“Laten we gewoon maar beginnen” - Waarom het loont om tijd te besteden aan een beheersplan

De projectteamleden hadden nooit eerder een website gemaakt. Ze vonden het daarom lastig een stevig onderbouwde begroting te maken en het activiteitenplan naar een concrete planning om te zetten. Daarbij vond de opdrachtgever dat er al wel genoeg tijd in de voorbereiding was gaan zitten en dat het tijd was voor actie. Dus ging het team, ondanks de twijfels over de begroting en de planning, maar gewoon aan de slag.

Te snel van start

Al snel bleek dat de grove begroting niet realistisch was. Daar kon de opdrachtgever nog wel in meebewegen. Maar toen halverwege het project bleek dat eindgebruikers andere verwachtingen hadden, begon het hele project te wankelen. De gebruikers wilden via de website reparatieverzoeken indienen, hun huur betalen en contact met de verhuurder opnemen. Deze kwaliteitseisen waren niet uitgewerkt in het projectcontract.

Het betekende dat het projectteam terug moest naar de definitiefase. Er was geen speling in de planning en de begroting om dat op te vangen en iedereen was gefrustreerd:

• gebruikers voelden zich niet gezien, omdat ze te laat betrokken waren;
• de opdrachtgever maakte zich zorgen over de financiële gevolgen voor de organisatie;
• de projectleider was onzeker over zijn geloofwaardigheid en;
• teamleden zagen dat hun andere werk door de vertraging van dit project in de knel komen.

Achteraf gezien waren de bezwaren om te starten terecht. Het team had beter wel tijd in het maken van het beheersplan kunnen steken.

Door een stakeholderanalyse en een communicatieplan te maken, was het projectteam er eerder achter gekomen wat de behoeften van de gebruikers waren. En als er marges in de begroting en planning waren opgenomen, was het makkelijker geweest om dit soort problemen op te vangen.

Daarbij had de opdrachtgever met een goed onderbouwde begroting vooraf beter kunnen afwegen of ze het de investering waard vond.

Aan de slag met je beheersplan

Om projectteams zoals deze te helpen bij het maken van een stevig beheersplan, hebben we een whitepaper over het beheersplan geschreven. Deze staat vol met aandachtspunten en mogelijke afwegingen en wordt ondersteund door tools voor de begroting, voor de informatiematrix en voor het communicatieplan. De kwaliteitsmatrix, projectorganisatie en de stappen voor het maken van een planning kende je al van ons. Je vindt de whitepaper en bijbehorende tools op PMC-online.nl.

Met een goed beheersplan heb je alles in handen om het project vooraf goed te onderbouwen en tijdens de uitvoering echt te kunnen sturen.

Ben je aan de slag gegaan met je beheersplan, maar loop je toch nog tegen zaken aan? In de module Sturen op projecten in de uitvoering leer je in één dag hoe je het beheersplan als actief sturingsinstrument inzet in plaats van het te laten verstoffen in een archiefmap.

Auteur: Marieke van den Berg