Hercontracteren: een belangrijk onderdeel om aandacht voor te hebben

Een projectleider bij een gemeente vertelde dat ze 3 jaar geleden was begonnen aan een heldere en afgebakende opdracht. Ze ging vol energie aan de slag en ondertussen veranderde er van alles. Er kwamen ontzettend veel werkzaamheden, activiteiten en opdrachten bij en van enige afbakening was geen sprake meer. Ook de verbinding met haar opdrachtgever was niet meer wat het geweest was. Je voelt wel aan dat hier het een en ander aan de hand was.

Mijn ervaring is dat aan het begin in de definitiefase steeds vaker goede afspraken worden gemaakt en dit wordt vastgelegd in het projectcontract. Ondertussen vergeten we deze afspraken nogmaals te bekijken en het projectcontract er tijdens de uitvoeringsfase weer eens bij te pakken. Als ik tijdens een training vraag wie het projectcontract heeft aangepast op basis van de zaken die ondertussen zijn veranderd, mag ik blij zijn als 3 van de 12 deelnemers hun hand opsteken.

Hercontracteren

Het maken van afspraken is belangrijk. Daarop terugkomen en hercontracteren is minstens zo belangrijk. Hierbij kan ik je geruststellen: het is nooit te laat om alsnog te hercontracteren.

Met het contracteren zijn er vanuit gelijkwaardigheid afspraken gemaakt tussen verschillende partijen in een projectcontract. Hercontracteren betekent dat je deze afspraken herijkt op wat er ondertussen is veranderd.

• Is de opdracht groter geworden?
• Zijn projectteamleden niet beschikbaar of heb je een extra adviseur nodig?
• Wat betekent dit ten aanzien van geld, tijd en kwaliteit?

Deze vragen passen in een goed gesprek tussen de projectleider en de opdrachtgever. Het is echt nodig om gedurende het project (= de uitvoeringsfase) te kijken of jullie nog op koers zitten. Jullie moeten de consequenties inzichtelijk maken van wat er ondertussen invloed heeft op het project. Op deze manier bescherm je jezelf tegen onrealistische verwachtingen. In onderstaande afbeelding is te zien wat er gebeurt als er ondertussen in een project iets verandert zonder te hercontracteren.

Herken het moment

Ondertussen vraag je je misschien af: wanneer moet ik dan hercontracteren? Luister daarbij goed naar je gevoel. Je voelt aan spanning in je lijf dat aanpassing van het projectcontract nodig is. Je voelt het ongemak omdat je weet dat er meer is bijgekomen, maar er zijn excuses waarom het contract niet aangepast mag worden (geen extra tijd, geld, mensen). Je weet dat er nieuwe vragen bij zijn gekomen, maar je hebt nog niet bekeken wat de gevolgen zijn in het projectcontract. Allemaal momenten waarop hercontracteren nodig is.

Tips voor het doen en durven

Bij hercontracteren willen mensen het vaak wel, maar toch doen we het niet. Hier volgen enkele tips hoe je het wel kan doen:

• Noteer de punten die ‘ondertussen’ gebeuren en een relatie hebben met je project. Neem hier af en toe de tijd voor. Pak daar letterlijk het oorspronkelijke contract erbij.
• Volg je gevoel. Ga het gesprek aan met je opdrachtgever op het moment dat het gevoel van hercontracteren er is. Dus ook op de momenten wanneer het niet van tevoren gepland is. Beter een extra overleg dan nog meer herstellen achteraf.
• Leg de opdrachtgever de verschillende opties en consequenties voor. Neem daarbij de optie ‘niet aanpassen’ ook mee.
• Hoe spannend ook, houd in gedachte dat je een opdrachtgever een keuze biedt aan de voorkant. Het voordeel voor de opdrachtgever is dat ze zo ook aan het stuur blijven zitten en niet pas achteraf geconfronteerd worden met vertragingen of hogere kosten.
• Maak de driehoek weer compleet. Als je dit doet weet je welke consequenties de aanpassing heeft voor het geld, de tijd en kwaliteit voor de mensen in je project.

Wil je meer weten over het onderwerp van deze blog of heb je andere vragen over projectmanagement? Mail dan info@phaos.nl.

Deze blog is geschreven door Tessa Westendorp.