11 jul. 2022
Hoe bestuur je een samenwerkingsverband? De gebruikelijke instrumenten zijn gebaseerd op hiërarchisch leiderschap. Daar is bij een samenwerking in een organisatie overstijgende opgave geen sprake van. Hoe kun je in de dynamiek en complexiteit van organisatie overstijgende opgaven de samenwerking succesvol te laten zijn?
Graag delen we de mogelijke bouwstenen voor een besturingsmodel van organisatie overstijgende opgaven. Zowel de elementen van het opdrachtgevend systeem als het opdrachtnemend systeem worden kort beschreven.
De bouwstenen zijn:
Bij gebrek aan een overkoepelend gezag wordt een stuurgroep geformeerd waarin alle partijen vertegenwoordigd zijn. Het commitment van de stuurgroepleden aan de gezamenlijke doelstelling is doorslaggevend voor het slagen van de samenwerking. Alle leden van de stuurgroep moeten bereid zijn om de eigen organisatie zonder reserve te mobiliseren en faciliteren om de doelstelling te realiseren. De stuurgroep fungeert als opdrachtgever voor de opgave.
De stuurgroep is niet bezig met de dagelijkse besturing van de opgave. De opgavemanager doet dit wel. Dit gebeurt in nauw overleg met het lijnmanagement van de samenwerkende partners. De opgavemanager is verantwoordelijk voor de samenwerking in de opgave en is vanuit zijn mandaat de “leider” van de opgave. Hij heeft als linking pin zitting in de stuurgroep. Op strategisch en tactisch niveau vormt hij de verbinding tussen de belangen van de opgave en de afzonderlijke belangen van de samenwerkende partners. Escalaties binnen de samenwerking lopen naar de opgavemanager en indien nodig verder naar de stuurgroep.
De opgaveregisseur vormt primair vanuit de eigen organisatie de verbinding met de opgave. Elke partner heeft dus een eigen opgaveregisseur die ervoor waakt dat in de eigen organisatie de samenwerking naar wens plaatsvindt. Hij zorgt voor draagvlak binnen de opgave-organisatie. Hij stimuleert de mensen om mee te werken en zorgt ervoor dat het belang van de opgave zichtbaar blijft in de eigen organisatie.
Het lijnmanagement van de samenwerkende organisaties is verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten voor het realiseren van de opgave. Voor een goede samenwerking is een periodiek overleg met de lijnmanagers van de andere organisaties nodig. De opgaveregisseurs en opgavemanager hebben een adviserende en bewakende rol in het nakomen van de hier gemaakte afspraken.
Besluitvorming binnen een samenwerking met gelijkwaardige partners is een gevoelige zaak. Geen van de partners wil geconfronteerd worden met beslissingen waar hij niet bij betrokken is geweest. Het besluitvormingsproces moet transparant en duidelijk zijn. Beslissingen moeten samen genomen worden, waarbij alle partners gelijkwaardig behandeld worden. Het vraagt om een goede procedurele organisatie. Het wordt samen bedacht en ingericht.
Onderstaande afbeelding geeft een opgaveorganisatie weer. Het aantal opgaveregisseurs is afhankelijk van het aantal meewerkende organisaties.
Nu je weet wat de bouwstenen zijn van organisatie overstijgende opgaven, is het tijd om deze rollen toe te wijzen. Wie vervult welke rol? Dit alleen kan al een ingewikkeld process zijn. Het onderstreept de uitdaging die organisatie overstijgende opgaven zijn.
Wil je meer weten over de aanpak van organisatie overstijgende opgaven? Mail dan naar info@phaos.nl.
