4 okt. 2021
Risicomanagement is waardevol om te doen, want er is geen project zonder risico's. Wat ik vanuit deze blog wil meegeven, is dat het belangrijk is om dit op het juiste moment en volgens 4 stappen te doen. Daarbij natuurlijk rekening houdend met de verschillende rollen en menstypen binnen je projectteam.
In de praktijk worden veel begrippen door elkaar gebruikt. Zo worden risico-inventarisatie, risicoanalyse, risicomanagement en risicobeheersing gemakkelijk benoemd, maar mij is niet altijd direct duidelijk wat dan wordt bedoeld. Natuurlijk moet je risico’s beheersen, maar dat kan toch niet zonder een inventarisatie en een analyse. Vandaar dat ik bij voorkeur de term risicomanagement gebruik en altijd zal doorvragen wat wordt bedoeld als een andere term wordt gebruikt.
Risicomanagement is het alomvattende begrip voor 4 stappen: het inventariseren van risico’s, wegen en analyseren van risico’s, treffen van maatregelen en het beheersen van risico’s. Hieronder licht ik iedere stap inhoudelijk toe:
1. Inventariseren: het begint met een inventarisatie van de risico’s die zich voor kunnen doen en die het slagen van het project kunnen belemmeren. Dat doe je met het team, zodat je de kennis van de groep benut.
2. Wegen en analyseren: de risico’s die uit de inventarisatie komen zijn allemaal van verschillende aard en hebben ook allemaal een andere impact. Bij de weging gaat het erom dat je van de risico’s de kans en het effect inschat en ze zo ten opzichte van elkaar gewicht geeft. Gebruik hiervoor onderstaande risicomatrix. Bij de analyse kijk je vervolgens naar de oorzaken en gevolgen om daaruit af te kunnen leiden wat je zou kunnen doen.
3. Treffen van maatregelen: Vervolgens moet je bedenken wat je gaat doen om de risico’s te voorkomen, de effecten te minimaliseren of de gevolgen te accepteren. Dit zijn de maatregelen die je neemt en als deze effect hebben op je projectdefinitie, dan bespreek je dit met je opdrachtgever.
4. Beheersen van risico’s: Als het werk in uitvoering is, moet je kijken of de risico’s zich daadwerkelijk voordoen en of de maatregelen en voorzieningen die zijn getroffen voldoende zijn om het project voort te zetten.
Nu lijkt het misschien alsof deze stappen eenmalig doorlopen worden op één moment in het project, maar niets is minder waar. Risicomanagement is net als plannen een doorgaand proces. De omstandigheden wisselen immers voortdurend. Daarom kijk je continu wat in de weg kan staan om het resultaat te halen.
Wat ik zie, is dat risicomanagement vaak heel vroeg in het project wordt opgepakt. De redenen die daarvoor worden aangedragen zijn:
• er mag niets over het hoofd worden gezien;
• het mag niet misgaan;
• er mag geen vertraging optreden;
• en zo meer.
Dat zijn allemaal terechte argumenten. En om dat niet te vergeten, nemen veel organisaties het hoofdstuk risico’s op in de format van hun opdrachtomschrijving/ projectbrief. En daar gaat het mis. Zo’n format wordt vaak gebruikt als invuloefening. Er is vrijwel altijd haast en het format wordt dan ook zo snel als mogelijk ingevuld. Soms wordt al een inschatting van de risico’s gemaakt door de projectleider terwijl het team nog niet bij elkaar is geweest. De ervaren projectleider weet immers welke risico’s zich altijd voordoen. Gelukkig gaat het niet overal zo, maar helaas wel vaak.
Een projectleider die weet hoe het hoort, zal eerst met zijn team de logische stappen van Projectmatig Creëren doorlopen om te komen tot een projectcontract en dan op het gepaste moment met risicomanagement beginnen. Als projectleider moet je daarom goed weten wat risicomanagement is en wanneer het aan de orde is. Je begint er pas aan als de volgende onderdelen zijn doorlopen:
• Het begint met een heldere opdracht. Zolang deze niet helder is hoef je niet aan risicomanagement te doen. Een onheldere opdracht is een risico in zichzelf.
• Als de opdracht helder is, ga je vervolgens samen met de projectteamleden een projectdefinitie en een activiteitenplan maken.
Als dat gereed is en je hebt ook nog afgeleid wie welke activiteit wanneer gaat doen, dan heb je een stevige basis voor een risico-inventarisatie en -analyse (stap 1 en 2). Vervolgens richt je je op de gebeurtenissen die het realiseren van het (deel)resultaat kunnen frustreren. Dat is bijvoorbeeld niet ‘onvoldoende tijd’. In dat geval heb je je planning niet goed gemaakt. Vergeet daarnaast niet om maatregelen en voorzieningen te treffen (stap 3). Een inventarisatie en analyse alleen is niet voldoende. En laat het niet bij een eenmalige exercitie. Het is een continu proces, zodat het beheersen van de risico’s (stap 4) uiteindelijk het behalen van het resultaat van het project dichterbij brengt.
Een paar voorbeelden van risico’s die ik regelmatig tegen kom als te vroeg aan risicomanagement wordt gedaan, zijn ‘Het is een risico dat er te weinig menskracht beschikbaar is’ of ‘Het is een risico dat het altijd langer duurt.’ Dit zijn juist zaken die door het maken van een activiteitenplan inzichtelijk worden gemaakt.
Naast verschillende rollen binnen een project zijn er ook verschillende menstypen. Deze verschillende menstypen hebben allemaal zo hun eigen manier om met risico’s om te gaan. In relatie tot risicomanagement onderscheid ik vier typen, namelijk de optimist, de pessimist, de realist en de opportunist. Dus naast de verschillende rollen binnen een projectorganisatie heeft iedere persoon ook een eigen ‘-ist’ in zich. Als we deze menstypen nader bekijken dan kunnen we zeggen dat de optimist zegt dat het gemakkelijk moet kunnen. Hij ziet geen risico’s, maar vooral uitdagingen. De pessimist neemt iedere gelegenheid te baat om alle mogelijke beren op de weg te benoemen. De realist geeft aan wat haalbaar is en de opportunist ziet wel wat ervan komt. Niet verkeerd dus om deze verschillende ‘-isten’ aan het woord te laten op het juiste moment tijdens je project.
Voor meer informatie over risicomanagement ga je naar www.pmc-online.nl of neem je contact met ons op.
Finus de Broekert
