28 feb. 2022
Finus de Broekert is al sinds het begin betrokken bij Phaos. Hij dacht mee over de opzet, de methodes en gaf met plezier en passie de trainingen die Phaos te bieden heeft. Nu is het tijd voor zijn pensioen en daarom spraken we nog één keer met hem over opdrachtgeverschap en projectbegeleiding, zijn expertises binnen Phaos.
Je bent een van de grondleggers van Phaos. Hoe is dat zo gekomen?
“Ik ben er redelijk vroeg bij geweest toen PMC werd bedacht. En omdat ik daar zo vroeg bij betrokken was, heb ik daar ook de basisprincipes van meegekregen. Waarom ze dat deden en wat ze ermee wilden bereiken. Daardoor kreeg ik de taal en tools voor hoe ik werkte en voor hoe ik vond dat er gewerkt moest worden.”
Hoe vond je dat er gewerkt moest worden?
“Samenwerken. En in dat samenwerken heb je natuurlijk wel kennis van jezelf nodig. Waar sta je voor en waar ga je voor? Ook heb je een aantal basistechnieken van projectmanagement nodig. En vooral het hanteren van de taal. Iedereen heeft zijn eigen beeld bij ‘projecten en programma’s’. Iedereen gebruikt te pas en te onpas het woord ‘project’ voor alles wat maar in je opkomt. Dat doen beleidsmakers, bestuurders en politici. En die roepen dat allemaal wel, maar daarmee heb je het nog niet gedefinieerd. Daarmee heb je nog niet de taal, want wat versta jij onder een project? Wat is het doel en wat zie je als resultaat? De een die gebruikt ‘doel’ waar er eigenlijk het resultaat wordt bedoeld en andersom.”
Je hebt veel gewerkt als gespreksleider. Hoe kwam je dan tot een definitie van een project?
“Ik was veel aanwezig bij de start van projecten en programma’s. Dan werd ik gevraagd om dat te begeleiden. Ik liet mensen vertellen wat ze wilden en dan haalde ik daar de projectdefinitie uit. Vaak zeiden ze dan ‘Hoe weet je dat?’. Ja, dat hadden ze me net verteld, ze luisterden alleen niet naar elkaar. Ik luisterde naar hen allemaal. De meeste deelnemers aan zo’n traject zijn heel erg gefocust op de inhoud. Wij vanuit Phaos focussen juist op het proces. Het teamproces of we zorgen dat er op inhoud een samenhang komt. We structureren en ordenen wat iedereen zegt en we vragen door.”
Hoe pakte je dit aan met opdrachtgevers? Want je hebt ook veel trainingen gegeven aan opdrachtgevers en mensen begeleid bij hun opdrachtgeverschap.
“Je moet weten wat opdrachtgeverschap inhoudt en hoe je daar vorm aangeeft met de basisprincipes van projectmatig creëren. In de praktijk komt dan ook de vraag naar voren: ‘Wie is de meest passende opdrachtgever bij deze opdracht?’”
Weet de opdrachtgever dan eigenlijk wel dat zij of hij de opdrachtgever is?
“Ik ben bij heel veel organisaties geweest waarbij de opdrachtgever inderdaad niet weet dat ze de opdrachtgever zijn. En als ze dat wel weten, weet de ander dan wel dat hij of zij de opdrachtgever is? En wat houdt het opdrachtgeverschap in? Ik heb een keer een project gehad waarbij er veel onduidelijkheid over de rollen was. Toen heb ik met hen een oefening gedaan waarbij ze moesten omschrijven wat hun rol in het project was. Daar kwamen toen 6 projectleiders en 3 opdrachtgevers uit. Die mensen dachten écht en met goede bedoelingen dat zij die rol hadden.”
Wat doet het met een project als het niet duidelijk is wie de opdrachtgever is?
“Je krijgt verwarring en afstemmingsproblemen. Er is geen voortgang en een hoop gedoe. We werken met mensen. Iedereen heeft zijn eigen eigenaardigheden, waardoor het teamgevoel soms wordt versterkt en soms niet. Soms komen ze met elkaar in een vaarwater waarin ze niet verder kunnen. Daar hebben ze de tools niet voor. In zo’n traject kunnen wij in onze rol als onafhankelijk begeleider zorgen dat mensen weer op hetzelfde pad en niveau komen. Daar werkt onze project start en programma doorstart heel goed voor.”
Je was erbij voor de start van een project, maar je werd er ook regelmatig bijgehaald als het project al een lange tijd aan de gang was. Dan moest je ervoor zorgen dat iedereen weer op hetzelfde niveau kwam. Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Heb je tips voor teams die gaan starten met een project?
“Eerst moet je kijken wie je echt denkt nodig te hebben voor de uitvoering van het project. Met die mensen moet er gekeken worden of ze allemaal hetzelfde beeld hebben van wat er gedaan moet worden. En wat het moet opleveren. Projectleiders hebben dan misschien ooit een training gehad en weten dat ze dan een projectplan moeten schrijven. Wat is een projectplan en hoe komt het tot stand? Een projectleider die in zijn eentje een projectplan gaat schrijven is wat mij betreft niet goed bezig. Een projectleider kan beter organiseren dat de mensen die hij nodig heeft samen om tafel komen. Dan kan hij zeggen ‘deze opdracht heb ik gehad en volgens mij heb ik jullie daarvoor nodig. Ik nodig jullie graag uit om met mij mee te doen.’ Als hij dat projectplan in zijn eentje schrijft en daarna deelt met mensen, dan zegt de een dat hij geen tijd heeft, de volgende wacht wel tot er iets van hem of haar verwacht wordt enzovoort. Een ander is het er niet mee eens. Je krijgt dan allemaal reacties. Terwijl als je iedereen aan het begin uitnodigt en je gaat delen met elkaar wat er voor dit project nodig is, dan heb je in plaats van reactie creatie. Dat geeft een volstrekt andere energie en betrokkenheid.”
Zit hier dan ook verwachtingsmanagement in?
“Zeer zeker. Je moet de verwachtingen helder krijgen. Je moet organiseren dat mensen weten wat ze moeten gaan doen en dat ze daar een keuze in kunnen maken. Ook opdrachtgevers moeten hun verwachtingen helder krijgen, want die hebben vaak torenhoge verwachtingen. Dat wil helemaal niet zeggen dat dit ook realistisch is.”
Je schudt dit nu allemaal zo uit je mouw. Je hebt het ook jaren gedaan. Wat ga je doen nu je met pensioen bent?
“Het belangrijkste is dat ik veel tijd ga besteden aan beeldhouwen. Dat is een hobby die doe ik al vrij lang. Daar heb ik nu tijd voor. Daarnaast heb ik een huis, tuin en twee kleinkinderen. Dus ik heb meer dan genoeg om handen.”
Finus de Broekert is nu met pensioen, maar zijn oud-collega’s bij Phaos geven nog steeds alle trainingen die hij ook gaf. Kijk eens bij het trainingsoverzicht of mail voor de mogelijkheden voor een training of projectbegeleiding op maat naar info@phaos.nl.
