15 jan. 2024
Sta je voor de uitdaging om een project over te nemen van een collega, maar voorzie je hierbij dat onduidelijkheden en gebrek aan betrokkenheid binnen het projectteam mogelijk voor problemen kunnen zorgen? In mijn nieuwste blog deel ik drie tips om je project te laten slagen. Spoiler alert: deze tips hebben allemaal te maken met de samenwerking met je opdrachtgever.
Tip 1: Wie is je opdrachtgever?
Heb je een project overgenomen en loop je tegen veel onduidelijkheden aan? Is de betrokkenheid van het projectteam tot beneden het nulpunt gedaald? Of mis je cruciale informatie of middelen en is het totaal onduidelijk tot wie je je hiervoor kunt wenden? Dan is het erg belangrijk dat je pas verder gaat als je weet wie de opdrachtgever is. Wie voelt zich verantwoordelijk voor jouw opdracht? Wie zorgt ervoor dat er middelen voor dit project zijn en bedankt jou straks als je het resultaat hebt opgeleverd?
En wat als er geen opdrachtgever blijkt te zijn? Dan is het waarschijnlijk een mooi moment om afscheid te nemen van dit project. Of in elk geval tijdelijk je verantwoordelijkheid terug te leggen bij je leidinggevende zodat die kan nagaan welke status dit project in de organisatie heeft.
Tip 2: Voorkom ruis
Plan een gesprek met de opdrachtgever. Ook als deze hoog in de boom zit, of geen tijd heeft. Het is taak van de opdrachtgever om met jou te sparren over de opdracht. Hoe kun jij anders weten wat er leeft bij de opdrachtgever? Het is belangrijk om uit de eerste hand te horen wat je opdrachtgever voor ogen heeft. Ook al heb je al een gesprek gehad met je voorganger, er ontstaat vaak ruis in de overdracht. Ken je nog dat spel uit je kindertijd, waarbij een zin werd doorgefluisterd? Juist aan het einde van de rit kwam er een hele andere zin uit en was de vakantie niet fijn, maar schoot iemand een konijn.
Tip 3: Teambijeenkomst? Nodig je opdrachtgever uit!
Nodig de opdrachtgever uit bij de volgende teambijeenkomst. Laat de opdrachtgever vertellen wat de bedoeling is van dit project. En laat vooral ook je teamleden veel vragen stellen. Als voor hen duidelijk is waarom dit project belangrijk is en wat het uiteindelijk moet opleveren geeft dat veel energie.
Of het project nu al loopt of net begint, het is altijd mogelijk om een nieuwe start te maken. Samen met de opdrachtgever kan een projectdefinitie worden doorgenomen, en kan het team het projectcontract aanpassen. Als er nog geen schriftelijke documentatie is, is dit het perfecte moment om dit te regelen. Op PMC-online zijn formats beschikbaar om dit proces te vergemakkelijken. Een goede start is het halve werk!
