Waarom een projectplan vaak niet werkt

Het projectplan als invuloefening

In mijn werk zie ik regelmatig het volgende gebeuren: het projectplan wordt gebruikt als invuloefening. In veel organisaties bestaat namelijk een template voor het maken van een projectplan.

Wat ik vaak zie:

• Het projectplan template wordt ingevuld ‘omdat het moet’.
• De projectleider schrijft het plan grotendeels zelf.
• Het projectteam krijgt het plan toegestuurd en wordt er in een kick-off over geïnformeerd.
• De opdrachtgever geeft goedkeuring op een concept- en eindversie.

Het effect daarvan?

• Het plan leeft niet binnen het team.
• Later blijkt dat iedereen toch verschillende verwachtingen heeft.
• Zodra er iets verandert tijdens de uitvoering, wordt een nieuwe koers gekozen zonder op het plan terug te vallen.

Maar als dat het geval is, waarom maak je dat plan dan eigenlijk?

Wat wel werkt: maak van je projectplan een projectcontract

Ik noemde het al: binnen PMC hebben we het niet over een projectplan, maar over een projectcontract. Zie het als datgene wat je, met je team én met je opdrachtgever, afspreekt om te gaan doen.

Dat vraagt om gesprekken:

• Wat beloven we elkaar? En wat beloven we elkaar bewust niet?
• Wat is realistisch, en wat niet?
• Wat hebben we nodig om het te realiseren?

Nadat het projectcontract op papier staat, zetten de projectleider, het team en de opdrachtgever er hun handtekening onder. Iedereen geeft akkoord op de gemaakte afspraken. Dat zorgt voor een solide basis om op terug te vallen, juist ook als het project uiteindelijk anders loopt dan gepland.
 
Het gaat er dus niet om alles dicht te timmeren of om te voldoen aan een template waar slechts eenmalig een beslissing over wordt genomen. Bij een projectcontract draait het om commitment en duidelijkheid. Het projectcontract is geen statisch document; het beweegt mee met het project.
 
Ik moet hierbij vaak denken aan het tv-programma Kamp van Koningsbrugge. Daar zie je in de eindafleveringen hoe militairen zich extreem goed voorbereiden op een missie, terwijl ze tegelijkertijd weten: het gaat nooit precies volgens plan. Maar dat is geen reden om geen plan te maken. Het plan is geen voorspelling, maar een houvast. Iets om op terug te vallen, zodat je onder druk kunt bijsturen en schakelen. Precies dat is ook de waarde van een goed projectcontract. Erop terugkomen en bijsturen noemen we dan hercontracteren.

Het projectcontract als kompas

Door het projectcontract niet in je eentje maar juist samen te maken, zorg je voor een grondig en gedragen contract waar het hele team mee kan werken. Het maken van een projectcontract doe je bijvoorbeeld tijdens een projectstart-up met je projectteam.
 
Pak je het op deze manier aan, dan wordt het plan geen document maar een kompas voor tijdens de uitvoering en ook daarna. Een goed projectcontract heeft niet als doel om alle onzekerheden weg te schrijven, maar maakt duidelijk waar we op sturen en waar we leren. Hoe je dit aanpakt lees je in het projectcontract stappenplan op PMC-online.

Een reflectievraag

Wanneer heb jij voor het laatst je projectcontract (projectplan) erbij gepakt om een lastige keuze binnen je project te bespreken?
 
Als het antwoord is: ‘dat doe ik eigenlijk nooit’, dan zit de winst waarschijnlijk niet in een ander format, maar in hoe je het plan gebruikt.

Auteur Mirte van Os

Wil je vaardigheden ontwikkelen op het gebied van PMC en het opstellen van een projectcontract? Volg de training Projectmatig Creëren, de module Sturen op projecten in de uitvoering of vraag ons jouw team te begeleiden.