21 jul 2026
Laatst bracht ik mijn auto naar de garage voor een onderhoudsbeurt. Dat soort klusjes plan ik bij voorkeur op vrijdag, een dag waarop ik meestal thuiswerk en wat flexibeler in m’n tijd zit. Ik kom al jaren bij deze garage en het gesprek met eigenaar Johan verloopt ook al jaren volgens hetzelfde patroon.
Onderdeel van dat patroon is mijn vraag of ik mijn auto aan het einde van de dag weer kan ophalen. En Johans standaardantwoord is dan “Ja, dat zou wel moeten lukken”. Hij kan dat op een heel vertrouwenwekkende manier zeggen, maar toch ben ik er nooit helemaal gerust op. Ik wil er best op vertrouwen dat het lukt, maar als het toch anders loopt, dan zit ik wel opeens een weekend zonder auto. Dat is toch knap onhandig. Ik realiseerde me ineens hoe Johan en ik eigenlijk samen in een projectje zitten. Wat me dan weer inspireerde tot het schrijven van deze blog over normen, marges, contracteren, auto-onderhoud en rocket science.
De garage van Johan staat midden in de polder en al mijn dorpsgenoten weten hem te vinden. Iedereen kent Johan en Johan kent iedereen. Hij weet ook direct welk merk en type auto bij wie hoort. Mensen en auto’s zijn voor Johan één. Zijn garage is niet bepaald wat je noemt een merkgarage. Het is er rommelig, iedereen en alles is er welkom en winstmaximalisatie lijkt niet zijn belangrijkste drijfveer.
Als er een onderdeel van je auto vervangen moet worden, dan vraagt Johan altijd of je het dure merkonderdeel wilt, of een merkloze variant die misschien iets minder goed is maar wel twee keer zo goedkoop. “Of zal ik volgende week even kijken of Nico wat heeft liggen?” Nico heeft een autosloperij een paar dorpen verderop. Heel fijn, dat soort keuzes! En ook heel fijn dat Johan meestal al zijn eigen voorkeur erbij geeft (de merkloze variant).
Terug naar projectmanagement. Want waar gaat dit over? De dynamiek van de gouden driehoek: geld, tijd en kwaliteit. Als je de kwaliteit en betrouwbaarheid van dat merkonderdeel wilt, dan betaal je daar natuurlijk wel een prijs voor. Maar als je met iets minder kwaliteit genoegen neemt, dan scheelt dat aanzienlijk in de kosten. Je kunt het betreffende onderdeel natuurlijk ook op de sloop laten zoeken, maar dan moet je misschien wel wat langer wachten. Als een geboren projectleider legt Johan de opties aan zijn opdrachtgevers voor, inclusief zijn professionele advies. Top.
Maar dan dat “Dat zou wel moeten lukken”. Dat vind ik minder top, want ik wil gewoon weten waar ik aan toe ben. Zou moeten lukken zegt iets over de norm: normaal gesproken lukt het om dit onderhoud in een dag te doen. En op de achtergrond hoor je al een stemmetje zeggen “…maar je weet het natuurlijk nooit”. Wat ik zou willen, is dat Johan een marge inbouwt, zodat hij een moment kan beloven waar ik op kan rekenen. “Begin van de middag zou moeten lukken, maar eind van de dag kun je ‘m zeker komen ophalen.” Dan zou ik gerustgesteld zijn. Sterker nog: dan hebben we een afspraak!
En zo werkt het in projectmanagement natuurlijk ook: normen zijn handig om te hebben, maar je kunt niet zonder marges. Normen zijn fijn als referentie en, als het om de factor tijd gaat, om bijvoorbeeld het kritieke pad te kunnen schetsen. Maar zonder marge heb je als projectleider geen bewegings- of sturingsruimte. Kun je geen kant op als het even tegenzit en kun je dus ook moeilijk realistische toezeggingen doen. Daar wordt de opdrachtgever natuurlijk ook niet blij van. En dan moet je bij elke afwijking weer opnieuw contracteren. Dus normen zijn handig en marges moeten.
Over contracteren gesproken: daar zijn Johan en ik goed in. En wij zijn gelukkig niet de enigen. Voor iedereen die zijn auto, fiets, of ander apparaat ter reparatie aanbiedt, is het volkomen gebruikelijk om even af te spreken tot welk bedrag de reparateur zijn gang kan gaan. Wordt het duurder dan € 200, dan bellen we even om te overleggen. Je maakt de afspraken expliciet; je contracteert met elkaar. Soms moet je daarvoor eerst een keer een harde les leren. Bijvoorbeeld toen je in goed vertrouwen je fiets had laten opknappen en je je een hoedje schrok van de rekening. De fietsenmaker had, behalve het reguliere onderhoud, ook nog even de ketting en de remblokjes vervangen. Dat was niet de bedoeling, maar ja, niet goed afgesproken. Bij een goed contract spreek je dus ook af wanneer het tijd is om te hercontracteren. Het kan maar duidelijk zijn.
Het voorbeeld van Johan illustreert wat wij nog wel eens in trainingen zeggen: projectmanagement is geen rocket science (het lijkt meer op auto-onderhoud ;-) ). Met een heldere methodiek, een aantal basisprincipes (zoals: maak afspraken expliciet) en een portie gezond verstand kom je een heel eind.
Welke elementen van Projectmatig Creëren zie jij in je dagelijks leven voorbijkomen? Hoe ga jij om met normen en marges? Hoe contracteer jij gesprekken? Hoe expliciet ben je in je verwachtingen? Welke ervaringen uit je privéleven komen goed van pas in je werk in projecten? En andersom?
Auteur: Natan Heikens
