19 jan. 2024
In mijn vrije tijd ben ik bezig met de voorbereiding op de marathon van Enschede op 21 april. Hoe zo’n traject een metafoor is voor het managen van een project zou op zich al een blog waard zijn. Maar vandaag leg ik de focus op leren van fouten van anderen. Dit aspect vormt onderdeel van mijn voorbereiding. Ik lees blogs over niet werkende trainingsschema’s, veelgemaakte fouten (te hard van start gaan!) en verkeerde schoenen. En ik leer daarvan: ik loop en train beter dan de afgelopen jaren. En ik ga met plezier door de modder heen. Dat type leren doe ik ook graag in het verband van PMC.
In welke valkuilen in projecten zijn anderen voor ons al getuimeld en hoe kunnen wij daar ons voordeel mee doen? In de PMC-training hoor ik vaak “Als ik dít eerder had geweten, had ik het heel anders gedaan”. Nu geloof ik erg in het leren van je eigen ervaringen. Tegelijkertijd denk ik ook: “Wat zou het fijn zijn als we niet dezelfde fouten hoeven te maken als onze voorgangers”. Want er is al zoveel bekend over wat wel en vooral ook NIET werkt in projecten dat we – net zoals bij het hardlopen – kunnen leren zonder dezelfde fouten te hoeven maken.
Via het enorme toeval van mijn LinkedIn algoritme..... zag ik een post over een handreiking voor het uitvoeren van projecten. Verder dwalend op de betreffende website vond ik nog een handreiking met de titel ‘Bezint eer ge begint’. Dat roep ik zelf ook altijd als ik het over de fasering van projecten heb! Dat is geen toeval natuurlijk. Even tijd nemen voordat je begint is immers een van de kenmerken van PMC.
De adviezen in de handreikingen in het artikel zijn gebaseerd op het nauwgezet bestuderen van (de valkuilen bij) tientallen projecten. Precies het thema van mijn blog. Ik geef ze daarom graag aan jullie door.
In een tamelijk grijs verleden was ik als projectleider actief bij de Rijksoverheid, op het gebied van informatiemanagement. Zo zal ook die LinkedIn post over projecten van het Adviescollege ICT-toetsing op mijn pad gekomen zijn. Hoewel de adviezen gaan over ICT-projecten bij de overheid, hebben ze een wijsheid die ook bij projecten in het sociaal domein, onderwijs of in de zorg toepasbaar is. Ik pik er drie uit en plaats ze in het licht van PMC.
De eerste les is gebaseerd op een veel voorkomende valkuil:
“Goede sturing op het bereiken van doelen ontbreekt … In veel gevallen is de oorzaak hiervan dat niet wordt voldaan aan het stevige opdrachtgeverschap …”
En het advies hierover luidt als volgt:
“De opdrachtgever maakt de doelen (het uiteindelijke product) expliciet, stelt budget beschikbaar en geeft kaders voor het tijdspad …er is een krachtig mandaat van de opdrachtgever nodig … De opdrachtgever moet de voortgang van het project kunnen blijven volgen. Dat betekent dat … teams zich over de voortgang moeten verantwoorden … op basis van de doelen die de opdrachtgever heeft geformuleerd …”
Dit sluit naadloos aan en onderstreept wat wij bij Phaos over opdrachtgeverschap zeggen. De boodschap moge helder zijn: een project is niets zonder opdrachtgever. De opdrachtgever stelt de kaders en bewaakt de grenzen. Hij is de schakel tussen het projectteam en de organisatie. Er wordt veel van hem verwacht; zijn aandeel in het slagen van het project is dan ook groot. Laat dat aandeel dan ook duidelijk zichtbaar zijn.
Wij zien dat ook, als een project soepel loopt, dan is er een zichtbare en op de juiste momenten actieve opdrachtgever. Wat we vanuit PMC nog toevoegen is het thema van gelijkwaardigheid. Wat je wilt, is dat er een gelijkwaardige relatie bestaat tussen projectleider en opdrachtgever. Dat betekent niet dat zij hetzelfde doen of over hetzelfde beslissen. Integendeel, ze hebben ieder hun eigen taken en verantwoordelijkheden in iedere fase van een project. Opdrachtgevers pakken hun rol op gelijkwaardige basis.
De tweede les is gebaseerd op andere een valkuil:
“Alleen het (of slechts één) … [project] team werkt volgens … principes [van het gedachtegoed] …
… [als de inbedding ontbreekt, dreigt] een mismatch en/of spanning tussen organisatieonderdelen”
En het advies hierover luidt als volgt:
“Invoering [van het gedachtegoed] … moet worden gezien als de start van een cultuurverandering: een organisatie … moet zich rekenschap geven van noodzakelijke veranderingen in de organisatiecultuur. Het is belangrijk dat de werkwijze en de achterliggende principes [van het gedachtegoed] door de hele organisatie worden geadopteerd en niet alleen door de … [project] teams.”
Voor mij schetst deze les de noodzaak om als organisatie(onderdeel) samen te kiezen voor een werkwijze, waarbij binnen PMC het commitment een dragend element is. Commitment aan elkaar, aan de resultaten, aan de beoogde effecten daarvan, aan de achterliggende doelstellingen van het project en uiteindelijk aan de visie van het programma of de organisatie. Commitment dient zich vervolgens te vertalen in concreet herkenbaar gedrag.
PMC is veel meer dan een gereedschapskist, waarmee je je project vormgeeft, voorbereidt, uitvoert en evalueert. Het is een voorkeur, houding, perspectief op je werk. Het gaat over samenwerken met je omgeving vanuit gelijkwaardigheid, over jezelf kennen, over verantwoordelijkheid nemen en soms lastige keuzes maken, over de kracht van teams en over de helderheid en het houvast die een gedegen structuur iedereen biedt.
PMC-trainingen zijn er in deze denkwijze niet alleen voor projectleiders en medewerkers, maar ook voor opdrachtgevers en adviseurs die meegaan in de beweging.
Ik pik nog een derde les uit de handreikingen:
“Vaak blijkt echter dat belanghebbenden een verschillende kijk op het projectdoel hebben. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de formulering van … een ondubbelzinnige probleemstelling.
Als [dat niet gebeurt] … lopen organisaties het risico dat vernieuwingen juist extra kosten en geen besparingen opleveren.”
En het advies hierover luidt als volgt:
“Bepaal welk probleem het project gaat oplossen … Identificeer de belanghebbenden van het project … Formuleer de probleemstelling kort, bondig en scherp …
Het doel is om een scherp beeld te krijgen van alle belangen en aan alle belanghebbenden duidelijk te maken hoe het project daaraan gaat bijdragen. Dit zal uiteindelijk leiden tot minder sturing op details, omdat betrokkenen gerichter kunnen meedenken over oplossingen en al van het nut van het project zijn overtuigd.”
In onze PMC-trainingen hebben we het over het belang van de initiatieffase. Voor ieder project, groot of klein, moet er eerst een grondige oriëntatie plaatsvinden. Alle (direct) betrokkenen wisselen daarbij hun dromen, ambities, problemen, doelen en mogelijke oplossingen uit. Zij bespreken het nut en noodzaak van het project; hoe belangrijk is het en welke prioriteit verdient het? Ook toetsen zij of het vraagstuk hoort bij de missie en visie van de organisatie en wie er verantwoordelijkheid wil nemen voor het oplossen ervan.
Deze grondige verkenning kan korter of langer duren, veel of weinig onderzoek vragen en met slechts een paar of met meerdere mensen plaatsvinden. Dat verschilt per project, PMC blijft immers maatwerk. De uitkomst van bovenstaande vragen wordt vastgelegd in een (project)opdracht, het eerste beslisdocument. Hiermee eindigt de initiatieffase. Het besluit om het idee weer te laten vallen of om het in de vorm van een project of andere aanpak te gieten, wordt nu genomen. Lees hier meer over fasering.
Het Adviescollege ICT-toetsing heeft met geen woord over PMC gerept in de handreikingen. Met enige vrijheid heb ik zelf de vertaalslag gemaakt van de valkuilen en adviezen naar hoe we deze vanuit PMC benaderen. Hiermee hoop ik de noodzaak van goed opdrachtgeverschap, het breed kiezen voor een aanpak en de heldere probleemstelling bij de oriëntatie nog eens benadrukt te hebben. Zoals ik straks op 21 april zelf soepel de marathon hoop te lopen, gun ik alle PMC-beoefenaars ook een zo soepel mogelijke gang van zaken in hun project.
Want we kunnen leren van de fouten van anderen: wie wil er nu een project beginnen zonder helder doel of de roepende in de woestijn zijn over de kracht van PMC? Beide handreikingen leveren het bewijs dat aandacht voor deze onderwerpen nodig is. Mijn eigen werkpraktijk bewijst dagelijks dat PMC een passend gedachtegoed is om de genoemde valkuilen te voorkomen.
Mijn streven is om de fouten van anderen te vermijden, zowel in de voorbereiding van mijn marathon als bij Phaos in het bijdragen aan jullie projecten.
Veel succes met het toepassen van deze lessen!
Thijs van den Broek
Leestips:
Samenwerking Phaos en Gemeente Emmen
