Energie in projecten: Zo blijft je team gefocust en gemotiveerd

Hoe behoud je energie in je project? Een terugkerend thema in onze trainingen. Geregeld hoor ik deelnemers zeggen: “Aan het begin van een project heeft iedereen er zin in, maar na een paar maanden komt de helft te laat op de vergaderingen.” en “Mensen willen wel, maar uiteindelijk krijgt ander werk voorrang.” Pittig. Mensen aangehaakt houden als het project gestart of aan de gang is.

Er zijn heel veel dingen die je kunt doen om de energie in een project op peil te houden. Denk aan het investeren in teamontwikkeling, heldere afspraken over rollen, taken en verantwoordelijkheden, het werk opdelen in korte fases, goede overdracht, etc. In deze blog licht ik één ding toe dat een groot verschil maakt. Je hoort hier geen stuurlui aan wal, ik spreek uit ervaring!

Stop met vergaderen

Jaren geleden stond ik klaar om een sessie te begeleiden. De opdrachtgever kwam te laat binnen, oververhit, met een vermoeid gezicht. Ik weet nog heel goed wat ze zei: “Sorry hoor, ik ben zo ontzettend moe. Ik zit al de hele dag in vergaderingen en heb tussendoor geen half uur rust gehad. Ik moet echt even bijkomen.” Mijn eerste (egoïstische) gedachte was: “Nou zeg, lekkere start van de sessie.” Mijn tweede gedachte was: “Wat naar eigenlijk, dat klinkt vreselijk.” En: “Als je de hele dag in vergaderingen zit, wanneer doe je dan nog je ‘gewone’ werk?”

Start met werksessies

Het houden en begeleiden van werksessies behoort gelukkig tot het evangelie van Phaos. Als je dan toch met je team samenkomt; ga dan aan het werk! Doe dingen. Dingen waar je elkaar voor nodig hebt. Je bijeenkomst is hét moment om elkaar op de hoogte te brengen (vinden we altijd erg belangrijk), om dingen te ontwikkelen (letterlijk: samen iets maken) en om elkaar beter te leren kennen (voorwaarde voor effectief samenwerken). Daarbij kun je samen inzoomen op hoe het project ervoor staat. Hoe staat het met de planning? Met het budget? De kwaliteit? De teambijeenkomst is een handig moment voor de projectleider om de voortgang te checken. Als ik hoor wat er in reguliere vergaderingen wordt besproken, denk ik vaak: dat kan ook in een mail. (En ja, over die opmerking ontstaat vaak een goede discussie!)

Wat wij projectleiders meegeven over werksessies

• Doe altijd een check-in. Richtlijn: 10% van de duur van de bijeenkomst.
• Bij inhoudelijke zaken, benoem het doel van onderdelen: Gaat het over Beeldvorming (Wat weten we?), Oordeelsvorming (Wat vinden we ervan?) of Besluitvorming (Wat willen we?)?
• Kijk naar de volgorde van de inhoud. Staat de vragenronde op een goede plek? Kan het W.V.T.T.K. eruit?
• Maak keuzes in het proces. Maak het leuk, zet werkvormen in, laat mensen samen werken. Kunnen meerdere mensen aan het woord komen?
• Eindig met afspraken en reflectie, reserveer hiervoor 10% van de tijd. Als hier geen tijd meer voor is kan een ander onderdeel geschrapt worden.
• Bereid het voor inclusief agenda (gedeelde verantwoordelijkheid).

Tot slot

Een bijeenkomst voorbereiden vraagt tijd. Effectieve bijeenkomsten komen niet uit de lucht vallen. Wat is een fijne check-in? Wat heb ik daarvoor nodig? Wie kan ik daarvoor vragen? Allemaal dingen waar over nagedacht moet worden. Maar weet, projectleider; je hoeft het niet alleen te doen. Betrek je teamleden of vraag hen om een stuk in de bijeenkomst voor te bereiden. Ook daarmee houd je mensen aangehaakt! De tijd die je hierin investeert krijg je driedubbel terug. Want gecommitteerde teamleden werken heel veel sneller dan mensen die al heel lang geleden zijn uitgecheckt.

Verdiepingsmodule 'Energie in je project behouden'

Wil jij meer weten over dit onderwerp? De verdiepingsmodule 'Energie in je project behouden geeft je veel inzichten, tools en handvatten voor jouw werkpraktijk. Meer informatie over de module vind je hier. 

Auteur: Kirsten Mannee