30 okt. 2023
Tijdens een terugkomdag voor projectleiders, die ik als trainer begeleidde, kwam het onderwerp programma’s ter sprake. Verschillende projecten die genoemd werden maakten onderdeel uit van een programma in hun organisatie. Ik vroeg aan een van de deelnemers of ze wist welke doelstellingen het programma had. Nadat ze hier ontkennend op antwoordde vroeg ik of ze wist hoe het programma was ontstaan.
Twee manieren van ontstaan
Mijn ervaring is dat het vaak helpt om de ontstaansgeschiedenis van een programma te kennen. Daardoor is het makkelijker te plaatsen hoe een programma er op dit moment voor staat, wat voor vragen er nog liggen en welke onduidelijkheden er zijn.
In de praktijk zien we dat programma’s op een van de volgende twee manieren ontstaan:
1. Met een (compact) beschreven opdracht.
2. Door een bundeling van initiatieven.
Een voorbeeld uit de praktijk van de eerste manier van ontstaan, kwam ik tegen toen ik enige tijd geleden een Programma-startup (PSU) mocht begeleiden voor een nationaal programma bij een gemeente. Er was op landelijk niveau besloten dat deze gemeente gelden toegewezen kreeg om deel te nemen aan dit programma. De programma-opdracht was geformuleerd, de nationale programmadoelen waren opgesteld en nu was het zaak om te komen tot een programmacontract voor deze gemeente. In dit geval was de programmamanager direct aangesteld nadat was besloten dat deze gemeente meedoet aan dit nationale programma.
De tweede manier van ontstaan zien we in de praktijk eigenlijk veel vaker. Ook het aangehaalde programma tijdens de terugkomdag was op deze manier ontstaan. Er liepen allerlei initiatieven in de organisatie die met elkaar te maken hadden. De raad van bestuur heeft toen besloten om er een programma van te maken.
Vaak is het wenselijk om activiteiten meer te bundelen en te kiezen voor een programma-aanpak. Bij deze manier van ontstaan is het essentieel om te zorgen voor draagvlak voor het programma in de organisatie. Het is belangrijk dat het programmateam en de opdrachtgever hierin investeren. Ook is het van belang dat de betrokkenen van de al lopende initiatieven zich kunnen vinden in de visie van het programma.
In het genoemde voorbeeld werd de programmamanager pas aangesteld toen de gekozen initiatieven en activiteiten onder een bepaalde noemer waren geschoven.
Let altijd op de scope!
Hoe een programma ook is ontstaan, het is altijd van belang om de scope helder te hebben. Wat is de reikwijdte van het programma, wat hoort er wel bij en wat niet?
Ook zijn de achtergrond en de ontstaansgeschiedenis van het programma helder, zoals in het voorbeeld van het nationale programma, toch kan het onduidelijk zijn voor welke operationele doelstellingen je aan de lat staat. Het is essentieel om te weten wat de aanleiding en de urgentie van het programma zijn binnen je organisatie, zodat je de afbakening scherp krijgt, hebt en houdt.
Wanneer een programma ontstaat door bundeling van initiatieven, dan is het ook regelmatig noodzakelijk om projecten en activiteiten te stoppen of deze buiten het programma te laten lopen. Ze dragen dan niet (genoeg) bij aan het behalen van de doelen. Stoppen of uitsluiten van initiatieven levert ongetwijfeld verzet en weerstand op bij betrokkenen van deze inspanningen. Het is dan ook essentieel om de scope van je programma duidelijk te hebben. Op die manier kan uitgelegd worden, in het belang van de realisatie van het programma, waarom het ene initiatief er wel bij hoort en het andere niet.
Take home message
Wat ik graag mee wil geven aan iedereen die met programma’s te maken heeft:
