Starten met afronden van je project

Wij trainen medewerkers in organisaties om beter, slimmer en succesvoller te worden in het leiden van een project. Elke deelnemer is anders maar toch zijn er twee lessen die opvallend vaak genoemd worden als ik vraag wat ze het meest bijblijft na een driedaagse training Projectmatig Creëren:

• Ik moet meer tijd nemen in de opstartfase, en
• ik moet in de definitiefase meer samen met mijn team doen.

Beide lessen gaan over de start van het project. Maar ook een goede afronding vraagt om voorbereiding en duidelijke afspraken met je opdrachtgever en team. Juist in de laatste weken, wanneer de tijd begint te dringen en de druk toeneemt, helpt het om samen stil te staan bij wat er nog nodig is: Wie levert wat op? Wanneer heb je de opdrachtgever nodig? En wat verwachten teamleden van elkaar?

In mijn vorige baan heb ik veel in projecten gewerkt en ik weet hoe pittig die laatste periode van een project kan zijn. Ik neem je in deze blog mee in mijn belangrijkste lessen uit die tijd en geef je een paar handige tips.

Les 1: Houd goed contact met je opdrachtgever, het is je belangrijkste stakeholder.

Je opdrachtgever is en blijft je belangrijkste stakeholder. Je hebt in de uitvoeringsfase waarschijnlijk een goede werkafspraak gemaakt over wanneer en op welke manier je contact hebt over de voortgang. Dit gebeurt vaak periodiek. Wanneer je richting oplevering van je projectresultaten komt, zal het contact waarschijnlijk intensiveren en meer ad hoc worden. Dat laatste is onnodig. Houd voor ogen dat je de opdrachtgever juist in het opleveren van de resultaten vaker nodig hebt. En dit kun je vooraf regisseren.

Hoe regisseer je dit dan samen?

Jullie moeten met elkaar afspreken hoe en wanneer de opdrachtgever akkoord geeft op het resultaat. Stel de vraag: “Wat heb jij nodig om het resultaat te kunnen beoordelen en hoe wil je in de laatste weken betrokken worden?” Bespreek ook wat jij wanneer van de opdrachtgever nodig hebt. Lever je bijvoorbeeld een adviesrapport op? Spreek dan af wanneer de opdrachtgever een concept leest, waarop je feedback wilt en wanneer je die nodig hebt. Plan ook tijd om de feedback te verwerken voordat je de definitieve versie oplevert.

Wanneer je elkaars verwachtingen kent, zorg je dat als hier afspraken uit volgen, je deze operationaliseert in de planning en in de agenda’s. Vaak is het moeilijk tot onmogelijk om in de agenda van de opdrachtgever een afspraak op korte termijn een afspraak te plannen. Het helpt om zo’n acht weken voor de oplevering van je projectresultaten dit gesprek over verwachtingen te voeren. Zo voorkom je dat langs elkaar heen werkt, je de opdrachtgever ‘verrast’ en je te veel verantwoordelijkheid op je eigen schouders houdt. Uiteraard deel je de uitkomsten met je teamleden.

Les 2: Zorg dat je het commitment vasthoudt in de staart van het project

Herken je deze situatie? Je hebt het gevoel dat je echt alles aan het doen bent, van brandjes blussen tot postbode spelen. Dan doe je dus te veel zelf. Om dat tegen te gaan, wil je het commitment in de afronding van je project nieuw leven in blazen, zorgen dat iedereen weet wat wederzijdse verwachtingen zijn en dat ook collectief naar elkaar uitspreken. Dit doe je echt met als doel om elkaar bij de les houden op de inhoud en op het proces.

Nog even terug: Het is heel logisch dat je als projectleider aan het einde instapt op de productie, maar het is niet slim. Het kan verschillende redenen hebben. Soms omdat je zaken over het hoofd hebt gezien en niet meer belegd krijgt (“Ik doe het wel even zelf, da’s net zo snel”). Of doordat je het ritme van de projectteamoverleggen niet hebt opgevoerd met de productie (je ziet je team te weinig). Of omdat het commitment van teamleden misschien wat wegzakt omdat ze zo weinig horen. Zo kun je het contact met je projectteam verliezen en ben je vooral aan het najagen. Of je neemt het werk over, waardoor je ze helemaal verliest.

