9 mei 2022
“Nietsvermoedend loop ik naar de koffieautomaat. Onderweg kom ik John tegen. John vraagt me of ik even tijd heb. Voordat het apparaat mijn koffie ingeschonken heeft vertelt hij me dat hij me erg graag een project wil laten doen. Hij schetst kort waar hij mee zit en wat hij wil. Voordat ik mijn koffie heb gedronken ben ik projectleider geworden. ‘Leuk’, denk ik, ‘een nieuwe klus’. Zo keek ik er een maand geleden naar. Nu denk ik ‘waar ben ik aan begonnen’.”
Al jaren geven we trainingen Projectmatig Creëren. De belangrijkste boodschap op de eerste dag is: “zorg voor een heldere projectdefinitie voor je begint”. De praktijk is vaak weerbarstiger. Wanneer we beginnen aan een project nemen we meestal onvoldoende tijd om het project goed in de steigers te zetten. We beginnen te snel.
Snel beginnen is juist iets wat we beter niet kunnen doen. Uit onderzoek blijkt dat wanneer we in het begin wat tijd investeren om een project goed in de steigers te zetten, we deze tijd dubbel en dwars terugverdienen. Dat kan oplopen tot een factor 6 tot 8 (dus 1 uur niet investeren in de beginfase betekent 6 tot 8 uur corrigeren naderhand). Niet beginnen dus. Eerst denken….. en dan pas doen, ondanks de druk.
Opdrachtgevers leggen vaak druk op een projectleider. Soms doordat ze zelf ook druk ervaren van een (politiek) opdrachtgever. Soms omdat ze onderschatten hoeveel tijd het kost. Soms omdat ze zelf geen tijd hebben, iets te graag ontzorgt willen worden en alle verantwoordelijkheid ‘over de schutting gooien’.
Ook de projectleider legt zichzelf druk op.
Druk uit:
En zo zijn er nog wel meer innerlijke stemmetjes. Ze zorgen er allemaal voor dat mensen niet de ruimte durven te nemen om eerst te denken en dan te doen.
Tot slot kan de cultuur van de organisatie voor druk zorgen. Het gevoel van haast kan overal in de organisatie voelbaar zijn. Om 20.00 uur ’s avonds worden er nog mails verstuurd. Niemand kijkt ervan op dat je meer dan 8 uur per dag werkt. Je wilt natuurlijk niet uit de toon vallen en gaat gewoon mee.
Als je stil staat, ontstaat er ruimte om te denken. Je start het denkproces door jezelf, je team of de opdrachtgever een vraag te stellen. PMC biedt verschillende tools om het gesprek op gang te brengen. Zoals de checklist voor de projectdefinitie. Ga met elkaar in gesprek. Betrek de opdrachtgever, het projectteam en andere belanghebbenden. Samen weet je meer en je helpt het denkproces op gang door gedachten met elkaar te delen en onderzoeken. Dit heeft grote invloed op de kans op succes van het project of de opgave.
Enkele tips voor je gaat doen:
“Ik plan een afspraak in met John van 1,5 uur. Hij accepteert en geeft direct aan maar één uur vrij te kunnen maken. In dat uur bespreken we de opgave. Ik vraag hem naar zijn bedoeling en wat hij wil bereiken. Hij vertelt uitgebreid over de aanleiding en hoe hij ontzorgd wenst te worden. Wat het project exact moet gaan opleveren is hem ook nog niet helemaal helder. Ik stel onder meer vragen als:
We concluderen dat één uur niet genoeg is en maken een tweede afspraak.
Nu ik helder heb wat John wil, en wat de opgave inhoudt, kan ik bedenken hoe ik het wil gaan aanpakken. Ik ga de opgave projectmatig aanpakken. Dat is wat John en ik besloten. Nu ik weet wat het project behelst, kan ik ook bedenken wie ik daarbij nodig heb. Ik kan aan de slag. Ik weet hoe en waar ik moet beginnen. Kortom, ik kan iets gaan doen!”
Blog door Peter van der Maas
