelen over de ene of de andere methode. En heb je vragen? Weet ons te vinden voor advies!
Auteur: Marieke van den Berg