Collectieve afronding: ‘nodig van’ en ‘geven aan’

Een fijne manier om ook de afronding samen voor elkaar te krijgen is de volgende werkvorm. Het is belangrijk dat je bij deze werkvorm een ervaren facilitator of procesbegeleider inzet, zodat je zelf volledig mee kunt doen. Deze oefening vraagt moed van de deelnemers, en het is hierbij nodig dat iedereen echt eerlijk is.

• Stap 1. Doe een check-in met je hele team.
• Stap 2. Maak individueel een opsomming van alle (tussen)resultaten waar jij als teamlid verantwoordelijk voor bent en die nog actueel zijn voor de afronding van het project. Schrijf ieder resultaat op een losse post-it. En schrijf alles op wat er gaande is in het project. Laat je niet inperken.
• Stap 3. Hierna inventariseert iedereen voor zichzelf ‘nodig van’. Wat heb ik van wie nodig om deze tussenresultaten te kunnen leveren? Bijvoorbeeld: “Ik heb als schrijver van de nota van uitgangspunten, uitgangspunten op hoofdlijnen nodig (niet meer dan 1 A4) van de specialist van verkeer, van geluid, van ecologie en planologie”. Deze post-it schrijf je dus vier keer. Je mag natuurlijk ook zaken opschrijven als “ik heb van de projectleider een goed overzicht van de actuele mijlpalen nodig”.
• Stap 4. Hierna inventariseer je voor jezelf ‘geven aan’ - wat jij vervolgens geeft aan de ander. Dus ik geef de groep van het reviewteam vervolgens mijn definitieve versie om te reviewen. Natuurlijk zijn er altijd mensen die aan heel andere dingen denken. Ze schrijven bij ‘geven aan’ bijvoorbeeld op: “taart” of “tijd om even te spuien met een kop koffie”. Of bij ‘nodig van’ “dat je even bij me checkt hoe het met me gaat”. Moedig aan om deze menselijke aspecten ook op te schrijven.
• Stap 5. Breng jouw post-it bij het teamlid voor wie deze bestemd is. Let hierbij op dat niet iedereen tegelijk aan het lopen is. Dit kan een spannend moment zijn. Zorg er daarom voor dat je de post-its heel bewust aan de ander geeft en ook heel bewust ontvangt. Neem wat je krijgt echt aan en weiger niets.
• Stap 6. Iedereen leest de gekregen post-its. Je voert met elkaar een begeleid gesprek over wat er allemaal is gedeeld. Neem hier de tijd voor. Hier kan verwondering uit voortkomen, of misschien juist wel spanningen. Of misschien komt er wel iets naar voren waar je je helemaal niet bewust van was.
• Stap 7. Iedereen vat voor zichzelf samen wat je ontvangen hebt (en van wie). Bespreek wat haalbaar is en maak met elkaar nieuwe afspraken. Herijk de planning als dat nodig is. Hecht af wat afgehecht kan worden en maak nieuwe procesafspraken voor zaken die niet afgehecht zijn.
  De ervaring leert dat deze werkvorm veel onuitgesproken zaken in het team boven tafel haalt. Het brengt een schat aan informatie en geeft mensen het gevoel dat ze het echt samen doen.

Hopelijk kun jij als projectleider concrete acties uit deze twee lessen halen, waarmee je een succesvol resultaat op kunt leveren, zonder dat je in je eentje heel hard aan het werk bent. Heb je behoefte aan meer concrete handvatten? Schrijf je dan in voor onze training Projectmatig Creëren (PMC), waarin je in drie dagen alles leert over het vak van projectleider.

Auteur: Leonie van den Hoek