Tips voor online Projectstart-Ups (PSU's)

Waarom zou het eigenlijk niet kunnen?

Na het ongemak van samenwerken op afstand, neemt het vertrouwen in thuiswerken bij zowel werknemers als werkgevers toe. Hoewel online samenwerken de offline variant nooit geheel zal vervangen, blijken veel werkzaamheden zonder moeite gewoon door te kunnen gaan. Juist het planmatige én concrete karakter van projecten vormt een prima basis om ook online meters te maken met je team. Zelfs als het gaat om een complexe projectstart. 

“Dit project mag niet stil komen te liggen!”

Een van de universiteiten stond aan de vooravond van een cruciaal ICT project toen Corona alles lam legde. De urgentie was hoog: er lagen stevige uitdagingen, die, indien niet goed en tijdig geadresseerd, de hele organisatie en meerdere belanghebbenden konden raken. Het project on hold zetten was daarom geen optie. Wij kregen de vraag om de projectstart met de projectleider voor te bereiden en online te begeleiden.

Focussen is vooral beslissen welke dingen je (nu) niet gaat doen. 

Een online PSU is iets heel anders dan een reguliere, ‘live’ projectstart-up. Online communiceren vraagt extra energie, de aandachtsspanne van de deelnemers is korter, non-verbale signalen zijn moeilijker op te pakken en een gesprek kan zomaar alle kanten opschieten. Focus vasthouden is daarom van groot belang. Dus moet je vooraf (durven) kiezen en glashelder zijn over de stappen die worden gezet, zowel tijdens de sessie als erna. Het inschakelen van een externe begeleider helpt daar enorm bij.  

Een goede voorbereiding is het halve werk. En verdient daarom veel tijd. 

Elke online sessie is eigenlijk een miniproject: wat is het concrete resultaat van deze sessie, qua inhoud en proces? Hoe zorgen we ervoor dat we dat resultaat bereiken? Welke middelen hebben we erbij nodig? 

Vooraf hebben we daarom met de projectleider uitvoerig verkend wat voor de PSU gewenst en haalbaar was. Dat betekende doorvragen naar de kern: ‘WAT is de centrale vraag en WAT is ervoor nodig om die op te lossen?’. Vervolgens zorgden we voor een heldere uitnodiging, een overzichtelijke agenda en maatwerk formats (het online alternatief voor flipovers), waarmee subgroepen tijdens de sessie gericht aan de slag zouden kunnen.  

Korte gefocuste sessies met een strakke regie.

We kozen voor twee compacte sessies van elk een dagdeel. In de eerste bijeenkomst stonden het afbakenen van de vraag en de scope van het project centraal. In de tweede sessie werkten we aan het activiteitenplan. Elke sessie omvatte vier gelijksoortige stappen:

1. Een plenair ‘verhaal’ van de projectleider en opdrachtgever, om de inhoudelijke richting en kaders mee te geven.
2. Kleine teams van drie personen aan de slag in ‘breakout rooms’. Opdracht: de projectdefinitie vanuit kennis en kunde samen verder doorgronden en aanscherpen qua scope (eerste workshop), en deze vertalen naar benodigde activiteiten (tweede workshop). 
3. Plenair samenbrengen van de belangrijkste dilemma’s en aandachtspunten en het beantwoorden van een aantal prangende vragen die in de subgroepen voorbij waren gekomen. 
4. De doorkijk naar het vervolg, het uitzetten van het tussentijdse huiswerk en natuurlijk de vraag wie bereid is een bijdrage te leveren aan de vervolgstap. 

En het resultaat?

De gedegen voorbereiding leidde tot een gefocuste start, gerichte verdieping in de ‘breakoutsessies‘ met hulp van de maatwerk invulformats, plenaire uitwisseling die werd begrensd op de relevante inhoud en een heldere vervolgprocedure. En dat alles op tempo en binnen de geplande tijd. Niet minder belangrijk: tijdens de PSU zag je bij de deelnemers de aandacht groeien voor de opdracht en voor elkaar, kreeg iedereen een steeds realistischer en gedeeld beeld van de opgave, ontstonden nieuwe inzichten, nam de betrokkenheid boven verwachting toe en, bovenal, definieerden we een hele reeks zinvolle, te ondernemen acties. Resultaat bereikt!

5 Tips voor online Projectstart-Ups

Geen enkele reden dus om vanwege het thuiswerken projecten stil te zetten! Sterker nog, online projectsessies kunnen juist de voortgang erin houden. Nog een paar praktische tips:

1. Maak het klein.
   Liever meerdere korte gefocuste workshops, dan te proberen teveel in één lange online sessie te stoppen. Je houdt er de aandacht en het tempo beter mee vast. Denk goed na over wat je per se plenair moet delen en wat op een andere manier kan, in subgroepen of buiten de sessie om.
   
   
2. Betrek de opdrachtgever bij elke sessie.
   De aanwezigheid van een goed-voorbereide opgever geeft een extra dimensie aan de PSU. Het kost hem weinig tijd (en geen reistijd) en hij kan per deelonderwerp meegeven (en horen) wat er speelt. Hij weet dan meteen waar zijn inzet gewenst is. Houd hem dus ‘in de buurt’.
   
   
3. Geef de deelnemers stuk voor stuk het woord in het plenaire gedeelte.
   Zo ‘verdwijnt’ niemand in de groep en kan je bovendien nog wat onderbelichte geluiden ophalen. Zorg ook voor gesprekshygiëne door mensen te laten uitspreken en hen te vragen hun hand op te steken als ze iets willen zeggen.
    
4. Zorg dat je heldere instructies en invulformats als digitale handouts klaar hebt voor de breakout sessies.
   Het helpt de deelnemers om in subgroepjes scherp ‘bij de les’ te blijven en hun output vast te houden. Bij een online sessie ben je immers niet in staat om ter plekke bij te sturen in gesprekken met de subgroepen.
   
   
5. Houd na de sessie contact met de deelnemers.
   Omdat bij het einde van een sessie letterlijk het contact wordt verbroken, is het van belang om de deelnemers te informeren over wat er met hun input is gebeurd, wat de laatste stand van zaken is, etc. Zo blijven ze aangehaakt. Het kost je bij een volgende sessie bovendien minder tijd om weer op te starten.

"Voor ons was de online PSU in deze tijd een uitkomst. In een korte intensieve sessie kan je toch wezenlijke stappen maken. Wij vonden het een zeer goed alternatief!"  Uit de evaluatie van de opdrachtgever.

Nieuwsgierig naar hoe een online PSU ook jouw project een vliegende start kan geven? Mail naar info@phaos.nl voor de mogelijkheden. 

Geschreven door Saskia Dierks

 Bron afbeelding bij deze blog: Omdenken Scheurkalender 2020, vrijdag 28 februari.