5 feb. 2021
In deze tijden is het extra belangrijk om goed contact met elkaar te houden. Voor je het weet lopen sporen uiteen. Hoe taakvolwassen project- of programmaleiders ook zijn, als opdrachtgever kun je veel doen om hen te ondersteunen en ontzorgen bij hun werk. Daar hebben zowel het project als de betrokkenen uiteindelijk baat bij. Onderstaand een vijftal tips.
1. Zorg voor een heldere opdracht.
Een goed begin is het halve werk. Wees expliciet over wat je wilt dat er opgeleverd wordt (en wat niet). Als je het zelf nog niet weet, vraag anderen om met je te sparren. Neem voldoende tijd voor het gesprek over de opdracht, die win je dubbel en dwars terug.
2. Ken en deel wat prioriteit voor je heeft.
Weet wat voor jou het belangrijkst is en deel dat ook expliciet. Doe je dat niet, dan gaan de projectleider en het team gedurende het verloop van het project mogelijk onbedoeld hun eigen prioriteiten stellen. Met gedoe en dubbel werk als gevolg.
3. Organiseer de besluitvorming.
Stem met je projectleider af wat tot jouw beslissingsbevoegdheid hoort en welk mandaat de projectleider zelf heeft. Soms kun je als opdrachtgever niet alleen beslissen en moeten beslissingen via bijvoorbeeld het managementteam lopen. Blijf je echter altijd bewust van de rol die je hebt en het contract dat je met je projectleider hebt afgesloten. Voor een projectleider is het heel vervelend als hij zijn opdrachtgever te vaak op diens rol moet wijzen.
4. Neem de zorgen van je projectleider serieus, maar neem ze niet over.
Je projectleider heeft vast een goede reden als hij tijd van je vraagt, omdat hij ergens zelf niet verder mee komt. Neem dat serieus, jullie zijn immers ‘partners in crime’. Uiteraard hoef je het werk van de projectleider niet over te nemen. Nuttige vragen kunnen zijn: “Welke keus wil je mij voorleggen?” Of “Wat zou je mij adviseren?”. Als je een keus maakt, licht die dan ook toe aan de projectleider. Je prioriteiten kunnen daarbij helpen.
5. Vraag hoe het gaat. Iets wat in de hectiek van het vele werk vaak wordt vergeten.
Toon regelmatig op eigen initiatief interesse in hoe het gaat. Denk daarbij niet alleen aan de voortgang van het project, maar ook hoe het gaat in het team en met de projectleider. Deze betrokkenheid geeft rust en een gevoel van erkenning. Alles wat je aandacht geeft groeit. Dat geldt ook voor het welbevinden van je projectleider.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Check de Workshop voor Opdrachtgevers.
